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Warum großartige UX für interne Prozesse und betriebliche Effizienz wichtig ist

Warum eine herausragende UX für interne Prozesse und betriebliche Effizienz wichtig ist | EasySend-Blog
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Interne Prozesse sind ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens, und es ist wichtig, dass sie so benutzerfreundlich wie möglich sind. Schlecht gestaltete Arbeitsabläufe können zu Frustration und geringerer Produktivität führen. Im Gegensatz dazu können gut gestaltete Prozesse den Mitarbeitern die Arbeit erleichtern und die Geschäftsergebnisse verbessern. 

Reibungslose, intuitive Arbeitsabläufe können einen großen Unterschied in der Gesamtproduktivität und organisatorischen Effizienz ausmachen.

Die Probleme bei der manuellen Datenerfassung und -eingabe

Eines der größten Hindernisse für die Effizienz eines Unternehmens ist heute die manuelle Datenerfassung und -eingabe. Mitarbeiter, die Daten von den Kunden in Papier- oder PDF-Formularen erfassen, müssen diese Daten dann manuell in ein CRM-System eingeben. Dieser Prozess ist oft langsam, fehleranfällig und frustrierend. Außerdem kann es zu einer doppelten Dateneingabe kommen, was leicht zu Fehlern führt.

Benutzerfreundliche Arbeitsabläufe erleichtern nicht nur den Mitarbeitern die Arbeit, sondern auch den Kunden die Geschäftsbeziehung mit Ihnen. Wenn Kunden problemlos mit Ihrem Unternehmen interagieren können, sind sie wahrscheinlich zufriedener und kommen in Zukunft eher wieder.

Ein großartiges Beispiel dafür, wie benutzerfreundliche Workflows die Geschäftsergebnisse verbessern können, ist die Neugestaltung des Vertragsprozesses bei RealGarant. Die Kunden müssen nun keine langwierigen Formulare mehr ausfüllen, sondern können die wichtigsten Informationen, einschließlich Unterschriften und unterstützende Dokumente, über einen benutzerfreundlichen digitalen Prozess eingeben.

Die Mitarbeiter müssen die Daten nicht mehr manuell in das CRM eingeben, was zu einer drastischen Reduzierung der Fehlerquote geführt hat.

Als Ergebnis der Überarbeitung der internen Prozesse konnte RealGarant den Vertragsabschluss mit B2B-Partnern von Monaten auf Wochen verkürzen, indem komplexe Prozesse mit mehreren PDFs in optimierte digitale Prozesse umgewandelt wurden.

Das Problem mit schlecht konzipierten internen Arbeitsabläufen

Ein weiteres häufiges Problem bei internen Prozessen ist, dass sie oft nicht benutzerfreundlich sind, selbst wenn sie digitalisiert sind. Die Mitarbeiter sind gezwungen, klobige, veraltete Software zu verwenden oder durch ein Labyrinth komplexer Menüs zu navigieren, was zu Frustration und geringerer Produktivität führen kann. Schlecht konzipierte digitale Arbeitsabläufe können auch zu Dateneingabefehlern führen, deren Korrektur kostspielig und zeitaufwändig sein kann.

Sie können die Genauigkeit verbessern und die Datenerfassung beschleunigen, indem Sie diese Prozesse mithilfe von gut gestalteten Benutzeroberflächen rationalisieren und so Zeit sparen und die Notwendigkeit manueller Eingriffe verringern, die kostspielig und zeitaufwändig sein können.

Warum ist eine herausragende UX für interne Prozesse wichtig?

Es gibt viele Gründe, warum eine herausragende UX für interne Prozesse wichtig ist. In erster Linie kann sie dazu beitragen, Arbeitsabläufe zu rationalisieren und effizienter zu gestalten. Indem Sie den Mitarbeitern die Erledigung von Aufgaben erleichtern, können Sie den Zeitaufwand für administrative Aufgaben minimieren und die Produktivität maximieren.

Darüber hinaus kann eine herausragende UX dazu beitragen, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen, indem sie die Nutzung von Prozessen angenehmer macht. Wenn die Mitarbeiter die ihnen zur Verfügung stehenden Tools und Systeme gerne nutzen, sind sie mit größerer Wahrscheinlichkeit produktiv und effizient. 

Schließlich können gut konzipierte Arbeitsabläufe die Kundenzufriedenheit verbessern, indem sie es den Kunden erleichtern, mit Ihnen Geschäfte zu machen. Wenn Kunden ein reibungsloses, positives Erlebnis haben, kommen sie mit größerer Wahrscheinlichkeit auch in Zukunft wieder.

Wie können Sie Ihre internen Prozesse verbessern?

Interne Prozesse sind für jede Organisation unerlässlich, und sie können verbessert werden, indem man sie benutzerfreundlicher gestaltet. Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, die Benutzerfreundlichkeit von internen Prozessen und Arbeitsabläufen zu verbessern. Klare Beschriftungen und Anweisungen, einfache Navigation, hilfreiches Feedback und Fehlermeldungen sowie intuitive Gestaltungsprinzipien erleichtern den Mitarbeitern die Arbeit und verbessern die Geschäftsergebnisse.

Testen Sie Arbeitsabläufe immer mit Mitarbeitern und Kunden, um sicherzustellen, dass diese einfach zu handhaben sind und ihren Bedürfnissen entsprechen.

Eine herausragende UX ist für die Effizienz und Produktivität interner Prozesse unerlässlich. Indem Sie es Ihren Mitarbeitern leicht machen, Aufgaben zu erledigen, können Sie den Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben minimieren und die Produktivität maximieren. 

Darüber hinaus kann eine herausragende UX dazu beitragen, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen, indem sie die Nutzung von Prozessen angenehmer macht. 


Nutzung einer No-Code Plattform zur schnellen Einführung benutzerfreundlicher interner Prozesse

Trotz der Wichtigkeit der Überarbeitung interner Prozesse werden solche Projekte oft vom IT-Team auf die lange Bank geschoben, da die kundenorientierten Prozesse im Vordergrund stehen. Die Herausforderung besteht darin, dass der Zeit- und Ressourcenaufwand für die Erstellung einer maßgeschneiderten internen Prozesslösung unerschwinglich sein kann – hier kann eine Low-Code- oder No-Code-Plattform den entscheidenden Unterschied ausmachen.

Diese Lösungen ermöglichen es Geschäftsanwendern ohne Programmierkenntnisse, benutzerfreundliche Prozesse schnell zu entwerfen, einzusetzen und zu pflegen, ohne auf die IT-Abteilung warten zu müssen.

Eine No-Code-Plattform ist eine perfekte Lösung für die schnelle Einführung benutzerfreundlicher interner Prozesse. Mit einer No-Code-Plattform können Unternehmen Geschäftsanwender in die Lage versetzen, benutzerdefinierte Arbeitsabläufe zu entwerfen und zu implementieren, was Zeit spart und den Bedarf an manuellen Eingriffen reduziert, die kostspielig und zeitaufwändig sein können.

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Vera Smirnoff
Vera Smirnoff

Vera Smirnoff ist Demand Generation Manager bei EasySend. Sie berichtet über die digitale Transformation im Versicherungs- und Bankwesen und über die neuesten Trends in den Bereichen Insurtech und digitales Kundenerlebnis.