Der Leitfaden für Versicherer zur Auswahl der richtigen E-Signatur-Software im Jahr 2024

Jüngsten Berichten zufolge wird der Einsatz von E-Signaturen in den nächsten Jahren voraussichtlich drastisch zunehmen, wobei viele Versicherer bereits jetzt auf E-Signaturen setzen, um die Vertragsunterzeichnung zu beschleunigen. Laut einer von PwC durchgeführten Umfrage unter 150 Versicherungsfachleuten setzen mehr als drei Viertel der Befragten bereits in irgendeiner Form elektronische Signaturen ein. Dieselbe Umfrage ergab auch, dass 70 % der Versicherer davon ausgehen, dass sie in den nächsten drei Jahren verstärkt E-Signaturen einsetzen werden. 

Neben der wachsenden Nachfrage nach digitalen Prozessen werden auch andere Faktoren zur Einführung von E-Signaturen in der Versicherungsbranche beitragen. Vorschriften wie ESIGN und UETA, die die legale Verwendung von E-Signaturen ermöglichen, erleichtern den Versicherern die Einführung dieser Technologie. 

Von der Ausstellung von Ausweisen für Mitarbeiter und Kunden bis hin zur Bearbeitung von Schadenfällen – E-Signaturen machen das Leben für alle einfacher, die mit Versicherungsdokumenten zu tun haben. Doch die Wahl der richtigen E-Signatur-Software für Ihr Versicherungsunternehmen kann eine schwierige Aufgabe sein. Bei der Vielzahl der verfügbaren Optionen ist es wichtig, alle Ihre Bedürfnisse zu berücksichtigen und eine Lösung zu finden, die diese am besten erfüllt. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, die richtige Entscheidung zu treffen.

Was sind E-Signaturen? 

Eine E-Signatur oder elektronische Unterschrift ist in der Regel eine digitale Darstellung der handschriftlichen Unterschrift einer Person, z. B. ein Name, der in ein Formular eingetippt wurde, oder auch ein Foto der Unterschrift der Person. E-Signaturen sind eine digitale Form der Darstellung der Identität einer Person und ihrer Zustimmung zu einem Online-Vertrag. Diese Unterschriften werden häufig in verschiedenen Branchen wie dem Gesundheitswesen, dem Finanzwesen, dem Immobiliensektor und dem Versicherungswesen verwendet. 

E-Signaturen werden am häufigsten für Verträge und juristische Dokumente verwendet, können aber auch für andere Dinge wie Umfragen, Arbeitszeiterfassung, Bewerbungen von Mitarbeitern und vieles mehr eingesetzt werden.

Die Vorteile von E-Signaturen für Versicherer

In der Versicherungsbranche erfreuen sich digitale Dokumente und elektronische Unterschriften zunehmender Beliebtheit bei der Abwicklung von Geschäften. Von Anträgen auf Versicherungspolicen über die Einreichung von Anträgen bis hin zur Verlängerung von Verträgen sind digitale Unterschriften eine bequeme, sichere, kostengünstige und effiziente Möglichkeit, Transaktionen abzuschließen.

Die Verwendung von E-Signaturen zur Unterzeichnung von Dokumenten kann sowohl für Versicherer als auch für deren Kunden eine Reihe von Vorteilen bieten:

• Schneller und effizienter
• Zeit- und Kostenersparnis durch Vermeidung von Papieren 
• Verringerung von Betrug, da jede am Unterzeichnungsprozess beteiligte Partei vor der Unterzeichnung eines Dokuments authentifiziert werden muss
• Größere Flexibilität und Bequemlichkeit, da Verträge aus der Ferne und oft auf mobilen Geräten überall und jederzeit unterzeichnet werden können
• Ein weiterer Vorteil der Verwendung von E-Signaturen in der Versicherungsbranche ist, dass sie rechtsverbindlich sind. Wenn ein Dokument elektronisch unterzeichnet wird, hat die Unterschrift die gleiche Rechtskraft wie eine physische Unterschrift. Dies gewährleistet, dass alle an der Vereinbarung beteiligten Parteien sicher sein können, dass der Vertrag gültig und sicher ist.

1. Definieren Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen und Ziele

Bei der Suche nach der richtigen E-Signature-Software für Ihr Versicherungsunternehmen sollten Sie sich zunächst fragen, was Sie erreichen wollen.

Definieren Sie Ihren Bedarf

Wir empfehlen, dafür die folgenden Fragen zu beantworten, die Ihnen eine klare Vorstellung von der Art der Funktionen und Möglichkeiten geben, die Sie von einer E-Signatur-Lösung erwarten:

• Wofür möchten Sie die Software verwenden? Erstellen Sie eine Liste aller möglichen Anwendungsfälle, in denen Sie Ihren Kunden E-Signaturen anbieten möchten, z. B. Vertragsabschluss, Schadenfallmeldungen, Vertragsverlängerungen usw.
• Wie viele Nutzer werden die Lösung verwenden? Wenn Sie einen großen Kundenstamm haben, ist es wichtig sicherzustellen, dass die Lösung skalierbar ist und Ihren Anforderungen gerecht werden kann.
• Welche Sicherheits- und Compliance-Anforderungen haben Sie? Sicherheit sollte beim Umgang mit sensiblen Kundendaten Priorität haben, und die Wahl einer E-Signatur-Lösung, die den erforderlichen rechtlichen Anforderungen entspricht, ist entscheidend.
• Wie hoch ist Ihr Budget? Viele E-Signatur-Lösungen bieten unterschiedliche Preispläne und Funktionen an. Daher ist es wichtig, die Lösung zu finden, die Ihrem Budget und Ihren geschäftlichen Anforderungen am besten entspricht

Definieren Sie Ihren Workflow

Wenn Sie die verschiedenen Arbeitsabläufe und Prozesse verstehen, können Sie herausfinden, welche Lösung am besten geeignet ist. 

• Wie viele verschiedene Arbeitsabläufe hat Ihr Unternehmen? 
• An welchen Punkten in diesen Arbeitsabläufen benötigen Sie E-Signaturen während Ihrer Customer-Journeys? 
• Sind die E-Signatur-Anforderungen für die unterschiedlichen Arbeitsabläufe dieselben? 

Definieren Sie die gewünschten Ergebnisse 

Die Identifizierung Ihrer Ziele ist ein wichtiger Teil des Prozesses bei der Suche nach der richtigen eSignatur-Lösung. 

• Welche KPIs wollen Sie verbessern? Beispiele für relevante KPIs sind Kundenzufriedenheit, Durchlaufzeit von Policen, Bewertungen des Kundendienstes oder Vertragsbindung.
• An welchen Punkten der Customer-Journey erwarten Sie die größten Auswirkungen? 
• Stehen Ihre Ziele im Einklang mit den allgemeinen Geschäftszielen, die sich Ihr Unternehmen gesetzt hat?  

2. Recherchieren Sie und erstellen Sie eine Auswahlliste 

Wenn Sie sich über die verschiedenen verfügbaren E-Signatur-Lösungen informieren, empfehlen wir Ihnen, die folgenden Kriterien zu beachten:

Problemlose Integration

Es ist wichtig, dass eine E-Signatur-Lösung problemlos in Ihre bestehenden Systeme und Prozesse integriert werden kann, wodurch für die Mitarbeiter die Nutzung der E-Signatur-Lösung erleichtert, der Bedarf an zusätzlicher Schulung oder Unterstützung verringer und der Aufwand an Ressourcen (Zeit, Geld, Mitarbeiter) für die Einführung und den Betrieb der Lösung reduziert wird.

Benutzerfreundlichkeit

Eine benutzerfreundliche E-Signatur-Lösung kann dazu beitragen, die Akzeptanz der E-Signatur-Lösung in Ihrem Unternehmen zu erhöhen. Wenn Mitarbeiter die Lösung als schwierig oder verwirrend empfinden, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie sie verwenden, was die Effektivität der Lösung verringern und die Nutzung der Vorteile von E-Signaturen erschweren kann. Außerdem ist es bei einer benutzerfreundlichen E-Signatur-Lösung weniger wahrscheinlich, dass die Mitarbeiter Fehler machen oder die Anweisungen missverstehen. Die Benutzerfreundlichkeit kann auch zur Verbesserung des Kundenerlebnisses beitragen. Wenn die Kunden das E-Signatur-Verfahren als einfach und intuitiv empfinden, sind sie eher bereit, den Unterzeichnungsprozess abzuschließen, was dazu beitragen kann, den gesamten Prozess der Unterzeichnung von Dokumenten und des Abschlusses von Versicherungstransaktionen zu beschleunigen.

Erfahrung mit der Versicherungsbranche

Wir empfehlen, eine E-Signatur-Softwarelösung zu wählen, die Erfahrung mit der Versicherungsbranche hat, und zwar aus mehreren Gründen. In erster Linie kann die Erfahrung mit der Branche dazu beitragen, dass die E-Signatur-Lösung auf die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen der Versicherungsbranche zugeschnitten ist, dass sie also z. B. die Fähigkeit mitbringt, komplexe Dokumentenstrukturen und große Mengen an Dokumenten zu unterstützen.

Die Versicherungsbranche unterliegt einer Reihe von Vorschriften, die z. B. den Umgang mit Kundeninformationen und die Verwendung elektronischer Signaturen regeln. Eine E-Signatur-Lösung mit Erfahrung in der Versicherungsbranche ist mit diesen Vorschriften eher vertraut und verfügt über die notwendigen Funktionen und Sicherheitsvorkehrungen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Erfahrung mit der Versicherungsbranche kann wertvolle Erkenntnisse und bewährte Verfahren liefern, die Ihrem Versicherungsunternehmen helfen können, die E-Signatur-Lösung effektiver zu implementieren und zu nutzen. Dieses Wissen kann dem Versicherungsunternehmen dabei helfen, das Beste aus der E-Signatur-Lösung herauszuholen.

Einhaltung der Branchenvorschriften

Es ist aus mehreren Gründen wichtig, dass eine E-Signatur-Softwarelösung den Branchenvorschriften entspricht:

• Die Verwendung elektronischer Signaturen in der Versicherungsbranche unterliegt einer Reihe von Vorschriften, wie dem Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) und dem Uniform Electronic Transactions Act (UETA). Eine E-Signatur-Lösung, die diesen Vorschriften nicht entspricht, ist möglicherweise nicht rechtsgültig, was für das Versicherungsunternehmen das Risiko von Bußgeldern oder anderen Strafen bedeuten kann.
• Zweitens kann die Einhaltung von Vorschriften dazu beitragen, die Sicherheit und Integrität des E-Signatur-Prozesses zu gewährleisten. Branchenvorschriften schreiben in der Regel vor, dass E-Signatur-Lösungen bestimmte Authentifizierungs- und Überprüfungsmethoden verwenden müssen, um sicherzustellen, dass die Unterschriften authentisch sind und nicht gefälscht oder verändert werden können. Dies kann dazu beitragen, Betrug zu verhindern und die Interessen des Versicherungsunternehmens und seiner Kunden zu schützen.
• Die Einhaltung von Vorschriften kann dazu beitragen, das Kundenerlebnis insgesamt zu verbessern. Kunden sind möglicherweise eher bereit, E-Signaturen zu verwenden, wenn sie wissen, dass die Lösung mit den Branchenvorschriften konform ist, da dies Vertrauen in die Rechtsgültigkeit ihrer Unterschrift und den Schutz ihrer persönlichen Daten schafft.
  

Funktioniert sofort mit Ihrer Technologie und lässt sich in Ihre wichtigsten Versicherungssysteme integrieren

Durch die Integration in zentrale Versicherungssysteme können Versicherer ihre Betriebskosten senken, indem sie Prozesse automatisieren, die Weiterleitung von Dokumenten rationalisieren und die manuelle Dateneingabe reduzieren, um Fehler zu vermeiden und die Produktivität zu steigern.
Durch die Integration von eSignatur-Lösungen in zentrale Versicherungssysteme können Versicherer außerdem die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen und vertrauliche Daten vor unbefugtem Zugriff schützen. Dies stellt sicher, dass die Kunden geschützt sind und die Unternehmen die Branchenstandards einhalten.
Die Integration in bestehende Systeme erleichtert auch die Nachverfolgung und Verwaltung von Dokumenten, vermeidet doppelte Eingaben, automatisiert Arbeitsabläufe und reduziert die Papierflut. Dies gewährleistet Genauigkeit und trägt dazu bei, dass alle Kundendaten sicher gespeichert sind.

Sicherheitsmerkmale

Es ist wichtig, dass Unternehmen eine E-Signatur-Software verwenden, die sicher ist und den geltenden Gesetzen entspricht. Hier sind einige wichtige Sicherheitsmerkmale, auf die Sie achten sollten:

Verschlüsselung

Alle über die E-Signatur-Software übertragenen Daten sollten verschlüsselt werden, um sensible Kundeninformationen zu schützen. Vergewissern Sie sich, dass die Verschlüsselungsprotokolle die von den Regulierungsbehörden der Branche festgelegten Standards wie PCI DSS und HIPAA erfüllen.

Authentifizierung

Eine gute E-Signatur-Lösung sollte eine Zwei-Faktor-Authentifizierung unterstützen, bei der die Benutzer ihre Identität bestätigen müssen, bevor sie Dokumente unterschreiben können. Dies hilft, Betrug und unbefugten Zugriff auf Kundendaten zu verhindern.

Prüfpfad

Die E-Signatur-Software sollte automatisch einen Prüfpfad erstellen, damit Änderungen am Status eines Dokuments verfolgt werden können. Dies bietet einen zusätzlichen Schutz vor Betrug und erleichtert die Rückverfolgung verdächtiger Aktivitäten.

Digitale Signaturen

Digitale Signaturen werden immer beliebter, um die Authentizität elektronischer Dokumente zu überprüfen. Eine E-Signatur-Lösung sollte es Ihnen ermöglichen, digitale Signaturen zu verwenden, um sicherzustellen, dass Dokumente nicht verfälscht oder gefälscht wurden.

Schnelle Umsetzung

Eine E-Signatur-Lösung, die relativ schnell und einfach zu implementieren ist, kann Ihrem Unternehmen eine Menge Zeit und Geld sparen. Die Lösung sollte außerdem eine umfassende Dokumentation und Unterstützung bieten, damit sich die Benutzer schnell einarbeiten können.

Schulung und Einarbeitung erforderlich

Eine ordnungsgemäße Schulung und Einarbeitung ist für die reibungslose Einführung der Technologie unerlässlich. Der Schulungs- und Einarbeitungsprozess sollte beinhalten, dass den Nutzern die Grundlagen des E-Signatur-Systems vermittelt werden, z. B., wie man auf der Benutzeroberfläche navigiert, Dokumente erstellt und Signaturen hinzufügt. Darüber hinaus kann es von Vorteil sein, Schulungen zu allen Funktionen anzufordern, die für die Implementierung in Ihrem Unternehmen spezifisch sind, wie z. B. die Einrichtung von Authentifizierungsmethoden oder die Anpassung von Dokumentvorlagen.

Unterstützung für die von Ihnen benötigten Kanäle

Eine E-Signatur-Lösung, die mehrere Kanäle unterstützt, ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass Kunden und Versicherer die Flexibilität haben, die sie benötigen, um Transaktionen schnell und effizient abzuschließen. Die Unterstützung mehrerer Kanäle, wie Web, mobile Geräte und Chat, bietet Versicherern eine größere Reichweite, wenn es darum geht, mit ihren Kunden in Kontakt zu treten, und ermöglicht es den Kunden, Dokumente über das Gerät oder die Plattform zu unterzeichnen, mit denen sie vertraut sind. 

Anhand der oben genannten Kriterien können Sie eine Auswahlliste der am besten geeigneten E-Signatur-Lösungen erstellen und die Liste dann auf einen Sieger eingrenzen. 

4. Teilweise Umsetzung

Sobald Sie sich für eine Lösung entschieden haben, empfehlen wir Ihnen, diese an den Stellen in Ihrem Arbeitsablauf zu implementieren, an denen sie die größten Auswirkungen hat. Einige häufige Anwendungsfälle sind:

• Versicherungsanträge
• Schadenerstmeldungen
• Vertraulichkeitsvereinbarungen
• Prämienzahlungen
• Formulare für Kontoänderungen
• Anträge für neue Policen
• Autorisierung wiederkehrender Zahlungen
• Berechtigung zur Kündigung der Police
• Formulare zur Auswahl/Ablehnung von Unversicherten/Unterversicherten

5. Überprüfen und zur vollständigen Umsetzung übergehen

Sobald Ihre E-Signatur-Lösung für bestimmte Arbeitsabläufe funktioniert, verfolgen Sie die von Ihnen ausgewählten KPIs, um ein Verständnis dafür zu bekommen, ob die Lösung Ihre Geschäftsanforderungen erfüllt und Ihnen hilft, Ihre Ziele zu erreichen, oder nicht. Wenn Sie mit den Ergebnissen zufrieden sind, fahren Sie mit der vollständigen Implementierung für alle Ihre Arbeitsabläufe und Dokumente fort, die Unterschriften erfordern!