12 Schritte zur Digitalisierung Ihres manuellen Datenerfassungsprozesses

Sie haben also beschlossen, Ihre Papier- oder PDF-Formulare in digitale Formulare umzuwandeln – das ist fantastisch! Aber wo sollen Sie anfangen?

Im Folgenden finden Sie 12 wichtige Schritte, um Ihre Reise zur Datenumwandlung zu beginnen:

1. Definieren Sie Ihre Ziele und Vorstellungen.

Was erhoffen Sie sich von der Digitalisierung Ihres Datenerfassungsprozesses? Bessere Effizienz? Weniger Fehler bei der Dateneingabe? Eine bessere Benutzerfreundlichkeit für Ihre Kunden oder Mitarbeiter? Wenn Sie Ihre Ziele klar definieren, können Sie die richtige Technologie und Lösung für Ihre Bedürfnisse auswählen.

Bei der Datentransformation gibt es keine Einheitsgröße – stellen Sie also sicher, dass Sie die für Sie passende Lösung auswählen.

2. Verstehen Sie Ihren momentanen Prozess.

Zeichnen Sie Ihren derzeitigen Datenerfassungsprozess von vorne bis hinten nach. Wer sammelt die Daten? Wie werden sie in Ihr System eingegeben? Welche Schritte zur Datenvalidierung und -überprüfung gibt es?

Wenn Sie Ihren aktuellen Prozess verstehen, können Sie Ineffizienzen und potenzielle Verbesserungen erkennen. Außerdem erhalten Sie so eine Grundlage, um den Erfolg Ihrer digitalen Datentransformation zu messen.

Eine weitere wichtige Frage ist, wer Ihre Formulare verwenden wird. Mitarbeiter? Kunden? Lieferanten? Jede Art von Benutzer hat andere Bedürfnisse, daher ist es wichtig, ihre Erwartungen an die Dateneingabe zu kennen.

3. Identifizieren Sie Probleme bei der Dateneingabe

Was sind die größten Probleme bei Ihrem Dateneingabeprozess? Gibt es viele Daten, die manuell eingegeben werden müssen? Gibt es Schritte zur Datenvalidierung oder -überprüfung, die die Dateneingabe verlangsamen?

Die Identifizierung von Problemen bei der Dateneingabe hilft Ihnen, Prioritäten zu setzen, welche Formulare zuerst digitalisiert werden sollen. Außerdem erhalten Sie dadurch Erkenntnisse darüber, wie Sie Ihre digitalen Datenerfassungsformulare am besten gestalten können.

4. Zeichnen Sie Ihre Customer-Journey auf

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um alle Daten zu erfassen, die Sie derzeit in Ihren Formularen sammeln. Welche Datenpunkte sind unerlässlich? Welche könnten optional sein? Welche Daten müssen Sie erfassen, um Ihre Ziele zu erreichen?

Wenn Sie Ihre Daten auf diese Weise organisieren, können Sie digitale Datenerfassungsformulare erstellen, die verschlankt und einfach zu verwenden sind.

‍

5. Zeichnen Sie Ihren Arbeitsablauf auf

Jetzt, da Sie Ihre Daten kennen, ist es an der Zeit, den Datenfluss in Ihrem Unternehmen zu beschreiben. Wer ist für die Erfassung der Daten verantwortlich? Wer muss auf sie zugreifen? Wie werden die Daten derzeit gespeichert und weitergegeben? Die Beantwortung dieser Fragen gibt Ihnen eine bessere Vorstellung davon, wo die digitale Datentransformation die größten Auswirkungen zeitigen kann.

Die Automatisierung erfordert einen ungehinderten Datenfluss zwischen verschiedenen Systemen – daher ist es wichtig, die Abhängigkeiten in Ihrem aktuellen Arbeitsablauf zu verstehen.

6. Richten Sie Datenvalidierung und -überprüfung ein

Fehler bei der Dateneingabe können sich in erheblichem Maße auf Ihr Unternehmen auswirken, daher ist es wichtig, eine Datenvalidierung und -überprüfung einzurichten. Dies kann die Einrichtung von Dateneingaberegeln, die Verwendung von Datenbereinigungstools oder die Integration von Datenvalidierungsdiensten Dritter beinhalten.

Legen Sie im Voraus fest, wie mit Fehlern umgegangen werden soll: Können die Benutzer sie selbst korrigieren oder müssen sie jemanden um Hilfe bitten?

7. Überlegungen zum UX/UI-Design

Jetzt ist es an der Zeit, mit der Gestaltung Ihrer digitalen Formulare zu beginnen. Denken Sie bei der Festlegung des Layouts, der Felder und der Regeln für die Datenüberprüfung an Ihre Formularnutzer. Achten Sie auf die allgemeine Benutzerfreundlichkeit und stellen Sie sicher, dass Ihre Formulare auf allen Geräten zugänglich sind.

Bei der Gestaltung von Formularen für die digitale Datenerfassung gibt es viele komplizierte Details zu beachten. Aber wenn Sie Ihre Benutzer in den Mittelpunkt stellen, werden Sie einen guten Start haben.

8. Setzen Sie Ihre Lösung um

Jetzt ist es an der Zeit, Ihren Plan in die Tat umzusetzen. Programmieren Sie Ihre Formulare von Grund auf neu, oder nutzen Sie eine No-Code-Plattform, um sie rasch zu erstellen.

Zwei entscheidende Faktoren, die es zu berücksichtigen gilt, sind der Zeitplan und das Budget.

Wenn Sie von Grund auf neu programmieren, erhalten Sie die größte Flexibilität, aber die Implementierung dauert auch am längsten. Eine No-Code-Plattform lässt sich schneller erstellen und einfacher benutzen, aber Sie müssen möglicherweise Abstriche bei der Flexibilität machen. Es kommt darauf an, das richtige Gleichgewicht für Ihr Unternehmen zu finden.

9. Integrieren Sie Ihre Formulare

Sobald Ihre Formulare entworfen sind, müssen Sie sie mit dem Rest Ihres Datenökosystems integrieren. Dies kann die Verbindung mit Datenquellen von Drittanbietern, die Einrichtung von Datensynchronisationen oder Datenaktualisierungen in Echtzeit oder die Integration mit anderen Geschäftsanwendungen wie CRM- oder Schadenbearbeitungssoftware beinhalten.

Die Integration in beide Richtungen ist für die Effizienz der Dateneingabe unerlässlich – andernfalls müssen die Daten manuell in mehrere Systeme eingegeben werden.

10. Starten und testen Sie Ihre Formulare

Bevor Sie Ihre digitalen Datenerfassungsformulare in Betrieb nehmen, sollten Sie sie zunächst testen. Vergewissern Sie sich, dass alle Datenfelder korrekt zugeordnet werden und dass der Datenfluss zwischen den verschiedenen Systemen reibungslos funktioniert.

11. Schulen Sie Ihre Benutzer

Wenn Sie digitale Formulare für Mitarbeiter einführen, die an Papierformulare gewöhnt sind, müssen diese im Umgang mit dem neuen System geschult werden. Stellen Sie sicher, dass Sie klare Anweisungen geben und genügend Zeit für Fragen einräumen. Vielleicht möchten Sie auch Anreize für diejenigen bieten, die das System frühzeitig einführen.

Die Annahmeraten werden höher sein, wenn die Nutzer sich mit dem neuen System sicher und wohl fühlen.

12. Überwachen und optimieren Sie Ihren Datenerfassungsprozess

Sobald Ihr digitaler Datenerfassungsprozess eingerichtet ist, ist es wichtig, ihn kontinuierlich zu überwachen. Achten Sie auf Fehler bei der Dateneingabe, die Zufriedenheit der Benutzer und die allgemeine Datenqualität. Verfolgen Sie die Dateneingabe- und Fehlerquoten sowie die allgemeine Zufriedenheit. Passen Sie Ihre Formulare bei Bedarf an, um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. Und vergessen Sie nicht, den Erfolg Ihrer Datenumwandlung zu feiern!