Die Komplexitätsschranke durchbrechen: Wie dynamische Dokumente die Datenerfassung verändern

Unternehmen aller Branchen sind auf die Erfassung von Daten angewiesen, um Entscheidungen zu treffen, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und den Betrieb zu optimieren, doch herkömmliche Methoden stellen erhebliche Herausforderungen dar. Laut der Forrester-Studie "Data Culture And Literacy Survey" kostet schlechte Datenqualität Unternehmen jährlich Millionen, wobei mehr als 25 % der Unternehmen Verluste von mehr als 5 Millionen US-Dollar beziffern. 

Die Herausforderungen bei der herkömmlichen Datenerfassung sind vielfältig. Statische Formulare mit starren Strukturen können nicht auf benutzerspezifische Bedürfnisse eingehen. Die manuelle Dateneingabe führt zu Ineffizienzen, menschlichen Fehlern und Risiken der Nichteinhaltung von Vorschriften. Die Rate unvollständiger, inkonsistenter und ungenauer Daten ist hoch: McKinsey berichtet, dass 71 % der Unternehmen mit unvollständigen Daten zu kämpfen haben. 

Um diese Herausforderungen zu meistern, benötigen Unternehmen - vor allem in Bereichen, in denen die Erfassung großer Mengen komplexer Kundendaten von zentraler Bedeutung ist, wie z. B. im Versicherungs-, Finanz- und Gesundheitswesen - intelligentere Lösungen, die die Effizienz, Genauigkeit und Compliance verbessern. Die Antwort liegt in dynamischen Dokumenten, einer bahnbrechenden Lösung, die in der Lage ist, veraltete, ineffiziente Datenerfassungsprozesse zu revolutionieren.

In diesem Blog erfahren Sie, was dynamische Dokumente sind, welche Vorteile sie bieten und wie sie in realen Szenarien eingesetzt werden können. 

Das Verständnis dynamischer Dokumente

Dynamische Dokumente sind interaktive, intelligente digitale Formulare, die sich in Echtzeit an die Benutzereingaben und die Interaktionen mit den Beteiligten anpassen. Im Gegensatz zu statischen Formularen, die starr sind und von den Nutzern verlangen, durch unnötige Felder zu navigieren, die für ihren spezifischen Anwendungsfall irrelevant sind, nutzen dynamische Dokumente adaptive Inhalte und bedingte Logik, um den Prozess des Ausfüllens von Formularen zu optimieren.

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Zu den wichtigsten Merkmalen dynamischer Dokumente gehören:

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• Adaptive Inhalte: Dynamische Dokumente passen den Inhalt in Echtzeit an die Eingaben, das Verhalten und die spezifischen Bedürfnisse des Benutzers an. Anstatt Benutzer mit irrelevanten Feldern zu überfordern, passen sich dynamische Formulare intelligent an, um nur die relevantesten Fragen und Informationen anzuzeigen.
• Nahtlose Integration: Dynamische Dokumente sind so konzipiert, dass sie mit bestehenden Unternehmenssystemen, einschließlich CRM, ERP und anderen operativen Tools, harmonieren. Durch den direkten Datenfluss zwischen Systemen machen dynamische Dokumente die manuelle Dateneingabe überflüssig und gewährleisten plattformübergreifende Aktualisierungen in Echtzeit.
• Validierung in Echtzeit: Dynamische Dokumente verfügen über integrierte Echtzeit-Validierungsfunktionen, mit denen Daten sofort bei der Eingabe überprüft werden, um die Richtigkeit und Konformität vor der Übermittlung sicherzustellen. Dadurch werden häufige Dateneingabefehler reduziert und die Gesamtintegrität der erfassten Informationen verbessert.

Wie dynamische Dokumente funktionieren

Um besser zu verstehen, wie sich dynamische Formulare von herkömmlichen Datenerfassungsprozessen unterscheiden, sollten wir uns ansehen, wie beide funktionieren.

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Wenn ein Versicherungsunternehmen Kundendaten aufnehmen muss, um eine Police abschließen zu können, würde es traditionell diese Schritte befolgen:

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1. Zunächst muss der Antragsteller ein langwieriges Papier- oder PDF-Formular ausfüllen, das eine Vielzahl von Feldern enthält, von denen viele für seine spezielle Situation möglicherweise nicht relevant sind.
2. Sobald das Formular persönlich oder per E-Mail eingereicht wurde, gibt ein Versicherungsvertreter oder ein Verwaltungsangestellter die Daten manuell in interne Systeme ein.
3. Wenn Daten fehlen, unvollständig oder falsch sind, müssen die Agenten den Kunden telefonisch oder per E-Mail kontaktieren, was den Underwriting-Prozess verzögert und den Antragsteller möglicherweise frustriert.
4. Die manuell eingegebenen Daten müssen mit bestehenden Datensätzen in verschiedenen internen Systemen wie Risikobewertungsinstrumenten und Datenbanken für den Schadenverlauf abgeglichen werden, die nicht immer miteinander synchronisiert sind.
5. Die Kunden müssen unter Umständen weitere Dokumente wie Identitätsnachweise, Einkommensnachweise oder Gesundheitsunterlagen einreichen, die das Versicherungsteam manuell überprüfen muss, um die Einhaltung der Vorschriften und die Richtigkeit der Angaben zu gewährleisten.
6. Erst wenn diese Schritte abgeschlossen sind, wird das Underwriting-Verfahren durchgeführt. 

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Mit dynamischen Dokumenten wird dieser Prozess in einen effizienten, automatisierten Arbeitsablauf umgewandelt, der den manuellen Aufwand minimiert und die Kundenerfahrung verbessert. Das sieht dann so aus:

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1. Der Kunde erhält per E-Mail, SMS oder über ein sicheres Portal einen dynamischen Dokumentenlink, der mit den bekannten Informationen aus dem CRM des Versicherers vorausgefüllt ist.
2. Wenn der Kunde das Formular ausfüllt, passen sich die Felder dynamisch an seine Eingaben an. Unwichtige Felder werden ausgeblendet, und zusätzliche Fragen werden nur bei Bedarf angezeigt.
3. Integrierte Echtzeit-Validierungsregeln überprüfen die Richtigkeit der Daten bei der Eingabe und verifizieren Telefonnummern, Adressen und Finanzinformationen.
4. Die Kunden können die erforderlichen Belege sicher hochladen, die automatisch auf Vollständigkeit und Konformität geprüft werden.
5. Die übermittelten Daten werden sofort in Kernsysteme wie CRM-, ERP- und Underwriting-Plattformen integriert.
6. Auf der Grundlage der gesammelten Daten können dynamische Dokumente automatisierte Arbeitsabläufe auslösen, z. B. das Versenden von Anfragen nach zusätzlichen Informationen, das Markieren potenzieller Risiken oder das Weiterleiten von Anträgen an Underwriting-Spezialisten zur weiteren Prüfung.
7. Die Kunden erhalten sofort nach der Einreichung eine Bestätigung und werden in Echtzeit über den Status ihres Antrags informiert. 
8. Dynamische Dokumente sorgen automatisch für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, indem sie alle Aktionen und Datenänderungen in einem nachprüfbaren Pfad protokollieren.

Vorteile von dynamischen Dokumenten bei der Datenerhebung

Dieser weitaus schlankere und effizientere Prozess bietet sowohl den Kunden als auch den Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Dazu gehören:

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• Vereinfachung der Komplexität: Dynamische Dokumente reduzieren die Komplexität der Dokumentenverwaltung, erleichtern die Nachverfolgung und Verwaltung von Dateien und ermöglichen eine bessere Datenverwaltung, indem sie sicherstellen, dass nur relevante und konforme Informationen erfasst werden.
• Verbesserte Datengenauigkeit: Dieses Tool minimiert menschliche Fehler und Diskrepanzen sowohl auf der Seite der Dateneingabe durch den Kunden als auch auf der Seite der Datenaufnahme durch den Agenten. Damit wird der Tatsache Rechnung getragen, dass 55 % der Unternehmen Datenungenauigkeiten als ein wesentliches Problem angeben.
• Verbessertes Benutzererlebnis: Dynamische Dokumente bieten ein personalisiertes Erlebnis, verringern die Reibungsverluste und erhöhen das Engagement, wodurch das Ausfüllen von Formularen erleichtert und die Benutzerfreundlichkeit verbessert wird.
• Effiziente Arbeitsabläufe: Durch Automatisierung und Integration in bestehende Systeme und Arbeitsabläufe verringern dynamische Formulare den Zeit- und Ressourcenaufwand für die manuelle Dateneingabe und -verarbeitung.
• Sicherheit und Compliance: Dynamische Dokumente nutzen Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und Prüfprotokolle, um sensible Informationen zu schützen und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie GDPR und HIPAA zu gewährleisten.

Reale Anwendungen von dynamischen Dokumenten

In Bereichen wie dem Versicherungs-, Finanzdienstleistungs- und Gesundheitswesen sind Unternehmen auf die Erfassung großer Mengen sensibler Kundendaten für zentrale Arbeitsabläufe angewiesen, sodass die Datenerfassung ein kritischer Prozess ist - und Ungenauigkeiten, Fehler und unvollständige Daten können schwerwiegende Folgen haben. Werfen wir einen Blick darauf, wie jede dieser Branchen dynamische Dokumente in alltäglichen Prozessen nutzen kann.

• Versicherungsbranche: Versicherer können dynamische Formulare verwenden, um Versicherungsanträge, die Bearbeitung von Schadensfällen und die Dokumentation von Vorschriften zu rationalisieren, um den Aufwand für den Kunden zu verringern und die Erfahrung des Versicherungsnehmers zu verbessern, während gleichzeitig die Genauigkeit und die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet wird. 
• Finanzdienstleistungen: Finanzdienstleister können mit dynamischen Formularen die Kreditanträge, das Onboarding und die Compliance-Dokumentation verbessern und so die Genehmigungsverfahren beschleunigen, während gleichzeitig die Genauigkeit und die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet werden. 
• Gesundheitswesen: Dynamische Formulare ermöglichen es Organisationen im Gesundheitswesen wie Krankenhäusern, Kliniken und Anbietern von Telemedizin, Patientenaufnahmeprozesse und medizinische Fragebögen zu vereinfachen, die Einhaltung von Gesundheitsvorschriften wie HIPAA zu gewährleisten und personalisierte Patientenerfahrungen zu bieten. 

Die Zukunft der Datenerfassung mit dynamischen Dokumenten

Da Unternehmen zunehmend KI-gestützte dynamische Dokumente für prädiktive Analysen einsetzen und maschinelle Lernmodelle für bessere Einblicke und Automatisierung integrieren, wird diese bahnbrechende Lösung immer alltäglicher und für die täglichen Prozesse unerlässlich werden. Der Übergang von statischen, fehleranfälligen Formularen zu dynamischen, anpassungsfähigen Lösungen wird als eine Notwendigkeit zur Verbesserung der Genauigkeit, Effizienz und Compliance angesehen werden - und ist nicht besonders schwierig zu implementieren.

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EasySend Dynamic Document ermöglicht Ihnen die einfache Verwaltung von Dokumenten mit einer einzigen, anpassungsfähigen Vorlage in Microsoft Word, wodurch die Effizienz gesteigert und Ihr Content-Management-Prozess rationalisiert wird. Mit integrierten Funktionen wie der Unterstützung mehrerer Formate, fehlerfreier Übertragung und weißer Beschriftung können Sie die Erstellung und Bearbeitung von Verträgen, Anträgen, Anträgen, Vergleichsvereinbarungen und vielem mehr verändern. Für Unternehmen, die ihre Datenerfassungsprozesse modernisieren möchten, um wettbewerbsfähig zu bleiben, bietet EasySend unvergleichliche Flexibilität, Sicherheit und Compliance. 

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