Skalierung von eSignatur-Lösungen für große Unternehmen: Wichtige Herausforderungen und bewährte Praktiken

Einst als "Nice-to-have" betrachtet, sind eSignaturen zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen geworden, insbesondere für große Unternehmen, die große Mengen an Verträgen und komplizierte Arbeitsabläufe verarbeiten. Laut Market Research Intellect wird der Markt für eSignature-Software bis 2031 voraussichtlich 35,7 Milliarden US-Dollar erreichen. Egal, ob eSignatures zur Rationalisierung von Mitarbeitereinführungsprozessen, zur Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, zur Verwaltung von Lieferantenverträgen oder zur Beschleunigung von Verkaufsprozessen eingesetzt werden, sie steigern die Effizienz und verringern betriebliche Engpässe. 

Die zunehmende Abhängigkeit von eSignaturen bringt die Notwendigkeit der Skalierbarkeit mit sich, was neue Herausforderungen mit sich bringt. Ihr Unternehmen arbeitet möglicherweise in dynamischen, komplexen Umgebungen mit strengen Vorschriften, weit verbreiteten Tätigkeiten und unterschiedlichen Anforderungen der Interessengruppen. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, reicht es nicht aus, einfach nur Benutzer hinzuzufügen oder die Kapazität zu erhöhen; Sie benötigen flexible, robuste Lösungen, die sich an Ihre sich entwickelnden Geschäftsanforderungen anpassen können.

In diesem Artikel gehen wir auf die Notwendigkeit der Skalierbarkeit von eSignatur-Lösungen ein, erörtern die Herausforderungen, die dies mit sich bringen kann, und stellen praktische Strategien zur Skalierung von eSignatur-Lösungen vor, um langfristigen Erfolg zu gewährleisten.

Verständnis für die Notwendigkeit der Skalierbarkeit

Die Skalierung von eSignatur-Lösungen bedeutet mehr als nur ein Upgrade Ihrer Software. Es geht darum, Ihr Unternehmen auf das Wachstum vorzubereiten und gleichzeitig einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Wenn Ihr Unternehmen expandiert, erfordert das steigende Transaktions- und Dokumentenvolumen umfassende Lösungen, damit Sie im Vergleich zu herkömmlichen Ansätzen, die in der Vergangenheit vielleicht funktioniert haben, effizient bleiben. 

Verwaltung großer Mengen von Dokumenten und Transaktionen

Möglicherweise bearbeiten Sie täglich eine große Anzahl von Vereinbarungen, von Verträgen über Kundenvereinbarungen bis hin zu Mitarbeiterformularen. Manuelle Prozesse oder eSignatur-Tools mit begrenzter Kapazität können Ihre Systeme überfordern, die Prozesse verlangsamen und zu Fehlern führen.  

Eine unzureichende Skalierung kann den Betrieb verzögern, Zeit kosten und die Kundentreue untergraben. Wenn Ihr Vertriebsteam Geschäfte schnell abschließen muss, sorgt eine skalierbare Lösung dafür, dass Transaktionen nicht durch Systembeschränkungen ins Stocken geraten. Wie der Forbes Business Council erklärt, sind skalierbare Systeme das Rückgrat wachsender Unternehmen, da sie Finanzkontrollen ermöglichen, das Kundenerlebnis verbessern und Konsistenz gewährleisten. 

Unterstützung für eine wachsende Nutzerbasis

Wenn Ihr Unternehmen wächst, steigt auch der Bedarf an mehr Benutzern in verschiedenen Abteilungen. Während kleinere Unternehmen vielleicht nur eSignaturen für die Personal- und Rechtsabteilung benötigen, benötigen Sie sie vielleicht für den Vertrieb, die IT-Abteilung, die Beschaffung und sogar für externe Partner. Skalierbare eSignatur-Lösungen ermöglichen es Ihnen, den Zugriff zu erweitern, ohne die Systemleistung zu beeinträchtigen.

Anpassung an Marktveränderungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Skalierbarkeit sollte nicht bedeuten, dass Sie sich abmühen müssen, Ihre aktuellen Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Sie ist ein vorausschauender Ansatz, um auf Ihre sich entwickelnden Geschäftsanforderungen vorbereitet zu sein. Ganz gleich, ob Sie sich auf den Eintritt in neue Märkte vorbereiten oder sich an gesetzliche Änderungen anpassen wollen - skalierbare Lösungen sollten Ihre sich ändernden Prioritäten widerspiegeln. Durch Skalierung werden Systeme geschaffen, mit denen Sie sich flexibel an diese Veränderungen anpassen können, ohne dass hohe Kosten oder Verzögerungen entstehen.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, werden Sie möglicherweise in verschiedenen Ländern tätig, in denen Sie sich an neue gesetzliche Vorschriften anpassen müssen. Eine Organisation im Gesundheitswesen, die ihre Dienstleistungen ausweitet, muss beispielsweise die Einhaltung des HIPAA und lokaler Vorschriften sicherstellen, und Unternehmen, die mit den Daten von EU-Bürgern arbeiten, müssen sich mit den GDPR- und eIDAS-Vorschriften auseinandersetzen. 

Geräteübergreifende Nutzung
Die heutigen hybriden Arbeitsumgebungen können bedeuten, dass Ihre Mitarbeiter von überall und auf jedem Gerät auf eSignatur-Tools zugreifen müssen. Skalierbare Lösungen bieten Ihnen reibungslose, zuverlässige Arbeitsabläufe über alle Geräte und an jedem Ort.

EasySign von EasySend bietet eine mobilfreundliche Oberfläche, die es Ihren Teams ermöglicht, von unterwegs oder am Standort eines Kunden Papierkram zu erledigen oder Geschäfte abzuschließen. Diese Flexibilität beschleunigt die Entscheidungsfindung, erhöht die Produktivität und steigert die Zufriedenheit. 

Die wichtigsten Herausforderungen bei der Skalierung von eSignaturen

Die Skalierung von eSignatur-Lösungen in Ihrem Unternehmen kann einzigartige Herausforderungen mit sich bringen:

Fragen der Integration

Ihre bestehenden Systeme sind auf die spezifischen Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens abgestimmt. Dazu können CRM-Systeme wie Salesforce, ERPs wie SAP, BPMs und andere proprietäre Systeme gehören. eSignatur-Tools sind nicht immer einfach mit diesen Systemen zu verbinden, was Auswirkungen auf Ihr gesamtes Unternehmen haben kann.

Wenn Ihr Unternehmen eine eSignatur-Lösung nicht nahtlos in bestehende Systeme integrieren kann, kann dies zu Verzögerungen bei der Dokumentenverarbeitung und anderen wichtigen Aufgaben führen. Die daraus resultierenden Ineffizienzen und Datensilos können die Vorteile von eSignaturen gänzlich zunichte machen. Daher müssen skalierbare eSignatur-Lösungen robuste Integrationen und Konnektoren bieten, um eine reibungslose Implementierung über alle Ihre Tools und Plattformen hinweg zu gewährleisten.

Sicherheit und Konformität

Der Umgang mit sensiblen Daten erfordert die Einhaltung strenger Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich Zugriffsbeschränkungen, Datenverschlüsselung und sichere Prüfprotokolle für jede Transaktion. Diese Herausforderungen sind noch ausgeprägter, wenn Sie in einer stark regulierten Branche wie dem Versicherungs-, Finanz- oder Gesundheitswesen tätig sind oder mit internationalen Märkten interagieren. Schlechte Datenhygiene bei der Skalierung schadet dem Ruf Ihres Unternehmens und untergräbt das Vertrauen der Stakeholder. 

Um diese Risiken zu minimieren, benötigen Sie eine eSignatur-Lösung, die für globale Standards wie ISO 27001, SOC 2 und branchenspezifische Vorschriften wie HIPAA zertifiziert ist. Fälschungssichere Aufzeichnungen und Prüfprotokolle können dazu beitragen, Ihre Compliance zu stärken und Streitigkeiten beizulegen. Wenn Sie in die EU expandieren (oder mit den Daten der EU-Bürger arbeiten), müssen Sie die GDPR einhalten und EU-Standards für elektronische Signaturen wie eIDAS einhalten. Wenn Sie keine sichere und konforme Lösung verwenden, kann dies zu kostspieligen Strafen führen.

Benutzerakzeptanz in allen Teams

Eine strategische Planung kann dazu beitragen, dass Ihre Skalierungs- und Wachstumsstrategien nachhaltig sind, wie in diesem Salesforce-Artikel erläutert. Ihre Mitarbeiter, die an herkömmliche Unterschriften gewöhnt sind, haben möglicherweise Schwierigkeiten, zu einem ungewohnten eSignatur-Tool zu wechseln. 

Möglicherweise haben Sie mehrere Teams in verschiedenen Abteilungen, manchmal über mehrere Regionen und Zeitzonen hinweg. Es ist keine einfache Aufgabe, alle zur Annahme einer eSignatur-Lösung zu bewegen. Mitarbeiterschulungen können Vertrauen schaffen und sicherstellen, dass die Teammitglieder eSignatur-Lösungen nutzen, ohne auf manuelle Methoden zurückzugreifen oder IT-Support für die Navigation im System zu benötigen. 

Kurzanleitungen und häufig gestellte Fragen können die Einführung neuer Tools unterstützen, ebenso wie ein lokalisierter Support, der Ressourcen in verschiedenen Sprachen bereitstellt und regionale Arbeitsabläufe berücksichtigt. Vielleicht möchten Sie auch in jedem Team einen Digitalexperten benennen, der sich um kleinere Probleme kümmern kann, um die Akzeptanz zu fördern und Supportanfragen zu minimieren. 

Bewährte Praktiken für die Umsetzung

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre eSignatur-Lösung erfolgreich implementieren und skalieren können:

Wählen Sie den richtigen Anbieter

Achten Sie darauf, dass Ihre eSignatur-Lösung für die Komplexität eines großen Unternehmens ausgelegt ist. Konzentrieren Sie sich bei der Auswahl eines Anbieters auf diejenigen, die Folgendes bieten:

• Skalierbarkeit: Entscheiden Sie sich für eine Cloud-basierte Lösung, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann und die steigende Nutzerzahlen, Transaktionsvolumen und Compliance-Anforderungen problemlos bewältigt.
• Robuste Funktionen: Wählen Sie eine Plattform, die sich in Ihre bestehenden Tools und Systeme (wie CRM und ERP) integrieren lässt. Vergewissern Sie sich, dass die Lösung für Ihre Arbeitsabläufe angepasst werden kann und umfassende Sicherheitsfunktionen bietet. 
• Globale regulatorische Unterstützung: Wählen Sie eine Plattform, die Standards wie SOC 2, GDPR, eIDAS und HIPAA einhält.
  
  

Schrittweise Einführung

Effektive Skalierbarkeit ist ein fortlaufender Prozess, der die sich ändernde Marktdynamik und Ihre sich entwickelnden Anforderungen berücksichtigt. Die schrittweise Einführung einer Lösung ermöglicht es Ihnen, Feedback zu sammeln, Herausforderungen zu bewältigen und Prozesse zu optimieren, bevor Sie die Lösung unternehmensweit einsetzen. 

Sie können mit einem bestimmten Anwendungsfall beginnen, um die Leistung der Lösung zu bewerten, z. B. die Rationalisierung des Onboarding-Papierkrams für die Personalabteilung. Danach können Sie die Lösung auf den Vertrieb, die Beschaffung, die Rechtsabteilung und andere Bereiche ausweiten. Mit einer schrittweisen Implementierung können Sie den Wandel effektiv bewältigen, indem Sie die Unterbrechung der Arbeitsabläufe minimieren, das Vertrauen der Benutzer stärken und letztlich einen reibungsloseren Übergang erreichen.  

Leistung überwachen und optimieren

Skalierung ist ein Prozess, keine einmalige Aufgabe. Verwenden Sie Analysen, um Benutzeraktivitäten, Fehlerquoten und Bearbeitungszeiten von Dokumenten zu verfolgen. Durch die Überprüfung dieser Erkenntnisse können Sie Ineffizienzen erkennen und direkt Verbesserungen vornehmen. Das Analyse-Dashboard von EasySend liefert Ihnen verwertbare Daten, sodass Sie Ihre Arbeitsabläufe kontinuierlich optimieren können, um die Effizienz und die Zufriedenheit der Benutzer zu steigern. 

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Zukunftssicherheit für Ihre Organisation 

Bei der Skalierung von eSignatures geht es um die Vorbereitung auf die Zukunft, nicht nur um die Bewältigung heutiger Herausforderungen. Eine skalierbare Lösung stellt sicher, dass sich Ihr Unternehmen an das betriebliche Wachstum anpassen, sich verändernde Märkte bewältigen und regulatorische Aktualisierungen handhaben kann - und das alles bei gleichbleibender Effizienz und verbesserter Benutzerfreundlichkeit.

EasySign von EasySend wurde entwickelt, um diese Anforderungen erfolgreich zu erfüllen. Mit nahtlosen Integrationen, Sicherheit auf Unternehmensebene, globaler Konformität und benutzerfreundlichen Workflows ermöglicht EasySign Ihnen, neue Komplexitäten zu bewältigen und dabei außergewöhnliche Ergebnisse zu erzielen. 

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