eSignaturen vs. herkömmliche Signaturen: Eine vergleichende Betrachtung von Effizienz und Kosten

Die digitale Transformation hat die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, verändert - von der Interaktion mit Kunden über interne Arbeitsabläufe bis hin zur Art und Weise, wie wir Dokumente unterschreiben und bearbeiten. Letzteres mag zwar unbedeutend klingen, hat aber eine große Wirkung. In allen Branchen, einschließlich Versicherungen, Finanzdienstleistungen und dem Rechtswesen, sind Verträge und Dokumente, die unterschrieben werden müssen, ein zentraler Bestandteil der täglichen Arbeit. Ob der Unterzeichnungsprozess reibungslos und effizient oder langsam und fehlerbehaftet verläuft, hat erhebliche Auswirkungen auf das Geschäft. Aus diesem Grund entscheiden sich Unternehmen zunehmend für eSignaturen als bevorzugte Lösung für eine effiziente, kostengünstige und sichere Dokumentenabwicklung. In diesem Blog erfahren Sie, wie die Umstellung auf eSignatures Ihre Prozesse rationalisiert, Kosten reduziert und einen Wettbewerbsvorteil bietet. 

Warum die Umstellung auf eSignaturen?

Laut einer Umfrage von Valtech aus dem Jahr 2024 geben 75 % der Führungskräfte in den USA und im Vereinigten Königreich an, dass ihre Unternehmen im nächsten Jahr in die digitale Transformation investieren müssen, und satte 94 % der großen Unternehmen haben eine Strategie für die digitale Transformation. Eines der Ergebnisse dieser weit verbreiteten Bewegung zur Integration digitaler Technologie in so viele Geschäftsbereiche wie möglich ist die Innovation im Bereich der eSignatur. 

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Obwohl in den Vereinigten Staaten im Jahr 2000 der Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (E-SIGN Act) erlassen wurde, hat sich die Technologie seither weiterentwickelt. Mit der COVID-19-Pandemie, die viele Unternehmen dazu zwang, die Dokumentenverarbeitung zu überdenken, kamen die traditionellen, persönlichen Unterzeichnungsmethoden zunehmend aus der Mode. Inmitten von Schließungen und einer deutlichen Zunahme der Fernarbeit wurden eSignaturen für die Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität in allen Branchen unverzichtbar und halfen den Unternehmen, sich an neue Arbeitsweisen anzupassen. 

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Branchen wie die Versicherungs-, Finanz-, Rechts- und Immobilienbranche, in denen eine zeitnahe Dokumentenverarbeitung von entscheidender Bedeutung ist, haben bei der Einführung von eSignaturen eine Vorreiterrolle übernommen. Unternehmen, die eSignaturen einführen, profitieren von zahlreichen Vorteilen, die sowohl durch die Notwendigkeit als auch durch eine längerfristige digitale Transformationsstrategie zur Steigerung der Agilität und Effizienz bedingt sind, darunter:

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• Effizienz: Mit eSignaturen können Sie schnell auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden reagieren, mit kürzeren Transaktionszeiten und sofortiger Dokumentenbearbeitung. Sie stellen sicher, dass selbst Verträge und Vereinbarungen mit mehreren Parteien reibungslos verarbeitet werden, auch in entfernten und hybriden Arbeitsumgebungen, wo die rechtzeitige Fertigstellung von Dokumenten den Unterschied zwischen geringer und hoher Kundenzufriedenheit ausmachen kann.
• Kosteneffizienz: eSignaturen helfen Ihnen, die Kosten für Material und Verwaltungsarbeit zu senken, da weniger Dokumente gedruckt, gescannt und physisch aufbewahrt werden müssen. Dies ist besonders wertvoll, wenn Sie große Mengen an Kundendokumenten wie Verträge und Bewerbungen verarbeiten müssen und den mit herkömmlichem Papierkram verbundenen Aufwand vermeiden wollen.

Verbessertes Kundenerlebnis: eSignaturen bieten Kunden eine einfache, sichere und flexible Möglichkeit, Transaktionen abzuschließen, insbesondere wenn persönliche Interaktionen nicht möglich sind, und lassen sich leicht in digitale Arbeitsabläufe integrieren. Sie schaffen eine nahtlosere Erfahrung für Kunden über Standorte und Zeitzonen hinweg, reduzieren Reibungen in dokumentenlastigen Prozessen und fördern schnellere, transparentere Interaktionen.

Herkömmliche Unterschriften vs. eSignaturen

Erwägen Sie den Umstieg auf eSignaturen? Lassen Sie uns eine Gegenüberstellung von herkömmlichen und elektronischen Signaturen vornehmen, um die Vorteile zu ermitteln, die Sie erwarten können.

Wirkungsgrad 

Beim herkömmlichen Unterzeichnungsprozess werden Verträge oder Formulare ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und per E-Mail oder Post an eine oder mehrere andere Parteien geschickt, die unterschriebenen Formulare erhalten und ausgedruckt - und so weiter und so fort für jede betroffene Partei. Am Ende müssen Sie natürlich all diese physischen Dokumente organisieren und aufbewahren. 

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Im Gegensatz dazu ist der Prozess der digitalen Unterzeichnung schnell und nahtlos und erfordert keine physische Bearbeitung. Sie können das Formular in nur wenigen Minuten versenden, unterschreiben und zurückerhalten. In Branchen wie Finanzdienstleistungen oder Versicherungen, in denen Unterschriften für zeitkritische Dienstleistungen wie die Kredit- oder Schadensbearbeitung benötigt werden, ist die deutliche Verkürzung der Bearbeitungszeiten ein entscheidender Faktor für die Kundenzufriedenheit. 

Kosten

Die Kosten für herkömmliche Signaturen umfassen:

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• Drucken 
• Papier
• Tinte
• Stauraum
• Kurierdienste

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Hinzu kommen die Arbeitskosten, die mit der Verwaltung und Verfolgung von Papierdokumenten verbunden sind.

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Im Vergleich dazu machen eSignaturen physische Ressourcen überflüssig, verringern das Porto und minimieren den Speicherbedarf. Die digitalen Unterlagen sind leicht durchsuchbar und verwaltbar, was wertvolle Verwaltungszeit spart. 

Sicherheit und Konformität

Verträge enthalten eine Menge sensibler Informationen, darunter Finanzdaten, persönliche Informationen und geschützte Details. Gängige Sicherheitsrisiken wie gefälschte Unterschriften, Verlust von Dokumenten und fehlende Verschlüsselung können dazu führen, dass vertrauliche Unternehmens- oder Kundendaten offengelegt werden, was das Vertrauen bricht und Ihren Ruf schädigt. Außerdem können physische Dokumente leicht verändert oder manipuliert werden, was zu Rechtsstreitigkeiten und finanziellen Verlusten führen kann.

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Andererseits sind eSignaturen wesentlich sicherer, da sie eine mehrstufige Authentifizierung, Passwortschutz und Verschlüsselung zur Überprüfung von Identitäten und zum Schutz sensibler Informationen nutzen. Der automatisch erstellte Prüfpfad, ein detailliertes Protokoll jeder an einem Dokument vorgenommenen Aktion, erhöht die Transparenz und Rückverfolgbarkeit. Einmal signierte digitale Dokumente lassen sich leicht auf Manipulationen hinweisen, so dass ein potenzielles Sicherheitsrisiko leicht zu erkennen ist.

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Wichtig ist, dass eSignaturen, die globale Compliance-Standards wie GDPR, ESIGN und eIDAS erfüllen, genauso rechtsverbindlich sind wie herkömmliche Unterschriften und sich daher für jede Art von Vertrag oder Vereinbarung eignen. EasySign von EasySend entspricht den höchsten internationalen Standards, einschließlich GDPR, SOC 2 Typ II, ISO 27001, PCI DSS und HIPAA, und gewährleistet so Sicherheit und Compliance.

Kundenerfahrungen und ihre Auswirkungen auf das Endergebnis

Die herkömmliche Bearbeitung von Dokumenten führt häufig zu Verzögerungen, was wiederum zu Unzufriedenheit bei den Kunden führen kann. Die langen Bearbeitungszeiten, die mit dem Hin- und Herschicken von Dokumenten verbunden sind, führen zu Engpässen und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Kunden ängstlich auf die Genehmigung ihres Versicherungsanspruchs oder den Abschluss ihrer Hypothek warten müssen. 

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Mit eSignatures dauert ein Prozess, der früher Tage dauerte, jetzt nur noch Minuten. Das bedeutet, dass Kunden zeitkritische Prozesse wie Kreditanträge und Vertragsverlängerungen schneller abwickeln können. Und sie müssen sich nicht mehr den Kopf darüber zerbrechen, wo sie einen Scanner finden - mit eSignatures können Kunden Dokumente bequem unterschreiben - jederzeit, überall und mit jedem Gerät. Dieses nahtlose Unterschriftserlebnis erhöht die Kundentreue, Zufriedenheit und Kundenbindung. 

Warum eSignaturen die Zukunft der Unterzeichnung von Dokumenten sind

eSignaturen sind aus gutem Grund auf dem Vormarsch: Sie bieten im Vergleich zu herkömmlichen Signaturen mehr Effizienz, Kosteneffizienz, Sicherheit und Kundenfreundlichkeit. Sie lassen sich mit den Anforderungen Ihres Unternehmens skalieren und ermöglichen es Ihnen, ein größeres Dokumentationsvolumen zu bewältigen, ohne dass Sie mehr Personal oder Ressourcen benötigen. Dank ihrer Flexibilität können sie selbst komplexe Arbeitsabläufe und Transaktionen mit mehreren Parteien unterstützen, so dass sie sich für umfangreiche Verträge mit mehreren Beteiligten eignen.

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Da die digitale Transformation immer weiter voranschreitet, ist die Einführung von eSignatures für Unternehmen, die relevant und wettbewerbsfähig bleiben wollen, zunehmend wichtig. Durch die gute Integration mit anderen digitalen Transformationsinitiativen wie CRM, ERP-Systemen und dynamischen Kundeninteraktionsplattformen unterstützt eSignatures optimierte und effiziente digitale Ökosysteme für zukunftssichere interne und externe Prozesse. 

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EasySend's eSignature Lösung, EasySign, erfüllt komplexe Workflow-Anforderungen ohne hohe Kosten oder fortgeschrittene technische Fähigkeiten. Der einfache Einrichtungsprozess sorgt für eine leichte Akzeptanz, unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens, und Sie erhalten Unterstützung für serielles und paralleles Signieren, was ideal für mehrstufige Genehmigungen ist. Versenden Sie so viele Dokumente, wie Sie benötigen, ohne zusätzliche Gebühren mit erschwinglichen, skalierbaren Tarifen, die mit Ihrem Unternehmen wachsen. Echtzeitverfolgung und automatische Erinnerungen sorgen für Transparenz und Termintreue, während Sicherheits- und Compliance-Funktionen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in stark regulierten Branchen unterstützen.

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