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Konvertierung eines PDF-Formulars in ein digitales Erlebnis: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wie man ein PDF-Formular in ein digitales Erlebnis umwandelt: Schritt-für-Schritt-Anleitung | EasySend
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10 Minuten

Wenn es Ihnen wie den meisten Menschen geht, graut es Ihnen wahrscheinlich vor dem Ausfüllen von PDF-Formularen. Sie sind oft verwirrend, überwältigend und schlichtweg frustrierend. Dennoch sind PDFs in der Versicherungs- und der Finanzdienstleistungsbranche ein gängiges Instrument zur Erfassung von Kundendaten und Unterschriften.

Warum Sie ausfüllbare PDF-Formulare loswerden müssen

Vor einigen Jahren wurde das ausfüllbare PDF-Formular eingeführt, um PDFs benutzerfreundlicher zu machen. Ausfüllbare PDF-Formulare ermöglichen es den Nutzern, PDFs auszufüllen, zu speichern und auszudrucken, was das Ausfüllen wesentlich einfacher macht als bei herkömmlichen PDF-Formularen, die ausgedruckt, von Hand ausgefüllt und dann eingescannt werden müssen.

Ausfüllbare PDF-Formulare sind zwar eine deutliche Verbesserung, haben aber immer noch große Nachteile in Bezug auf die Benutzerfreundlichkeit:

  • Sie sind nicht interaktiv und liefern keine Rückmeldungen oder Feldüberprüfungen in Echtzeit.
  • Sie sind nicht personalisiert und verlangen oft, dass die Benutzer dieselben Informationen mehrmals eintragen.
  • Sie sind schwer zu navigieren, insbesondere auf mobilen Geräten
  • Sie erfordern manuelle Dateneingabe und -verarbeitung

Es gibt einige Alternativen zu ausfüllbaren PDF-Formularen, die Ihren Kunden ein besseres Nutzererlebnis bieten können, darunter digitale Datenerfassungsprozesse und ausfüllbare Webformulare.

Webformulare vs. digitale Datenerfassungsprozesse

Webformulare sind eine Alternative zu ausfüllbaren PDF-Formularen. Sie sind interaktiv, einfach zu benutzen und können an Ihre speziellen Bedürfnisse angepasst werden. Dennoch können Webformulare auf die Benutzer etwas abschreckend wirken.

Der digitale Datenerfassungsprozess ist der nächste Schritt in der Entwicklung von Methoden zur Erfassung von Kundendaten. Digitale Datenerfassungsprozesse ermöglichen es Kunden, ihre Informationen über einen Kanal ihrer Wahl zu übermitteln und sie dann automatisch in Ihre Back-End-Systeme zu übertragen. 

Das bedeutet, dass Ihre Kunden Fragen auf Ihrer Website, über den Kundensupport-Chat oder die mobile App beantworten können und Sie sich nicht um die manuelle Übertragung der Daten kümmern müssen.

Digitale Datenerfassungsprozesse sind interaktiv, personalisiert und reaktionsschnell, was bedeutet, dass sie insgesamt ein viel besseres Benutzererlebnis bieten.

Wenn Sie in der Versicherungs- oder Finanzdienstleistungsbranche arbeiten, ist es an der Zeit, das ausfüllbare PDF-Formular zugunsten eines digitalen Prozesses aufzugeben.

Tipps für die Erstellung eines effektiven Prozesses zur Erfassung von Kundendaten

Bei der Gestaltung eines digitalen Datenerfassungsprozesses sollten Sie einige Dinge beachten:

  • Machen Sie ihn interaktiv: Verwenden Sie Fragen und Verzweigungslogik, um die Benutzer durch den Prozess zu führen.
  • Personalisieren Sie ihn: Nutzen Sie Kundeninformationen, um Felder vorab auszufüllen und Empfehlungen auszusprechen.
  • Machen Sie ihn reaktionsschnell: Optimieren Sie Ihren Prozess für mobile Geräte.
  • Machen Sie ihn benutzerfreundlich: Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache und gestalten Sie Ihr Verfahren mit Blick auf den Benutzer.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, sind Sie auf dem besten Weg, einen effektiven Prozess zur Erfassung von Kundendaten zu schaffen, der insgesamt ein besseres Benutzererlebnis bietet.

Sehen wir uns nun an, wie Sie Ihre vorhandenen PDF-Formulare in interaktive digitale Erlebnisse umwandeln können.

Wie konvertiert man ein PDF in einen digitalen Datenerfassungsprozess?

Schritt 1: Erkennen Sie, dass die Zeit für eine Veränderung reif ist

Der erste Schritt besteht darin, sich einzugestehen, dass man ein Problem hat. Wenn Sie immer noch ausfüllbare PDF-Formulare verwenden, ist es Zeit für eine Veränderung.

Ausfüllbare PDF-Formulare sind für die Benutzer frustrierend und bieten nicht das beste Benutzererlebnis. Die UX-Probleme mit PDF-Formularen sind endlos. 

  • In PDF-Formularen werden beispielsweise häufig Daten angezeigt, die irrelevant oder gar nicht zu sehen sind, weil sie im Dokument versteckt sind.
  • Es gibt keine Möglichkeit zu überprüfen, ob alle erforderlichen Felder korrekt ausgefüllt sind, was zu einem endlosen Hin und Her zwischen Kundensupport und frustrierten Kunden führt.
  • Auch die Übertragung der Daten aus der PDF-Datei in Ihre internen Systeme ist ein großes Problem. Sie müssen die Daten aus der PDF-Datei exportieren und sie dann manuell in Ihr System importieren. Das ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig.

Digitale Datenerfassungsprozesse sind viel einfacher zu handhaben und bieten insgesamt ein besseres Nutzererlebnis.

Schritt 2: Spezifizieren Sie Ihre Anforderungen

Nachdem Sie also erkannt haben, dass PDF-Formulare verschwinden müssen, ist der nächste Schritt, zu verstehen, wie dies geschehen kann. Dabei müssen Sie eine Reihe von Faktoren berücksichtigen. Um diesen Prozess zu vereinfachen, haben wir eine Liste von Fragen zusammengestellt, die Ihnen bei der Umstellung helfen sollen – schauen wir sie uns an.

Was sind Ihre Erfolgskriterien?

Sie müssen definieren, wie eine erfolgreiche Übermittlung aussieht. Wenn Sie zum Beispiel einen Kostenvoranschlag für eine Versicherung anfordern – welche Informationen benötigen Sie dann vom Kunden, damit der Versicherungsvertreter einen genauen Kostenvoranschlag erstellen kann?

Dies wird Ihnen helfen zu verstehen, welche Art von Daten Sie sammeln müssen und wie diese strukturiert sein müssen.

Wer ist Ihr Publikum?

Zunächst einmal sollten Sie sich fragen, wen Sie mit Ihrem digitalen Angebot erreichen wollen. Endkunden, Vertreter oder vielleicht eine Kombination aus beiden? Gibt es mehr als eine Art von Endnutzer, der seine Daten einreicht, z. B. der Versicherungsnehmer, sein Ehepartner und sein Anwalt?

Seien Sie bei der Definition Ihrer Zielgruppe so spezifisch wie möglich. Dies wird Ihnen helfen zu verstehen, welche Art von Informationen Sie von den Leuten einholen müssen.

Welche Art von Daten müssen Sie sammeln?

Da Sie nun wissen, wen Sie erreichen wollen, müssen Sie im nächsten Schritt herausfinden, welche Art von Daten Sie von Ihrer Zielgruppe einholen müssen.

Es gibt zwei Arten von Daten, die Sie berücksichtigen müssen:

Strukturierte Daten: Dies sind Daten, die sich leicht kategorisieren lassen, wie Name, Adresse und Telefonnummer.

Unstrukturierte Daten: Dies sind Daten, die schwieriger zu kategorisieren sind, wie z. B. Freitextantworten oder Datei-Uploads.

Welche Art von Eingabegeräten werden Ihre Benutzer verwenden?

Als Nächstes müssen Sie sich überlegen, welche Art von Eingabegeräten Ihre Zielgruppe verwendet, wenn sie Ihren digitalen Prozess ausfüllt.

Werden sie einen Desktop-Computer, einen Laptop oder ein Tablet verwenden? Oder füllen sie das Formular vielleicht auf ihrem Smartphone aus? Sie müssen sich bemühen, Ihren Nutzern die Möglichkeit zu geben, Ihr Formular auf jedem gewünschten Kanal auszufüllen.

Schritt 3: Analysieren Sie Ihr PDF-Dokument

Sobald Sie wissen, welche Art von Daten Sie erfassen müssen und welche Art von Eingabegeräten Ihre Zielgruppe verwenden wird, besteht der nächste Schritt darin, zu verstehen, wie Sie diese Daten tatsächlich erfassen können. Überprüfen Sie jeden Abschnitt Ihres PDF-Formulars und legen Sie alle Felder und Anforderungen fest, wie z. B. bedingte Logik und Validierungen, die Sie benötigen.

Bilden Sie die geforderten Felder ab

Wenn zum Beispiel in einem Abschnitt nach persönlichen Daten gefragt wird, müssen Sie angeben, welche dieser Felder obligatorisch und welche optional sind.

Geben Sie an, welche Validierungen Sie benötigen

Fragen Sie sich nun, welche Felder validiert werden müssen, um die Richtigkeit der Kundendaten zu gewährleisten. Erfassen Sie Informationen, die ein Standardformat haben, wie ID-Nummern, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern?

Spezifizieren Sie Bedingungen und Logik

Prüfen Sie, welche bedingte Logik Sie benötigen, um Ihren Prozess zu vereinfachen. Zum Beispiel, wenn in einem Abschnitt nach Informationen über Kinder gefragt wird. Was aber, wenn Sie keine Kinder haben? Oder was ist, wenn Sie mehr als fünf Kinder haben?

Entscheiden Sie, welche Informationen für welche Benutzer zugänglich sind

Schließlich müssen Sie auch die verschiedenen Rollen der Endnutzer berücksichtigen. So sind beispielsweise einige Felder für den Kunden und andere für den Versicherungsvertreter bestimmt.

Wenn Sie mehrere Benutzertypen innerhalb einer einzigen Journey haben, ist die wichtige Frage, welche Informationen für welche Art von Endnutzer sichtbar und bearbeitbar sein sollen. Je nachdem, wer das Formular ausfüllt, können Sie Felder entweder ausblenden oder deaktivieren. Die Wahrung der Sichtbarkeit bei gleichzeitigem Schutz der Privatsphäre muss bei der Gestaltung einer effektiven Benutzererfahrung sorgfältig bedacht werden!

Definieren Sie Ihren Workflow

Der Workflow einer digitalen Journey kann so einfach oder komplex sein wie nötig. Wenn Sie zum Beispiel feststellen, dass an Ihrer Journey mehrere Einheiten beteiligt sind, sollten Sie sie in einzelne Schritte unterteilen, die unterschiedlichen Zwecken dienen. 

Dies wird Ihnen helfen zu verstehen, welche Art von Daten in jeder Phase gesammelt werden müssen und von wem. Es ist wichtig zu beachten, dass der Workflow immer dem Nutzer zugutekommen sollte, nicht nur Ihrer Organisation.

Um den Prozess zu vereinfachen, unterteilen Sie Ihren Workflow in einzelne Schritte und weisen Sie für jede Phase unterschiedliche Rollen zu. Stellen Sie sicher, dass Sie bei Bedarf Kommunikationskanäle einrichten, damit alle Nutzer bei jedem Meilenstein auf dem Laufenden gehalten werden und bei Bedarf per E-Mail oder SMS-Benachrichtigung Erinnerungen erhalten.

Schritt 4: Erschaffen Sie UX

Wie kann ich den Prozess vereinfachen?

Als Nächstes sollten Sie überlegen, wie Sie die Informationen in Ihrem PDF-Formular vereinfachen können. Überlegen Sie, welche Felder in einer Gruppe zusammengefasst werden müssen und wie Sie den Prozess für die Benutzer einfacher gestalten können. Denken Sie immer an den Endbenutzer!

Planen Sie Ihr Layout und Design

Nachdem Sie nun ein gutes Verständnis für Ihren Prozess haben, ist es an der Zeit, sich Gedanken über das Layout und das Design Ihres ausfüllbaren Formulars zu machen.

Sie müssen ein Layout erstellen, das leicht verständlich und benutzerfreundlich ist, und gleichzeitig sicherstellen, dass alle Felder und Informationen richtig platziert sind.

Möchten Sie, dass der Einfachheit halber alle Felder sofort sichtbar sind oder nur die Felder mit Wenn-dann-Bedingungen? So können beispielsweise Fragen zur Gesundheit von Kindern in einem Antragsformular davon abhängig gemacht werden, dass der Endnutzer in der vorherigen Frage angibt, dass er Kinder hat.

Schritt 5: Erstellen Sie Ihren digitalen Prozess

Als Nächstes müssen Sie einen Prozess erstellen, der Ihren Endbenutzern die Möglichkeit bietet, Informationen einzugeben. Dabei ist es wichtig, dass Sie das Formular so benutzerfreundlich wie möglich gestalten!

Wählen Sie Ihre Technologie

Sie haben mehrere Möglichkeiten, und die Entscheidung, welche Technologie Sie verwenden möchten, hängt von Ihren spezifischen Bedürfnissen und dem erforderlichen Grad der Anpassung ab.

Programmierung des Prozesses von Grund auf

Wenn Sie über technische Ressourcen verfügen und mehr Kontrolle über das Design und die Funktionalität Ihres ausfüllbaren Formulars haben möchten, dann ist die Programmierung von Grund auf die beste Option. Diese Option ist ressourcenintensiv und zeitaufwändig und eignet sich möglicherweise nicht für zeitkritische Projekte.

Outsourcing

Sie können die Entwicklung Ihres ausfüllbaren Formulars auch an eine Agentur oder einen Freiberufler auslagern. Diese Option kann je nach dem erforderlichen Grad der Anpassung teurer sein. Die Wartung ist das größte Problem bei ausgelagerten Projekten und daher eignet sich Outsourcing möglicherweise nicht für Formulare, die sich häufig ändern.

Verwendung eines visuellen No-Code-Builders

Wenn Sie mit einem Bruchteil der Ressourcen schnell live gehen wollen, ist ein visueller No-Code-Builder die beste Option, da er keine Programmierkenntnisse erfordert. Sie können Tools wie EasySend verwenden, die eine breite Palette von Funktionen und Integrationen bieten, mit denen Sie komplexe ausfüllbare Prozesse mühelos erstellen können. Das Beste an der Verwendung eines visuellen Builders ist, dass Sie Änderungen an Ihrem Formular vornehmen können, ohne auf Entwickler angewiesen zu sein, was den gesamten Prozess agiler macht.

Richten Sie Ihre Integrationen ein

Die Informationen in diesem PDF können nahtlos in Ihre Kernsysteme integriert werden. Dies ist ein enormer Vorteil, denn durch die Integration Ihrer digitalen Prozesse mit Ihren aktuellen Systemen können Sie einen digitalen Prozess , in dem alle erforderlichen Informationen bereits vorausgefüllt sind, erstellen, was Ihren Kunden Zeit spart und Reibungsverluste beseitigt.

Vom PDF zum digitalen Erlebnis in wenigen Stunden

Es besteht kein Zweifel, dass die Digitalisierung eine großartige Möglichkeit ist, Ihr Unternehmen zu verbessern und den Kunden das Leben zu erleichtern. Wenn Sie Ihre Kundendatenerfassung von PDF-Formularen auf digitale Prozesse umstellen, wird sich das Erlebnis Ihrer Kunden drastisch verbessern.

Aber die Erstellung eines digitalen Prozesses auf Grundlage eines PDF-Formulars kann schwierig sein. Es gibt viele Dinge zu beachten: erforderliche Felder, bedingte Logik, rollenbasierte Berechtigungen und Integrationen mit Ihren internen Systemen, um nur einige zu nennen.

EasySend macht es einfach, Ihre PDF-Formulare in digitale Erlebnisse zu verwandeln. Mit nur wenigen Klicks können Sie Ihr ausfüllbares PDF-Formular in ein interaktives digitales Erlebnis verwandeln, das einfach zu bedienen ist und ein besseres Nutzererlebnis bietet.

Hier ist ein kurzes Video, das Sie durch den Prozess führt:

Sehen Sie sich dieses Video an:

Gitit Greenberg
Gitit Greenberg

Gitit Greenberg ist VP Marketing bei EasySend. Gitit ist eine Marketing-Führungskraft, die sich mit ihrer Arbeit in der Internetbranche hervorgetan hat. Als Experte für B2B-Marketing, Analytik, Marktforschung, Management, Teamarbeit, Messaging und Start-ups ist Gitit für das Branding und Messaging von EasySend verantwortlich.