Ist eine maschinelle Unterschrift rechtsverbindlich? Und weitere Fragen

Was ist eine maschinelle Unterschrift? Maschnielle Unterschriften  kurz erklärt.

Seit dem Altertum werden verschiedene Arten von Unterschriften verwendet, um die Zustimmung zu Verträgen zu bekunden. Bis vor einigen Jahren wurden die meisten Unterschriften handschriftlich auf Papier geleistet, was als „eigenhändige Unterschrift” bezeichnet wird. Seit Ende der 90er und Anfang der 80er Jahre, als Prozesse in allen Branchen immer stärker digitalisiert wurden, sind maschinelle Unterschriften jedoch viel häufiger geworden. 

Eine maschinelle Unterschrift ist genau das, wonach es klingt – ein elektronisches Symbol oder Verfahren, das mit einem Datensatz oder Vertrag verbunden ist. Maschinelle Unterschriften entsprechen im Grunde handschriftlichen Unterschriften, nur werden sie in einer digitalen Umgebung erstellt. Allerdings gibt es große Unterschiede zwischen den einzelnen Plattformen und Branchen, und nicht alle maschinellen Unterschriften sind rechtsverbindlich. Erschwerend kommt hinzu, dass die Gesetze für maschinelle Unterschriften von Land zu Land unterschiedlich sind. Zum besseren Verständnis haben wir aufgeschlüsselt, was Sie über maschinelle Unterschriften wissen müssen, und erklären, warum sie in vielen Branchen zu einem so wichtigen Element der Kundendatenerfassung und anderer Prozesse geworden sind.  

Maschinelle Unterschrift vs. elektronische Unterschrift

Bevor wir uns mit der Verwendung von maschinellen Unterschriften befassen, sollten wir definieren, was sie überhaupt sind. Zunächst einmal werden die Begriffe „maschinelle Unterschrift” und „elektronische Unterschrift” oder „E-Signatur” häufig synonym verwendet. 

DieUS-Bundesvorschriften definieren elektronische Signaturen als: „einen elektronischen Ton, ein elektronisches Symbol oder einen elektronischer Prozess, der an einen Datensatz angehängt oder logisch mit ihm verbunden ist und von einer Person mit der Absicht ausgeführt oder gewählt wird, den Datensatz zu unterzeichnen". Das schließt die Eingabe Ihres Namens oder Ihrer PIN in ein Online-Formular ein – die Handlung, die am häufigsten als maschnielle Unterschrift angesehen wird –, kann aber auch alles andere sein, vom Klicken auf „Zustimmen” auf einer Website über die eigenhändige Unterschrift mit dem Finger auf einem mobilen Gerät bis hin zu einer umfassenden E-Signatur-Lösung, die eine spezielle API verwendet.

In manchen Fällen reicht eine einfache maschinelle Unterschrift aus. In anderen Fällen ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur erforderlich. Diese Unterschriften sind mit einem „elektronischen Siegel” versehen und werden über einen„elektronischen Einschreibedienst” übermittelt, der einen Nachweis über den Umgang mit den übermittelten Daten erbringen kann. 

Ein weiterer Begriff, der oft mit maschinellen Unterschriften verwechselt wird, ist die digitale Signatur. Der Begriff „digitale Signatur” wird in der Regel verwendet, um so genannte „qualifizierte elektronische Signaturen” oder Signaturen zu beschreiben, die über verschiedene Schutzmechanismen verfügen, die verhindern, dass andere als die befugten Personen die Signatur bearbeiten oder verfälschen können. Qualifizierte elektronische Signaturen müssen über ein Zertifikat verfügen, das auf öffentlichen Schlüsseln basiert, die auf einer kryptografischen Karte (oder einem gleichwertigen Gerät) mit einem doppelten Authentifizierungsfaktor ausgestellt wurden. Außerdem muss der Unterzeichner zuvor von einer geprüften Stelle identifiziert worden sein.

Vorteile einer maschinellen Unterschrift

Maschinelle Unterschriften haben viele Vorteile, unter anderem die folgenden. 

Umweltfreundlich

Unternehmen, die auf eigenhändige Unterschriften angewiesen sind, erzeugen eine enorme Menge an Papiermüll. Maschnielle Unterschriften erzeugen viel weniger Abfall und sind daher für Unternehmen die umweltfreundlichere Wahl. 

Kundenerlebnis

Der größte Vorteil einer maschinellen Unterschrift liegt im Kundenerlebnis. Anstatt in ein Büro zu kommen, um Dokumente zu unterschreiben, oder sich mit dem Ausdrucken, Unterschreiben und Scannen der unterschriebenen Dokumente herumzuschlagen, können Kunden Dokumente einfach auf ihrem bevorzugten Gerät als nahtlosen Teil des Prozesses, den sie implementieren, verifizieren. 

Betrugsprävention

Wie jedes Kind, das schon einmal unentschuldigt in der Schule gefehlt hat, weiß, ist es sehr einfach, eine Unterschrift zu fälschen. Die Gültigkeit und Zuordnung von eigenhändigen Unterschriften kann nur durch den sorgfältigen Vergleich von Kopien der Unterschrift der betreffenden Person festgestellt werden. Das ist zeitaufwändig, teuer und auch fehleranfällig. Maschinelle Unterschriften sind schwieriger zu fälschen und leichter zu überprüfen, was sie in den meisten Fällen zu einer besseren und effizienteren Alternative macht. 

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Welche rechtlichen Folgen hat die Verwendung einer maschinellen Unterschrift?

Bei der Verwendung von maschinellen Unterschriften muss sichergestellt werden, dass sie den spezifischen Anforderungen des Landes und den Umständen, in denen sie verwendet werden, entsprechen. In der eIDAS-Verordnung werden beispielsweise drei Stufen elektronischer Signaturen für die Mitglieder der Europäischen Union unterschieden, und es wird angegeben, wann und wo sie verwendet werden können. Die US-Bundesverordnungen beschreiben die Anforderungen für die Verwendung in den Vereinigten Staaten, und andere Länder haben jeweils ihre eigenen Gesetze.  

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Im Allgemeinen verlangt das Vertragsrecht in den meisten Ländern, dass jede Unterschrift, ob handschriftlich oder elektronisch, drei Hauptkomponenten aufweist: Absicht, Identität und Integrität. Absicht bedeutet, dass Sie nachweisen können müssen, dass die Person, die das Dokument unterzeichnet hat, dies in der Absicht getan hat, eine verbindliche Vereinbarung zu schließen. Außerdem müssen Sie in der Lage sein, die Identität der Person zu überprüfen, die den Vertrag unterzeichnet hat. Integrität bedeutet, dass Sie nachweisen können müssen, dass das Dokument nach seiner Unterzeichnung nicht geändert wurde. 

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Dennoch können maschinelle Unterschriften nicht unter allen Umständen verwendet werden. Die Gesetze, die festlegen, wann sie verwendet werden können und wann nicht, variieren von Land zu Land, aber in den Vereinigten Staaten sind maschinelle Unterschriften in den folgenden Fällen nicht rechtsgültig: 

• Die Abfassung/Bestätigung von Testamenten, Kodizillen und testamentarischen Verfügungen
• Die Erstellung von offiziellen Gerichtsdokumenten
• Die Ausarbeitung von Adoptions-, Trennungs- oder Scheidungsvereinbarungen
• Die Beendigung von Lebensversicherungsleistungen
• Die Dokumentation für den Umgang mit gefährlichen/toxischen Stoffen während des Transports
• Die Erstellung von Verträgen, die dem UCC (Uniform Commercial Code) unterliegen

Verwendung von maschinellen Unterschriften nach Branchen

Maschinelle Unterschriften können in fast jeder Branche eingesetzt werden und sind besonders effektiv in Unternehmen, die im Business-to-Consumer-Bereich (B2C) große Mengen von Kundentransaktionen mit erheblichen rechtlichen Auswirkungen durchführen. Dazu gehören: 

Bankwesen

Banken haben traditionell zeitaufwändige, umständliche, papierlastige Verfahren für gängige Vorgänge wie die Eröffnung von Konten und die Änderung von Krediten verwendet. Durch die Umstellung auf die maschinelle Unterschrift ermöglichen die Banken es ihren Kunden, sämtliche Transaktionen und Prozesse über einen einzigen Kanal abzuwickeln und die für die Erfassung und Bearbeitung des enormen Papieraufkommens erforderlichen Ressourcen einzusparen. 

Versicherung

Die Aufnahme von Versicherungskunden und die Bearbeitung von Versicherungsansprüchen ist immer mit umfangreichen Papierformularen verbunden, einschließlich Erklärungen, Beweisen und anderen Belegen. Das Einholen handschriftlicher Unterschriften für alle Elemente, die in einem Versicherungsfall benötigt werden, bedeutet oft ein langwieriges Hin und Her zwischen Agenten und Kunden, was die Bearbeitung der Schadenfälle verzögert, die Kunden frustriert und die Kosten in die Höhe treibt. Die Umwandlung dieser Prozesse in digitale Journeys mit maschinellen Unterschriften vereinfacht den Prozess für die Kunden und spart dem Versicherungsanbieter organisatorische Ressourcen. 

Gesundheitswesen

Bei der Patientenaufnahme und vielen anderen Prozessen im Gesundheitswesen müssen die Patienten eine Verzichtserklärung unterschreiben, mit der sie der Behandlung zustimmen, die sie erhalten sollen. Das Sammeln und Verarbeiten dieser Art von Dokumentation in Echtzeit kann mit maschinellen Unterschriften viel einfacher und schneller erfolgen. 

Gibt es Risiken bei der Verwendung einer maschinellen Unterschrift?

Es gibt viele verschiedene Arten von maschinellen Unterschriften, und einige sind viel riskanter als andere. Einfache maschinelle Signaturen bieten keinen Schutz vor Manipulationen und keine Möglichkeit, Änderungen am Dokument zu verfolgen. Daher ist es wichtig, die Option für eine maschinelle Unterschrift sorgfältig auszuwählen und eine auszusuchen, die ein rechtsverbindliches Dokument erzeugt, bei dem jede Aktion auf einem digitalen Formular zur schnellen und einfachen Überprüfung und zur Verhinderung von Betrug verfolgt werden kann.

Wie Sie maschinelle Unterschriften in Ihren Prozessen zur Kundenaufnahme verwenden können

Maschinelle Unterschriften sind ein wichtiges Element einer nahtlosen und intuitiven digitalen Customer-Journey, von der Kundenaufnahme bis zu laufenden Aktivitäten und Prozessen. Anstatt die Customer-Journey zu unterbrechen, können maschinelle Unterschriften in sie integriert werden, wodurch Reibungsverluste und das Risiko, dass der Kunde einen Prozess vorzeitig abbricht, verringert werden. 

Lösungen wie EasySign machen es einfach, maschinelle Unterschriften in Ihre Customer-Journey zu integrieren, und erfüllen außerdem gesetzliche Anforderungen, indem sie verschiedene Identifizierungsoptionen und einen Prüfpfad zur Sicherstellung der Dokumentenintegrität bieten. Die E-Signature-API von EasySend ermöglicht es Ihnen sogar, Unterschriftsanfragen innerhalb bestehender Online-Formulare und Prozesse auszulösen. Die sichere und skalierbare Zwei-Wege-Integration funktioniert mit Ihrem bestehenden CRM, so dass Sie das Versenden von Links und das Signieren von Formularen automatisieren und gleichzeitig Ihre Datenerfassung und Dateierstellung rationalisieren können. Diese Signaturlösung für Unternehmen macht es einfach, jeden manuellen Prozess in ein digitales Erlebnis zu verwandeln.