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Frustriert von PDF-Formularen? Ihre Kunden sind es auch!

Frustriert von PDF-Formularen? Ihre Kunden sind es auch! | EasySend-Blog
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PDF-Formulare sind in der Versicherungsbranche seit Jahren das Mittel der Wahl, um Kundendaten zu erfassen. Von Angeboten über Vertragsverlängerungen bis hin zur Schadenfallbearbeitung sind PDF-Formulare das Arbeitspferd der Branche.

PDF-Formulare ersetzten die zuvor verwendeten Papierformulare und stellten in vielerlei Hinsicht eine Verbesserung dar. Sie konnten per E-Mail verschickt oder von einer Website abgerufen, elektronisch ausgefüllt und digital gespeichert werden.

PDF-Formulare haben jedoch ihre eigenen Probleme.

[.emph]Mit der Entwicklung der digitalen Welt haben sich Ihre Kunden fast vollständig in den digitalen Bereich verlagert, und die Unzulänglichkeiten des PDF-Formulars werden immer eklatanter [.emph].

Nachteile von PDF-Formularen für die Erfassung von Kundendaten

Der größte Nachteil von PDF-Formularen ist, dass sie einfach nicht mit der digitalen Realität kompatibel sind. PDF-Formulare als Methode der Kundendatenerfassung unterliegen vielen Einschränkungen und können das Kundenerlebnis auf verschiedene Weise negativ beeinflussen:

Probleme beim Kundenerlebnis

  • Bei PDF-Formularen müssen die Kunden das Formular oft ausdrucken, von Hand ausfüllen und dann einscannen oder per Fax an das Unternehmen zurückschicken. Das ist ein umständlicher Prozess, der viel Zeit und Mühe kosten kann.
  • Selbst wenn PDF-Formulare digital ausgefüllt werden können, ohne dass man sie ausdruckt, ist die Benutzerfreundlichkeit oft gering. Es kann schwierig sein, in PDF-Formularen zu navigieren, und die Kunden haben möglicherweise Probleme beim Abschicken.
  • PDFs lassen sich auf mobilen Geräten nur schwer ausfüllen. Dies kann besonders für Kunden frustrierend sein, die versuchen, ein Formular unterwegs auszufüllen. Da mehr als die Hälfte des Internetverkehrs über mobile Geräte abgewickelt wird, ist dies ein großes Problem.
  • Es kann schwierig sein, in PDFs zu navigieren. Die Kunden haben eventuell Probleme, die benötigten Informationen zu finden oder zu verstehen, was von ihnen verlangt wird.
  • Es kann auch schwierig sein, PDFs zu bearbeiten. Sobald ein PDF-Formular gespeichert ist, kann es sehr schwierig sein, Änderungen vorzunehmen. Das kann ein großes Problem sein, wenn ein Kunde seine Informationen aktualisieren muss.
  • PDFs sind nicht immer leicht zugänglich. Kunden mit Behinderungen können Schwierigkeiten bei der Verwendung von PDF-Formularen haben. Außerdem sind PDFs nicht immer mit allen Geräten und Browsern kompatibel.

Probleme bei der Datenerhebung

  • Die von den Kunden bereitgestellten Daten sind oft unvollständig, da PDFs keine Echtzeit-Validierung bieten, was zu frustrierender Hin-und-her-Kommunikation führt, um die Fehler zu korrigieren.
  • Sobald das Formular an den Versicherer zurückgeschickt wird, muss es verarbeitet und die Daten in die internen Systeme eingegeben werden. Die Daten aus der PDF-Datei müssen mit einem OCR-Tool oder manuell extrahiert und dann in die internen Systeme des Unternehmens eingegeben werden. Dies ist ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess.
  • PDFs sind nicht immer sicher. Sie können leicht per E-Mail verschickt oder heruntergeladen werden, und sobald sie verschickt sind, hat der Versicherer keine Kontrolle darüber, wo sie landen. Dies kann dazu führen, dass sensible Kundendaten in die falschen Hände geraten.
  • Da PDF-Dateien manuell verarbeitet werden müssen, ergeben sich Engpässe sowie Ineffizienzen und Verzögerungen in nachgelagerten Arbeitsabläufen.

Insgesamt sind PDF-Formulare nicht mehr die beste Option für die Erfassung von Kundendaten in der Versicherungsbranche. Sie sind für die Kunden unbequem, verursachen datenbezogene Probleme und stören den Arbeitsablauf. Um Ihren Kunden ein besseres Erlebnis zu bieten, ist es an der Zeit, andere Optionen in Betracht zu ziehen.

Frustration mit PDF-Formularen | EasySend-Blog

Warum sind PDF-Formulare immer noch die vorherrschende Methode zur Erfassung von Kundendaten?

PDF-Formulare haben viele Nachteile, wenn es um die Erfassung von Kundendaten geht. In der heutigen digitalen Welt sind sie der Aufgabe einfach nicht gewachsen.

Dennoch sind PDF-Formulare nach wie vor eine der gängigsten Methoden zur Erfassung von Kundendaten und E-Signaturen. Warum ist dies der Fall?

Dafür gibt es einige mögliche Gründe:

Trägheit

Das liegt zum Teil an der Trägheit. PDFs gibt es schon lange und sie sind die „Standard”-Variante.

Einfach und kostengünstig zu erstellen

PDFs werden auch deshalb häufig verwendet, weil sie leicht weitergegeben und gespeichert werden können. PDFs können auch gedruckt und gefaxt werden, was für Unternehmen, die Kundendaten persönlich erfassen müssen, wichtig sein kann.

Mangelndes UX-Fachwissen

Ein weiterer Grund, warum immer noch PDFs verwendet werden, ist, dass vielen Unternehmen die UX-Expertise fehlt, um digitale Formulare zu entwerfen und zu erstellen, die den Kundenbedürfnissen entsprechen.

Fehlende Haushaltsmittel

Fehlende Budgets und Ressourcen können ein großes Hindernis bei der Umstellung von PDFs auf digitale Formulare sein.

Welche Alternativen gibt es zu PDF-Formularen?

Auch wenn PDF-Formulare die gängigste Methode zur Erfassung der Kundendaten sind, heißt das nicht, dass wir nicht nach besseren Möglichkeiten suchen sollten. Glücklicherweise gibt es jetzt bessere Alternativen zu PDF-Formularen für die Kundendatenerfassung, die für beide Seiten eine bessere Erfahrung bieten und Ihnen helfen können, genaue und vollständige Daten zu erfassen.

Wenn Sie nach einer Alternative zu PDF-Formularen suchen, so gibt es einige Möglichkeiten:

Alternativen zu PDF-Formularen für die Erfassung von Kundendaten

Digitale Formulare von Grund auf neu erstellen

Vorteile

Eine Alternative besteht darin, digitale Formulare von Grund auf neu zu erstellen. Mit dieser Option können Sie maßgeschneiderte Formulare für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens erstellen und Ihren Kunden ein besseres Nutzererlebnis bieten.

Nachteile

Diese Option kann jedoch teuer und zeitaufwändig sein, da Sie die Formulare selbst entwerfen und entwickeln oder jemanden beauftragen müssen, der dies für Sie erledigt.

Verwendung eines Builder-Tools

Vorteile

Eine andere Alternative ist die Verwendung eines Formularerstellungstools. Es gibt viele Builder-Tools, mit denen Sie schnell und einfach digitale Formulare erstellen können.

Nachteile

Einige dieser Tools können jedoch teuer sein, und Sie müssen möglicherweise mehrere Lizenzen erwerben, wenn Sie ein großes Team haben. Außerdem sind die Tools zur Formularerstellung nicht für komplexe Versicherungsprozesse gedacht und verfügen möglicherweise nicht über alle Funktionen, die Sie benötigen.

Digitale Journeys

Vorteile

Digitale Journeys sind Erlebnisse mit mehreren Einzelschritten für die Erfassung von Kundendaten, auf die von jedem Gerät aus zugegriffen werden kann und die erweiterte Funktionen wie komplexe Validierungen und Workflows für mehrere Personen mit Rollenmanagement bieten. Digitale Journeys können sich dynamisch auf der Grundlage von Kundeneingaben ändern und bieten so ein personalisiertes Erlebnis. Sie unterstützen jede Art von Kundeneingabe, von einfachen Textfeldern bis hin zu Anhängen und E-Signaturen, und das alles in einem einzigen Prozess.

Nachteile

Digitale Journeys sind kostspielig in der Erstellung und ressourcenintensiv in der Pflege und erfordern UX- und Entwicklungsfachwissen, was zu langwierigen und teuren Projekten führt.

Ein No-Code-Ansatz für die digitale Customer-Journey

Auch wenn PDF-Formulare seit langem die Standardmethode zur Erfassung von Kundendaten sind, gibt es viele alternative Lösungen, die für beide Seiten ein besseres Erlebnis bieten können.

Personalisierte digitale Journeys bieten die beste Kombination aus großartigem Kundenerlebnis und effizienter Kundendatenerfassung. Digitale Journeys sind jedoch eine völlig neue Welt, deren Aufbau kostspielig und zeitaufwendig ist.

Aber was wäre, wenn es eine Möglichkeit gäbe, digitale Customer-Journeys schnell und ohne Programmierkenntnisse zu erstellen?

Glücklicherweise gibt es eine Lösung, die Unternehmen dabei helfen kann, digitale Customer-Journeys zu erstellen, ohne dass sie diese von Grund auf programmieren müssen. EasySend ist eine No-Code-Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, digitale Customer-Journeys für die Kundendatenerfassung einfach zu erstellen, zu automatisieren und zu verwalten. Mit EasySend sind keine langwierigen und teuren Entwicklungsprojekte erforderlich – Customer-Journeys können in wenigen Minuten ohne jegliche Programmierung erstellt werden.

Wenn Sie auf der Suche nach einer besseren Methode zur Erfassung von Kundendaten sind, kontaktieren Sie uns noch heute und vereinbaren Sie einen Termin für eine Demo.

Vera Smirnoff
Vera Smirnoff

Vera Smirnoff ist Demand Generation Manager bei EasySend. Sie berichtet über die digitale Transformation im Versicherungs- und Bankwesen und über die neuesten Trends in den Bereichen Insurtech und digitales Kundenerlebnis.