Rationalisierung von Einreichungen und Erfassung zusätzlicher Daten im Underwriting

Versicherungsgesellschaften stützen sich in hohem Maße auf das Underwriting als Schlüsselelement ihres Geschäfts. Im Rahmen dieses Prozesses bewerten sie das Risiko, das mit der Versicherung eines potenziellen Versicherungsnehmers verbunden ist, und können so die Prämien für den Versicherungsschutz festlegen.

Problem beim Einreichungsprozess

Viele Versicherungsunternehmen verlassen sich auf manuelle Prozesse – wie E-Mails und Telefonanrufe –, um die Antragsdaten zu erfassen. Bei diesem Prozess sind häufig Vertreter beteiligt, die ACORD-Formulare manuell ausfüllen und PDF-Dateien austauschen müssen.

Während des Einreichungsprozesses können die Versicherungsvertreter zusätzliche Daten vom Versicherungsnehmer anfordern, um dessen Risiko zu bewerten. Dies kann mühsam sein, da es oft schwierig ist, zu erkennen, woher die einzelnen Informationen stammen, und ihre Richtigkeit zu bestätigen.

ACORD-Formulare im Underwriting

ACORD-Formulare sind standardisierte Dokumente, die in der Versicherungsbranche für verschiedene Zwecke verwendet werden. Einer der Hauptzwecke der ACORD-Formulare ist die Bereitstellung von Informationen für das Underwriting. Diese Formulare enthalten in der Regel Informationen über den Versicherungsnehmer und seinen Versicherungsbedarf sowie alle relevanten Details über die beantragte Deckung.

ACORD steht für die Association for Cooperative Operations Research and Development. Die Organisation wurde 1970 mit dem Ziel gegründet, die Kommunikation in der Versicherungsbranche zu standardisieren und zu rationalisieren. Die ACORD-Formulare sind so konzipiert, dass sie einfach zu verwenden und zu verstehen sind, und sie werden von Versicherern, Maklern und anderen Fachleuten der Branche weitgehend akzeptiert.

Die ACORD-Formulare enthalten wichtige Angaben über den Versicherungsnehmer und seinen Versicherungsbedarf, die es dem Underwriter ermöglichen, das Risiko der Versicherung des Versicherungsnehmers einzuschätzen und die angemessenen Prämien für den Versicherungsschutz zu bestimmen.

ACORD-Formulare können in verschiedenen Formaten an Underwriter gesendet werden, je nach den spezifischen Bedürfnissen und Präferenzen der Versicherungsgesellschaft und des Underwriters. 

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie Agenten ausgefüllte ACORD-Formulare an Underwriter senden können:

1. E-Mail: Agenten können die ausgefüllten ACORD-Formulare als PDF oder als andere elektronische Datei per E-Mail an den Underwriter senden.
2. Online-Portale: Viele Versicherungsunternehmen verfügen über Online-Portale, über die die Vertreter ACORD-Formulare elektronisch einreichen können. Der Underwriter kann dann über das Portal auf die Formulare zugreifen und sie nach eigenem Ermessen prüfen.
3. Fax: Obwohl heutzutage weniger üblich als E-Mail oder Online-Portale, können Agenten ausgefüllte ACORD-Formulare auch per Fax an Underwriter senden.
4. Physische Kopien: ACORD-Formulare können auch als physische Kopien versandt werden, beispielsweise als gedrucktes Dokument oder als Kopie auf einer CD oder einem USB-Laufwerk. Dies wird in der Regel gemacht, wenn die Formulare sensible oder vertrauliche Informationen enthalten, die auf sichere Weise übermittelt werden müssen.

Das Problem der manuellen Datenerfassung für das Underwriting

Das Hauptproblem bei manuellen Einreichungsverfahren und der Erfassung zusätzlicher Daten ist, dass sie unglaublich zeitaufwändig und ineffizient sein können. Das manuelle Ausfüllen von ACORD-Formularen kann beispielsweise sehr viel Zeit in Anspruch nehmen, da der Bevollmächtigte überprüfen muss, ob die Formulare korrekt ausgefüllt sind und die angegebenen Informationen stimmen.

Fehlen jedoch Angaben im Formular oder ist es falsch ausgefüllt, muss der Versicherer möglicherweise zusätzliche Informationen vom Versicherungsmakler anfordern, was den Prozess weiter verzögern kann.

Ein weiteres Problem ist die ineffiziente Hin-und- her-Kommunikation zwischen Agenten, Versicherungsnehmern und Underwritern während des gesamten Prozesses. Die manuelle Nachverfolgung von E-Mails, Telefonanrufen und PDFs kann ein langwieriger Prozess sein, der Verzögerungen oder Fehlern nach sich ziehen kann, was wiederum zu Problemen bei der Risikoübernahme, wie z. B. abgelehnten Anträgen, führen kann.

Darüber hinaus kann das manuelle Ausfüllen von Anträgen und ACORD-Formularen mühsam sein und Fehler zulassen. Dies gilt insbesondere, wenn in kurzer Zeit eine große Anzahl von Anträgen bearbeitet werden muss. Irrtümer bei der Dateneingabe können nicht nur den Prozess verlangsamen, sondern auch zu kostspieligen Fehlern führen, die vermeidbar gewesen wären.

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Die Lösung für Probleme bei der Einreichung von Anträgen und der Erfassung zusätzlicher Daten

Digitale Tools können dazu beitragen, den Einreichungsprozess zu rationalisieren, indem sie es den Agenten ermöglichen, Kundendaten schnell zu erfassen und ACORD-Formulare auszufüllen.

Durch die digitale Datenerfassung entfällt die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe, da alle Daten direkt in Ihre Underwriting-Systeme eingespeist werden. Dadurch wird das Fehlerpotenzial erheblich reduziert und die Genauigkeit verbessert. Darüber hinaus können digitale Tools auch bestimmte Teile des Prozesses automatisieren, z. B. das Sammeln von elektronischen Unterschriften von Versicherungsnehmern oder das Senden von Erinnerungen an Vertreter, wenn Formulare fällig sind.

Digitale Lösungen können auch eine einheitliche Plattform bieten, auf der alle am Underwriting-Prozess beteiligten Parteien – Vertreter, Versicherungsnehmer und Underwriter – einfach auf die Anträge zugreifen, sie ausfüllen und verfolgen können. Dadurch werden zeitaufwändige manuelle Prozesse und Hin-und-her-Kommunikation reduziert.

Die Anforderung zusätzlicher Unterlagen und Informationen ist dank automatisierter Formulare und Benachrichtigungen ein Kinderspiel.

Sie haben nicht nur einen besseren Überblick über die von Ihnen erfassten Daten, sondern können auch das Risiko schnell und genau einschätzen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihre Kunden einen fairen Preis für ihren Versicherungsschutz zahlen, und gleichzeitig kostspielige Fehler vermeiden.

Es liegt auf der Hand, dass die manuelle Datenerfassung und -übermittlung zeitaufwändig, ineffizient und fehleranfällig sein kann. Digitale Lösungen bieten jedoch einen effizienteren Ansatz, indem sie bestimmte Teile des Prozesses automatisieren und gleichzeitig Einblick in die Kundendaten gewähren.

Durch den Einsatz dieser Tools können Versicherungsunternehmen sicherstellen, dass sie schnell und effizient genaue Informationen sammeln, um das Risiko richtig einzuschätzen und sicherzustellen, dass die Kunden einen angemessenen Preis für ihren Versicherungsschutz zahlen.

Versicherungsunternehmen, die digitale Lösungen für ihre Underwriting-Prozesse nutzen, können Zeit, Ressourcen und Geld sparen – und das bei deutlich höherer Genauigkeit und weniger Fehlern.

Letztlich sind digitale Lösungen der Schlüssel, wenn es darum geht, die Einreichung von Anträgen und die zusätzliche Datenerfassung im Underwriting zu rationalisieren.