E-Signaturen: der erste Schritt zur Automatisierung papierbasierter Prozesse in der Versicherungsbranche

Jeder hasst das Ausfüllen von Papierformularen. Aber papierbasierte Prozesse sind ein notwendiges Übel in der Versicherungs- und Finanzdienstleistungsbranche. Viele Unternehmen verlangen von ihren Kunden Papiere, die die Erfassung von Kundendaten, das Einholen von Unterschriften, die Überprüfung der Identität und das Sammeln von Belegen umfassen. Die Abhängigkeit von Papier zieht sich durch die gesamte Customer-Journey: vom Onboarding über die Vertragsverlängerung bis hin zur Schadenbearbeitung.

Die Erfassung von Kundendaten und Unterschriften erfolgt größtenteils manuell und auf Papier, was für die Kunden sehr frustrierend ist und gleichzeitig den Betrieb verlangsamt. 

Die Vorteile der digitalen Customer-Journey für das Erfassen von Kundendaten und E-Signaturen

Erfassen von Daten und E-Signaturen in komplett digitaler Form

Das Erfassen von Daten und Unterschriften in komplett digitaler Form ist der notwendige erste Schritt bei der Erstellung durchgängiger digitaler Erlebnisse. Durch die Erfassung digitaler Daten stellen Organisationen sicher, dass die Daten am Eingabepunkt validiert und korrekt sind.  

Es gibt zwar einige Tools, die das Ausfüllen von PDF-Dokumenten vereinfachen, wie z. B. DocuSign, aber die PDF-basierte Datenerfassung hinkt der Zeit hinterher, wenn es um die Erwartungen der Kunden an digitale Erlebnisse geht.

E-Signaturen spielen eine entscheidende Rolle bei der Automatisierung papierbasierter Prozesse, aber E-Signaturen allein sind nur der erste Schritt zur digitalen Customer-Journey.

Reibung beseitigen

Dadurch entfällt die Hin-und-her-Kommunikation mit den Kunden, und die Integrität der Daten, die in die internen Systeme fließen, wird sichergestellt.  

Kunden können Dokumente auf jedem Gerät ausfüllen, unterschreiben und anhängen, was für die digital affinen Kunden von heute extrem wichtig ist.  

Die „Später fortsetzen”-Funktion ermöglicht es dem Benutzer, den Prozess anzuhalten und später fortzusetzen, ohne den bisher erreichten Stand zu verlieren. Da einige Formulare zusätzliche Dokumentation oder Informationen erfordern, muss sichergestellt werden, dass der Kunde jederzeit anhalten und fortfahren kann.

Unterstützung in Echtzeit anbieten

Virtuelle Unterstützung ist ein weiteres Merkmal, das digitalen Customer-Journeys in puncto Kundenerlebnis Überlegenheit verleiht. Wenn an irgendeinem Punkt des Ausfüllprozesses Unterstützung benötigt wird, ist qualifizierte Hilfe nur einen Klick entfernt.

Durch die Kombination von digitalem Self-Service mit Echtzeit-Support können Unternehmen die Erledigungsquote erheblich steigern und Kernprozesse vorantreiben, die sich direkt auf das Endergebnis auswirken.

Die Integrität der Daten aufrechterhalten

Mithilfe von Validierungsregeln kann der Kunde benachrichtigt werden, wenn die von ihm eingegebenen Daten falsch oder im falschen Format sind. Durch die Validierung der Daten am Eingabepunkt wird die Integrität der Informationen sichergestellt.  

Die Validierung in Echtzeit ist von entscheidender Bedeutung, da sie dem Kunden viel Frustration erspart und die Feedbackschleife von der Einreichung der Unterlagen bis zur Antwort des Unternehmens verkürzt. Ihre Kundendienst- und Vertriebsabteilungen haben jederzeit die korrekten und aktuellen Daten zur Hand und können so ihre Arbeit effizienter erledigen und gleichzeitig ein Höchstmaß an Kundenzufriedenheit erreichen.

Personalisierte Erlebnisse anbieten

Digitale Customer-Journeys sind mit den internen Back-End-Systemen verbunden und können Echtzeit-Feedback liefern. Personalisierte Angebote und Kostenvoranschläge können ohne Verzögerung zugänglich gemacht werden.

Den Kunden ist sehr wohl bewusst, dass ihre persönlichen Daten wertvoll sind, und sie erwarten von ihren Dienstleistern, dass sie diese Daten nutzen, um ihre Erlebnisse zu verbessern. Laut einem Bericht von Epsilon sind 80 % der Kunden eher bereit, einen Kauf zu tätigen, wenn ihr Erlebnis personalisiert ist.  

Welche Prozesse können in digitale Customer-Journeys überführt werden?

Jeder Kundenprozess, der Daten, ergänzende Dokumentation oder eine Unterschrift erfordert, kann in benutzerfreundliche digitale Customer-Journeys umgewandelt werden. Hier sind nur einige Beispiele für Prozesse, die sich gut für die Umwandlung in digitale Customer-Journeys mit E-Signaturen eignen:

• Digitale Schadenerstmeldung (FNOL)
• Digitaler Antrag auf Deckung der zusätzlichen Lebenshaltungskosten (ALE)
• Digitales Schadenmanagement und Begutachtung
• Digitales Onboarding
• Digitale Vertragsverlängerung

Die drei Stufen der Digitalisierung von papierbasierten Prozessen in der Versicherungsbranche

Die digitale Steinzeit: Papier in die digitale Welt überführen

Unternehmen, die auf papier- und PDF-basierte Datenerfassung setzen, stehen ganz am Anfang der digitalen Transformation.  

Das PDF ist ein rudimentäres Werkzeug, welches das volle Potenzial der digitalen Technologie nicht ausschöpft. Es überträgt im Wesentlichen die Einschränkungen von Papier in die digitale Welt: Es ist unflexibel, nicht für mobile Geräte ausgelegt und bietet kein Feedback oder Validierungen in Echtzeit.

Gleichzeitig liegen die Daten aus dem PDF nicht in einem komplett digitalen Format vor und sind schwer zu extrahieren.  

Es ist ein Fehler, die Umwandlung von Papierdokumenten in PDF-Formulare als digitale Transformation zu betrachten, da Letztere nicht die ganzen Vorteile der digitalen Welt bieten. Die erfassten Daten müssen immer noch weiter digitalisiert und bereinigt werden, was umfangreiche manuelle Arbeit und Dateneingabe erfordert. Die Datenextraktion erfordert zusätzliche Investitionen, entweder in Form von OCR- und Parsing-Technologie oder aufgeblähten Back-Office-Abläufen.

Warum nicht gleich am Einstiegspunkt digitalisieren und die Daten von Anfang an in digitaler Form zur Verfügung haben? Unternehmen, die das realisieren, treten in die nächste Phase der Roadmap zur digitalen Transformation ein.

Das digitale Bronzezeitalter: Daten digital erfassen

Webbasierte E-Formulare sind der nächste Schritt bei der Transformation von Formularen und manuellen Prozessen in den digitalen Bereich. E-Formulare haben gegenüber PDFs erhebliche Vorteile in Bezug auf Feedback und Validierung in Echtzeit, was die Qualität der Daten erhöht. Die Dateneingabe ist von Anfang an digital, was den Prozess vereinfacht.

E-Formulare, wie wir sie kennen, begleiten uns allerdings schon seit mehreren Jahrzehnten, und das Kundenerlebnis beim Ausfüllen langwieriger E-Formulare lässt immer noch zu wünschen übrig.

Das moderne digitale Zeitalter: personalisierte digitale Erlebnisse

Heute können Versicherer ihren Kunden flexible, total personalisierte Erlebnisse bereits bei der Datenerfassung bieten. Digitale Customer-Journeys zur  Erfassung der Kundendaten und der E-Signatur konzentrieren sich auf benutzerfreundliche Erlebnisse mit vollständiger Integration in die Back-End-Systemfunktionen.  

E-Signaturen beginnen hier eine wichtige Rolle zu spielen, aber E-Signaturen allein sind weit davon entfernt, das volle Potenzial aktueller digitaler Technologien auszuschöpfen. In dieser Phase konzentrieren sich Unternehmen auf das Benutzererlebnis, die Datenintegrität und die Personalisierung des gesamten Kundenerlebnisses.

Die Digitalisierung von papierbasierten Prozessen ist eine Notwendigkeit, da die Verbraucher immer stärker digital affin sind. Altmodische E-Formulare oder PDFs werden den Erwartungen der Kunden nicht mehr gerecht. Maßgeschneiderte, nahtlose digitale Customer-Journeys sind der neue Weg, um Kundendaten, Unterschriften und Dokumentationen zu erfassen – ohne die Frustration und  die Verzögerungen, die traditionelle papierbasierte Prozesse mit sich bringen.

Verwandlung von Papierbergen in digitale Customer-Journeys: Code vs. No Code

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Unternehmen diese Phase angehen können: entweder mithilfe von Code oder mithilfe von No-Code-Plattformen.  

Die gängigste Art, papierbasierte Prozesse zu digitalisieren, beruht auf benutzerdefiniertem Code. Aber gerade wenn es darum geht, Papier durch digitale Customer-Journeys zu ersetzen, hat No Code erhebliche Vorteile in Bezug auf Agilität, Skalierbarkeit und Kosteneinsparung.

Da Unternehmen ihre Lösungen für die digitale Transformation beschleunigen, werden No-Code-Tools und -Plattformen immer attraktiver, da sie erhebliche Vorteile hinsichtlich Agilität, Skalierbarkeit und Sicherheit bieten.

Bis vor kurzem waren No-Code-Entwicklungstools noch nicht Teil des typischen Tech-Stacks von Unternehmen. Die heutigen No-Code-Tools haben sich jedoch weiterentwickelt, um die strengen Anforderungen an Sicherheit, Compliance und Anpassungsmöglichkeiten, die Unternehmen als Kunden stellen, zu erfüllen.

EasySend ist eine No-Code-Plattform für den Aufbau und die Optimierung digitaler Customer Journeys mit eSignatures in den Bereichen Versicherungen, Banken und Finanzdienstleistungen. Die Plattform wurde entwickelt, um Unternehmen dabei zu helfen, die digitale Transformation zu beschleunigen, indem sie Papierkram in personalisierte digitale Erlebnisse verwandeln.

EasySend kann jedes Formular in eine attraktive digitale Journey verwandeln – ohne eine einzige Zeile Code und innerhalb weniger Tage. So können Unternehmen ihren Kunden nahtlose digitale Erlebnisse statt langweiliger und unhandlicher Formulare bieten.

Nehmen wir an, Sie müssen aus Compliance- und Archivierungsgründen noch eine Kopie der unterschriebenen Papiere im PDF-Format aufbewahren. In diesem Fall kann EasySend ein solches Dokument mit sämtlichen Daten und Unterschriften erzeugen.

Unabhängig davon, in welchem Stadium Sie sich bei der Digitalisierung papierbasierter Prozesse befinden – ob Sie derzeit bei PDF- oder codierten E-Formularen festhängen – EasySend bietet einen schnellen und mühelosen Weg, in das Reich der digitalen Customer-Journeys, der nahtlosen Kundenerlebnisse, vorzustoßen.