Aufgedeckt: 7 Möglichkeiten, wie die gemeinsame Nutzung von E-Mail-Dokumenten Ihr Unternehmen gefährdet

Der Versand sensibler Dokumente per E-Mail ist eine riskante und nicht mehr zeitgemäße Art, mit Kundendaten umzugehen. Dennoch ist dies eine gängige Praxis bei vielen Banken und Finanzinstituten. In Ermangelung einer sicheren und zuverlässigen Plattform für den Dokumentenaustausch greifen viele Organisationen auf E-Mails als primäres Mittel für den Austausch sensibler Kundendaten zurück, darunter Verträge, persönliche Ausweisdokumente und andere Finanzinformationen:

• Identitätsnachweis, z. B. Reisepass oder Führerschein
• Wenn Kunden einen Kredit beantragen müssen, können sie Nachweise über ihre finanzielle Lage und andere Belege direkt per E-Mail an die Bank senden.
• Es kann vorkommen, dass Kunden vertrauliche Informationen im Zusammenhang mit Steuern oder anderen rechtlichen Angelegenheiten per E-Mail weitergeben müssen; dazu könnten Einkommensnachweise oder Bestätigungen von anderen Finanzinstituten gehören.
• Die Banken können ihre Kunden auch auffordern, Kopien von Rechnungen und Quittungen vorzulegen, wenn diese bestimmte Dienstleistungen oder Produkte wie Kreditkarten oder Hypotheken beantragen.
• Unternehmen, die einen Kredit bei einer Bank beantragen, müssen Geschäftspläne und Verträge sicher per E-Mail übermitteln, damit sie von den Vertretern der Bank geprüft und genehmigt werden können.

Das Sammeln und Weitergeben von Kundendokumenten ist ein wichtiger Bestandteil des Betriebs eines Finanzinstituts, und dies sind nur einige Beispiele für die Arten von Dokumenten, die Finanzinstitute per E-Mail austauschen.

E-Mails sind jedoch anfällig für böswillige Angriffe und Datenschutzverletzungen, wodurch vertrauliche Kundeninformationen gefährdet werden können, was sich wiederum auf mehrere Beteiligte auswirken kann, darunter Kunden, Mitarbeiter und Drittpartner. Erschwerend kommt hinzu, dass E-Mails die Nachverfolgung des Dokumentenaustauschs erschweren, so dass Sie im Falle eines Rechtsstreits oder eines Verstoßes gegen die Vorschriften keinen Prüfpfad haben. 

Wenn sich Ihr Finanzinstitut beim Austausch von Kundendokumenten auf E-Mails verlässt, ist es verschiedenen Risiken ausgesetzt, die zu Umsatzeinbußen, Rufschädigung und Bußgeldern führen können. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Fälle, in denen der Austausch von Dokumenten per E-Mail für Finanzinstitute problematisch sein kann:

1. Nichterfüllung der gesetzlichen Anforderungen

Das Versenden von E-Mails mit sensiblen Informationen im Hauptteil der Nachricht kann es erschweren, nachzuvollziehen, wer auf das Dokument zugegriffen oder es angesehen hat, was jedoch von vielen Aufsichtsbehörden gefordert wird. Wenn sie nicht wissen, wer die Dokumente gesehen hat, könnten Banken und andere Finanzinstitute Geldbußen und Strafen für die Nichteinhaltung von Datenschutzanforderungen wie der Datenschutz-Grundverordnung riskieren.

2. Mangelnde Datensicherheit

E-Mails sind kein sicherer Weg, um Kundendokumente auszutauschen, da E-Mails leicht von Cyberkriminellen oder böswilligen Akteuren abgefangen werden können, die die Informationen für Identitätsdiebstahl, Betrug und andere illegale Aktivitäten nutzen könnten. Außerdem können E-Mail-Server Malware enthalten, die weiteren Schaden anrichten kann, wenn Unbefugte darauf zugreifen.

3. Verlorene oder gestohlene Dokumente

E-Mails können leicht verloren gehen, insbesondere wenn ein Kunde mehrere E-Mail-Konten verwendet oder das Dokument nicht ordnungsgemäß auf dem Server gespeichert ist. Außerdem sind E-Mails anfällig für Hacker und böswillige Angriffe, was zu verloren gegangenen Dokumenten oder gestohlenen Informationen führen kann.

4. Verlust der Kontrolle über Dokumente

Wenn Sie sensible Kundendaten per E-Mail versenden, kann das Dokument in die Hände jeder beliebigen Personen gelangen, die Zugriff auf das Konto des Empfängers hat. Dies könnte bedeuten, dass die vertraulichen Informationen der Kunden nicht mehr der Kontrolle Ihres Unternehmens unterliegen. Ohne eine sichere Plattform für den Dokumentenaustausch haben Sie möglicherweise auch kaum Einblick, wer sonst noch Zugriff auf die freigegebenen Kundendokumente hat.

5. Fehlender Prüfpfad

Bei der E-Mail-Kommunikation kann es schwierig sein, nachzuweisen, wer an einem Gespräch oder einer Vereinbarung beteiligt war, was zu Rechtsstreitigkeiten führen kann, die kostspielige Prozesse nach sich ziehen können. Ohne einen Prüfpfad zum Nachweis der Kommunikation sind Finanzinstitute unter Umständen nicht in der Lage, Ansprüche abzuwehren oder ihre Interessen vor Gericht zu vertreten.

6. Fehler und Irrtümer

Es gibt keine Möglichkeit, Datenpunkte in einem per E-Mail gesendeten Anhang automatisch zu validieren, ohne jedes gesendete Dokument manuell zu prüfen oder es mit einer OCR-Lösung zu bearbeiten. Dies könnte zu Fehlern oder verlorenen Dokumenten führen, was wiederum verpasste Chancen und kostspielige Verzögerungen nach sich zieht.

7. Erhöhtes Betrugsrisiko

Finanzinstitute werden immer anfälliger für Betrug, einschließlich Identitätsdiebstahl und Geldwäsche. Der E-Mail-basierte Dokumentenaustausch erhöht das Risiko für diese Aktivitäten, da sensible Informationen oft in unverschlüsselten Anhängen gespeichert oder über ungesicherte E-Mail-Server verschickt werden.

8. Ineffiziente Dokumenten-Workflows

Ohne ein automatisiertes System für die Sammlung und den Austausch von Dokumenten müssen die Mitarbeiter häufig große Mengen von E-Mails manuell sortieren, was zu Verzögerungen und Fehlern führen kann.

Beim Versand von Dateien per E-Mail kann es schwierig sein, den Überblick über mehrere Versionen desselben Dokuments zu behalten. Es ist wichtig, ein sicheres System für den Dokumentenaustausch einzurichten, das die Nutzer nachvollziehen lässt, wer Zugang zu den Kundeninformationen hat und wann Änderungen vorgenommen werden.

9. Ineffiziente Zusammenarbeit

Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten per E-Mail kann die Zusammenarbeit mit anderen Beteiligten erschweren, da es keine einfache Möglichkeit gibt, zu verfolgen, wer ein Dokument angesehen oder bearbeitet hat.

Es kann Tage dauern, bis ein Dokument vom Kunden zurückgeschickt wird, und es gibt keine Möglichkeit, den Fortschritt der Bearbeitung zu verfolgen.

10. Daten sind schwer zu finden

E-Mails nach einem bestimmten Dokument zu durchsuchen kann sehr zeitaufwändig sein. Bei E-Mails ist es unmöglich zu wissen, ob die neueste Version des Dokuments gesendet wurde, und es kann sein, dass Sie das Gesuchte nicht schnell finden können.

Außerdem lässt sich bei E-Mails nicht nachverfolgen, wann und wie Dokumente ausgetauscht werden, d. h. Sie haben keine Möglichkeit festzustellen, ob Dateien oder Dokumente mit vertraulichen Informationen ordnungsgemäß gesendet und empfangen werden.

Die Quintessenz

Da so viele sensible Daten über unsichere Kanäle ausgetauscht werden, besteht ein dringender Bedarf an sicheren Lösungen für den Dokumentenaustausch, um Kundeninformationen vor potenziellen Bedrohungen zu schützen.

Fazit: Die Übertragung von Dateien per E-Mail birgt Risiken für Kunden und Unternehmen gleichermaßen. Um die Sicherheit und Effizienz zu maximieren, sollten Unternehmen erwägen, E-Mail als Plattform für den Dokumentenaustausch durch eine automatisierte Lösung zu ersetzen, die speziell für die digitale Dokumentenverwaltung entwickelt wurde.

Um zu gewährleisten, dass Kundendokumente sicher und gesetzeskonform bleiben, sollten Finanzinstitute den Dokumentenaustausch per E-Mail auf sicherere Plattformen verlagern, die für die Übertragung sensibler Informationen ausgelegt sind.

Plattformen zur digitalen Datenerfassung wie EasySend bieten einen sicheren Kanal für den Austausch und die Speicherung von Dokumenten. Mit Funktionen wie 2FA, Verschlüsselung und Datenvalidierung können Finanzinstitute Dateien sicher zwischen Kunden und dem Unternehmen übertragen sowie den Dokumentenaustausch in Echtzeit verfolgen und verfügen zudem über einen Prüfpfad für alle Aktivitäten.