Digitalisierung der Rentenversicherung: Rationalisierung der Datenerfassung für eine verbesserte Altersvorsorge

Rentemversicherungenen unterscheiden sich von anderen Versicherungsprodukten in mehreren wesentlichen Punkten, insbesondere bei der Datenerfassung und -verarbeitung. Diese Unterschiede sind in erster Linie darauf zurückzuführen, dass es sich bei Rentenversicherungen um Anlageformen handelt, die ein regelmäßiges Einkommen – in der Regel für den Ruhestand –  sichern sollen. Diese Unterschiede zu verstehen ist entscheidend für die effektive Verwaltung und Digitalisierung des Datenerfassungsprozesses bei Rentenversicherungen.

1. Langfristige Finanzplanung und Risikobewertung

Die Datenerfassung für Rentenversicherungen erfordert ein umfassendes Verständnis der langfristigen finanziellen Ziele des Kunden, seiner Anlagepräferenzen und seiner Pläne für den Ruhestand. Die Versicherer benötigen detaillierte Informationen über das Alter, den Gesundheitszustand, das Einkommen, die finanziellen Verpflichtungen, die Risikotoleranz und das voraussichtliche Renteneintrittsalter des Kunden, um das Rentenprodukt genau anzupassen. Der Grund dafür ist, dass Rentenversicherungen oft auf die Lebenserwartung und die finanziellen Bedürfnisse des Versicherungsnehmers über viele Jahre oder Jahrzehnte hinweg zugeschnitten sind.

Während Daten wie Alter und Gesundheit auch für andere Versicherungsprodukte (wie Lebens- oder Krankenversicherungen) wichtig sind, liegt hier der Schwerpunkt eher auf der Bewertung des Risikos, dass ein Ereignis (z. B. Krankheit, Tod) innerhalb eines kürzeren Zeitraums eintritt, und weniger auf der langfristigen Finanzplanung.

2. Anlagekomponente und Auszahlungsmöglichkeiten

Rentenversicherungen beinhalten eine bedeutende Investitionskomponente und Optionen für sofortige oder spätere Auszahlungen, was die Art und den Umfang der erhobenen Daten beeinflusst. Die Versicherer müssen detaillierte Finanzinformationen und Präferenzen erfassen, um die Auszahlungsoptionen (z. B. Einmalzahlung, regelmäßige Zahlungen) und Anlagestrategien des Rentenvertrags zu strukturieren. Dazu gehört auch ein klares Bild vom Einkommensbedarf des Kunden im Ruhestand und von seiner steuerlichen Situation.

Einige Versicherungsprodukte können zwar Anlagekomponenten enthalten (z. B. bestimmte Lebensversicherungspolicen), haben aber in der Regel nicht den gleichen Grad an Komplexität oder individuellen Auszahlungsoptionen wie Rentenversicherungen.

3. Regulatorische und Compliance-Daten

Aufgrund des Anlagecharakters von Rentenversicherungen gelten für ihren Verkauf und ihre Verwaltung häufig strengere aufsichtsrechtliche und Compliance-Anforderungen. Dies erfordert die Erfassung zusätzlicher Daten, um die Einhaltung von Finanzvorschriften, Eignungsstandards und Anti-Geldwäsche-Gesetzen (AML) zu gewährleisten. Der Datenerfassungsprozess muss so gestaltet sein, dass diese Informationen effizient erfasst und überprüft werden können.

Zwar unterliegen alle Versicherungsprodukte aufsichtsrechtlichen Anforderungen, doch können die Besonderheiten und der Umfang der für die Einhaltung der Vorschriften erforderlichen Daten variieren. So können beispielsweise für Risikolebensversicherungen relativ einfache Compliance-Anforderungen gelten, während das regulatorische Umfeld für Rentenversicherungen komplexer ist.

4. Kundenbeziehung und -einbindung

Der Prozess der Datenerfassung für Rentenversicherungen ist oft der Beginn einer langfristigen Beziehung zwischen dem Versicherer und dem Kunden, die eine fortlaufende Datenerfassung und die Einbindung des Kunden während der gesamten Laufzeit der Rente erfordert. Die Versicherer müssen die Kundenprofile auf dem neuesten Stand halten, um Änderungen des finanziellen Status, der Ruhestandsziele und anderer relevanter Faktoren zu berücksichtigen.

Obwohl die Einbindung des Kunden bei allen Versicherungsprodukten von wesentlicher Bedeutung ist, können der Umfang und die Häufigkeit der Datenaktualisierung und der Interaktion im Vergleich zu Rentenversicherungen weniger intensiv sein. Bei einer Hausratversicherung beispielsweise sind nicht so häufige Aktualisierungen erforderlich, es sei denn, es gibt wesentliche Änderungen beim Eigentum oder seinem Wert.

Die Herausforderung des herkömmlichen Rentenversicherungsmanagements

Die herkömmliche Verwaltung von Rentenversicherungen ist oft mit umständlichen papierbasierten Vorgängen, manueller Dateneingabe und einem langwierigen Prozess für Kunden und Finanzberater verbunden. Dies erhöht nicht nur die Wahrscheinlichkeit für Fehler, sondern verlängert auch den Entscheidungsprozess und behindert die Altersvorsorgeplanung insgesamt.

Viele Versicherungsunternehmen verwenden einen Flickenteppich aus Software und Systemen, die sie im Laufe der Zeit erworben haben. Diese Systeme zu integrieren oder durch eine umfassende Lösung zu ersetzen, kann unglaublich komplex sein und zu erheblichen Störungen im Tagesgeschäft führen.

Wenn der Datenerfassungsprozess für Rentenversicherungen punktuell und willkürlich gehandhabt wird, führt dies häufig zu Ineffizienz, Fehlern und Frustration sowohl bei der Versicherungsgesellschaft als auch bei den Kunden. Hier ist ein genauerer Blick auf dieses Szenario:

Fragmentierte Systeme und Tools

• Mehrere, unkoordinierte Systeme: Informationen werden in verschiedenen, nicht miteinander verbundenen Systemen oder Datenbanken erfasst und gespeichert, was zu Datensilos führt. Die Mitarbeiter müssen auf mehreren Plattformen navigieren, um Kundeninformationen zu erfassen oder zu überprüfen, was den Prozess verlangsamt.
• Inkonsistente Dateneingabepunkte: Die Datenerfassung kann über verschiedene Kanäle erfolgen (Online-Formulare, E-Mail, Papierdokumente, Telefonanrufe), ohne dass ein einheitliches System zur Konsolidierung dieser Informationen vorhanden ist. Dies führt zu doppelter Arbeit und Unstimmigkeiten bei den erfassten Daten.

Manuelle Prozesse und Papiere

• Umfassende Verwendung von Papierformularen: Oft besteht eine Abhängigkeit von Papierformularen zur Erfassung von Kundendaten und -präferenzen. Die Kunden müssen möglicherweise mehrere Formulare ausfüllen, in denen ähnliche Informationen abgefragt werden, was zu einem sich wiederholenden und zeitaufwändigen Prozess führt.
• Manuelle Dateneingabe und Übertragungen: Die Mitarbeiter geben Daten aus Papierformularen oder verschiedenen digitalen Quellen manuell in das Hauptsystem ein. Dieser manuelle Eingriff erhöht das Risiko von Fehlern und erfordert zusätzliche Zeit für die Überprüfung und Korrektur.

Mangelnde Standardisierung und Fehler

• Inkonsistente Datenerfassung: Ohne standardisierte Prozesse können die gesammelten Informationen von Fall zu Fall erheblich variieren, was die Analyse der Daten und die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen erschwert.
• Hohe Fehlerquoten: Die manuelle Eingabe und die mangelnde Einheitlichkeit des Datenerfassungsprozesses führen zu Fehlern bei Kundenprofilen, Vertragsdetails und finanziellen Berechnungen. Diese Fehler können Verzögerungen, Kundenunzufriedenheit und Probleme bei der Einhaltung von Vorschriften zur Folge haben.

Ineffiziente Kommunikation und Kundenfrustration

• Verspätete Antworten an Kunden: Die Ineffizienz des Datenerfassungsprozesses beeinträchtigt die Pünktlichkeit der Kommunikation mit den Kunden. Verzögerungen bei der Bearbeitung von Anträgen oder der Beantwortung von Anfragen können die Kunden frustrieren und das Vertrauen untergraben.
• Schlechtes Kundenerlebnis: Das Fehlen eines reibungslosen, rationalisierten Prozesses kann zu einem negativen Kundenerlebnis führen. Die Notwendigkeit, dieselben Informationen mehrmals einzugeben, kann in Verbindung mit langsamen Bearbeitungszeiten Kunden davon abhalten, mit ihren Rentenversicherungszahlungen fortzufahren.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Sicherheitsrisiken

• Herausforderungen bei der Einhaltung von Vorschriften: Eine willkürliche Datenverwaltung erschwert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Inkonsistente Daten und Fehler können zur Nichteinhaltung von Branchenvorschriften führen, was Geldstrafen und Rufschädigung zur Folge hat.
• Bedenken in Bezug auf die Datensicherheit: Unzusammenhängende Systeme und der manuelle Umgang mit sensiblen Informationen erhöhen das Risiko von Datenschutzverletzungen und Sicherheitsvorfällen. Ohne robuste Datenschutzmaßnahmen sind Kundeninformationen anfällig für Diebstahl oder unbefugten Zugriff.

Die Quintessenz

Der Datenerfassungsprozess für Rentenversicherungen ist besonders komplex, da das Produkt auf eine langfristige Finanzplanung ausgerichtet ist, eine Anlagenkomponente enthält, regulatorische Anforderungen erfüllen muss und eine dauerhafte Kundenbeziehung erfordert. Die Digitalisierung dieses Prozesses erfordert hochentwickelte Lösungen, die mit der Tiefe und Breite der benötigten Daten umgehen, die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten und sich an Änderungen während der Laufzeit der Rentenversicherung anpassen können.

Die punktuelle und willkürliche Verwaltung des Datenerfassungsprozesses bei Rentenversicherungen führt zu erheblichen Ineffizienzen und Herausforderungen. Dies beeinträchtigt das Kundenerlebnis, erhöht die Betriebskosten und birgt Risiken für die Datengenauigkeit und -sicherheit. Dieses Szenario unterstreicht, wie wichtig es ist, in integrierte, digitale Lösungen zu investieren, die die Datenerfassung rationalisieren, die Genauigkeit verbessern, die Kundenzufriedenheit steigern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten. Durch einen kohärenteren Ansatz können Versicherungsunternehmen ihre Kunden besser bedienen und ihren Wettbewerbsvorteil auf dem Markt stärken.