Warum es wichtig ist, Einreichungs- und Erfassungsprozesse im Underwriting zu rationalisieren

Machen wir uns nichts vor – der derzeitige Arbeitsablauf für die Einreichung und Erfassung von Versicherungsanträgen im Underwriting enthält mehrere wichtige Reibungspunkte und Ineffizienzen, die zu erheblichen Problemen und Herausforderungen führen. 

In diesem Blog-Beitrag werden die Probleme mit den derzeitigen Prozessen erläutert, und es wird gezeigt, wie durch deren Optimierung der gesamte Underwriting-Prozess beschleunigt und verbessert werden kann.

Die Probleme liegen in den Prozessen

Nachdem wir den gesamten Prozess der Einreichung und Erfassung aufgeschlüsselt hatten, konnten wir zahlreiche Herausforderungen und Probleme an verschiedenen Stellen des Prozesses feststellen. 

Datenübertragung zwischen Agent und Träger

Der Prozess der Datenübermittlung von Versicherungsagenten an Versicherungsträger ist aus mehreren Gründen umständlich und zeitaufwändig:

• Die Komplexität der Daten. Versicherungsdaten umfassen oft eine Vielzahl von Informationen, darunter persönliche und finanzielle Details, medizinische Daten und andere relevante Informationen. Diese Komplexität kann es schwierig machen, die Daten effizient und genau zu übermitteln. 
• Mangelnde Standardisierung bei der Datenerfassung und -übermittlung erschwert es den Versicherungsträgern, die erhaltenen Daten zu verarbeiten und zu verstehen. So verwenden beispielsweise Versicherungsagenten oder -makler häufig unterschiedliche Formulare oder Verfahren für die Datenerfassung, was zu Abweichungen bei den erfassten Informationen führt. Diese Unstimmigkeiten erschweren es den Versicherungsträgern, die Daten genau und effizient zu verarbeiten, und erfordern oft zusätzlichen Zeit- und Ressourcenaufwand, um die Daten zu standardisieren oder die Unterschiede in den Informationen zu beseitigen und ihre Richtigkeit zu überprüfen.
• Ineffiziente Systeme. Die meisten Versicherungsanbieter und -vermittler verwenden möglicherweise immer noch ineffiziente Systeme für die Übermittlung von Informationen, wodurch der Prozess langsamer und fehleranfälliger wird. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Vertreter Daten manuell in mehrere Systeme eingeben oder wenn sie große Mengen an Papierdokumenten zu bewältigen haben. Wenn das System zudem fehleranfällig ist, kann dies zusätzliche Zeit und Ressourcen für die Fehlersuche und -behebung in Anspruch nehmen. Ineffiziente Systeme können zu Fehlern führen, die den Underwriting-Prozess verzögern und kostspielige Verluste und unzufriedene Kunden zur Folge haben. 
• Sicherheitsbedenken. Was die Sicherheit und den Schutz der Privatsphäre angeht, so ist die Sicherung von Versicherungsdaten ein wichtiger Faktor bei der Datenübertragung, der den Übertragungsprozess komplexer und zeitaufwändiger macht. Um die Sicherheit und den Datenschutz von Versicherungsdaten zu gewährleisten, müssen Versicherungsagenten und -träger unter Umständen zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, sichere Übertragungsprotokolle und Authentifizierungsverfahren einführen. Diese Maßnahmen können den Datenübertragungsprozess um zusätzliche Schritte erweitern, was ihn verlangsamen und das Fehlerrisiko erhöhen kann.

Da genaue Daten für den Underwriting-Prozess so wichtig sind, können Fehler und Unstimmigkeiten extrem kostspielig sein. Falsche oder unvollständige Daten können dazu führen, dass das Versicherungsunternehmen falsche Annahmen oder Entscheidungen über das Risikoniveau des Versicherungsnehmers trifft. Dies kann dazu führen, dass die Versicherungsgesellschaft die falsche Prämie berechnet oder den Vertrag sogar ganz ablehnt, was zu Einnahmeverlusten führt.

Einreichung und Erfassung 

Der manuelle, unübersichtliche und arbeitsintensive Einreichungs- und Erfassungsprozess in den Underwriting-Abteilungen von Versicherungsunternehmen ist häufig auf das Volumen und die Komplexität der zu verarbeitenden Daten sowie auf den Mangel an Automatisierung zurückzuführen.

Ähnlich wie bei der Übermittlung von Daten vom Agenten an den Träger führen ineffiziente Systeme und mangelnde Standardisierung dazu, dass der Prozess fehleranfällig und schwer zu handhaben ist. 

Genaue Daten sind auch für den Underwriting-Prozess wichtig, weil sie dazu beitragen, die finanzielle Stabilität des Versicherungsunternehmens zu schützen. Wenn das Versicherungsunternehmen zu viele Risiken eingeht, kann dies zu finanziellen Verlusten führen, die der finanziellen Gesundheit des Unternehmens schaden können. 

Angebot und Verhandlung 

Bei der Erstellung von Angeboten und der Verhandlung von Versicherungsverträgen kommt es häufig zu einem wechselseitigen Kommunikationsprozess zwischen dem Versicherungsunternehmen, dem Versicherungsagenten und dem Versicherungsnehmer. Der Prozess der Angebotserstellung und  der Verhandlung über eine Versicherungspolice kann mehrere Kommunikationsrunden zwischen den beteiligten Parteien umfassen, während sie daran arbeiten, zu einer Einigung über die Bedingungen der Police zu gelangen. Dieser Prozess kann komplex und zeitaufwändig sein. Ohne ein straffes System können diese Verhandlungen länger als nötig dauern und zu Verzögerungen beim Abschluss der Police führen. 

Die Enttäuschung der Erwartungen der Verbraucher

Wenn man sich bei der Beantragung von Neugeschäften und der Risikoübernahme auf manuelle Datenerfassungsprozesse verlässt, kann es schwierig sein, die Erwartungen moderner Verbraucher zu erfüllen. Die Verbraucher auf dem heutigen Markt verlangen Bequemlichkeit und Effizienz, und herkömmliche manuelle Prozesse sind in der Regel das genaue Gegenteil. 

Manuelle Datenerfassungsverfahren sind oft mit vielen Papierdokumenten verbunden und erfordern mehrere Schritte, was den Abschluss einer Versicherungspolice frustrierend machen kann.

Auch für Versicherungsunternehmen ist es schwierig, die Erwartungen ihrer Kunden zu erfüllen und gleichzeitig mit den sich ständig ändernden gesetzlichen Vorschriften Schritt zu halten. Wenn sie dies nicht tun, könnten sie Entscheidungen treffen, die nicht mit den aktuellen Vorschriften übereinstimmen, was zu potenziellen gesetzlichen Strafen oder Geldbußen führen kann. Dies kann letztlich dem Ruf des Unternehmens schaden, da die Kunden möglicherweise das Vertrauen in die Fähigkeit des Unternehmens verlieren, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Fehlende Ressourcen für die Umgestaltung der Datenerfassungsprozesse

Der Mangel an Ressourcen erschwert auch die Umgestaltung der Prozesse bei der Erfassung von Daten für das Underwriting in mehrfacher Hinsicht.

• Die Einführung neuer Datenerfassungsprozesse kann kostspielig sein, da sie oft den Kauf neuer Technologie oder Software sowie die Schulung der Mitarbeiter für die Nutzung dieser Instrumente erfordert. 
• Die Umstellung der Datenerfassungsprozesse kann auch einen erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand erfordern. Dies kann eine Herausforderung sein, wenn ein Versicherungsunternehmen nicht über die personellen Ressourcen verfügt, um sich dem Projekt zu widmen. Es kann notwendig sein, zusätzliches Personal einzustellen oder bestehende Mitarbeiter für das Projekt abzustellen, was schwierig sein kann, wenn es bereits personelle Engpässe gibt.
• Ein Mangel an Ressourcen kann es auch erschweren, neue Datenerfassungsverfahren ordnungsgemäß zu testen und zu verfeinern. Dies kann zu Problemen oder Fehlern im Prozess führen, was für die Versicherungsnehmer frustrierend sein und zu Kundenbeschwerden führen kann.

Ein Mangel an Ressourcen kann auch dazu führen, dass man mit den Veränderungen in der Branche nicht Schritt halten kann. Da sich die Technologie ständig weiterentwickelt, müssen Unternehmen auch ihre Datenerfassungsprozesse aktualisieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. 

Wie Versicherungsunternehmen profitieren können, wenn sie das Kundenerlebnis beim Einreichen und Protokollieren vereinfachen 

Die Vorteile einer Rationalisierung des Prozesses sind zahlreich und führen zu einer verbesserten Effizienz und Produktivität, zur Reduzierung von Fehlern und zur Minimierung von Risiken. 

Ermöglichung der Automatisierung von Arbeitsabläufen 

Die Umwandlung dieser Prozesse ermöglicht die Automatisierung von Arbeitsabläufen, was den Einsatz von Software oder anderen Tools zur Automatisierung von Aufgaben wie Dateneingabe, Dokumentenverwaltung und Kommunikation zwischen den Beteiligten beinhaltet.

Einige der Vorteile der Workflow-Automatisierung für das Underwriting sind:

• Schnellere und effizientere Abfertigung und Registrierung, da alle erforderlichen Informationen und Unterlagen leichter übermittelt, verarbeitet, auf ihre Richtigkeit überprüft und aufgezeichnet werden können.
• Die automatische Ablehnung, die von Automatisierungslösungen für Versicherungen angeboten wird, ermöglicht die automatische Ablehnung eines Versicherungsantrags auf der Grundlage vorgegebener Kriterien. Auf der Basis von Algorithmen, die das Risikoprofil eines Antragstellers analysieren und mit den Zeichnungsrichtlinien des Versicherers vergleichen, können Lösungen zur automatischen Ablehnung eine Vielzahl von Faktoren berücksichtigen, z. B. das Alter des Antragstellers, seine medizinische Vorgeschichte, sein Fahrverhalten und seine finanzielle Stabilität. 
• Auto-Routing, eine weitere Funktion, die von Automatisierungslösungen angeboten wird, bezieht sich auf einen Prozess, bei dem der Underwriter ein Computerprogramm oder -system verwendet, um einen Versicherungsantrag automatisch zu bewerten und zu beurteilen, anstatt ihn manuell zu prüfen. Dies ermöglicht den Underwritern eine schnelle und effiziente Bearbeitung einer großen Anzahl von Anträgen und kann auch dazu beitragen, das Potenzial für menschliche Fehler oder Voreingenommenheit im Underwriting-Prozess zu verringern. 

Sicherstellung der Richtigkeit und Vollständigkeit direkt bei der Eingabe

Die Rationalisierung und Automatisierung des Einreichungsprozesses für das Underwriting kann die Genauigkeit und Vollständigkeit aller eingereichten Dokumente und Dateien bereits am Eingangspunkt in mehrfacher Hinsicht erhöhen.

• Höhere Genauigkeit bedeutet weniger Risiko. Bei der manuellen Dateneingabe und Dokumentenverarbeitung können Fehler wie Tippfehler, Auslassungen und falsche Dateneingaben auftreten. Die Automatisierung dieser Prozesse kann dazu beitragen, diese Fehler zu vermeiden, da die Daten direkt in das System eingegeben und die Dokumente digital gescannt und verarbeitet werden.
• Stellt sicher, dass alle erforderlichen Informationen am Eingabepunkt erfasst und bereitgestellt werden. Ein automatisiertes System kann zum Beispiel verlangen, dass bestimmte Felder ausgefüllt werden, bevor eine Eingabe abgeschlossen werden kann, oder es kann den Benutzer auffordern, zusätzliche Informationen einzugeben, wenn etwas fehlt. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass alle erforderlichen Informationen bereits im Vorfeld erfasst und bereitgestellt werden, so dass nicht erst später zusätzliche Informationen angefordert werden müssen.
• Höhere Geschwindigkeit und Genauigkeit. Automatisierte Prozesse sind schneller und ermöglichen es den Underwriting-Abteilungen, schnellere und präzisere Entscheidungen zu treffen, die den Erwartungen der Kunden entsprechen.
• Einhaltung von Vorschriften. Optimierte Prozesse können dazu beitragen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten, indem sie Echtzeit-Updates zu gesetzlichen Änderungen liefern und Richtlinien durchsetzen. 

Zusätzliche Leistungen

Die Automatisierung und Rationalisierung des Einreichungs- und Protokollierungsprozesses hat viele zusätzliche Vorteile für die Versicherungsunternehmen, darunter:

• Geringerer manueller Aufwand. Dazu gehört wesentlich weniger manuelle Dateneingabe sowie ein geringerer Zeitaufwand für die Überprüfung der Daten und die Behebung von Fehlern. 
• Weniger Hin und Her. Die Automatisierung und Rationalisierung des Einreichungs- und des Protokollierungsprozesses für das Underwriting kann in mehrfacher Hinsicht dazu beitragen, eine Hin-und-her-Kommunikation zwischen Underwritern, Agenten und Kunden zu vermeiden.

• Weniger manuelle Nachbearbeitung: Durch die Automatisierung des Einreichungs und des Erfassungsprozesses von Versicherungsanträgen können Versicherer die Notwendigkeit reduzieren, dass Underwriter und Agenten mit den Kunden in Kontakt treten, um zusätzliche Informationen oder Klarstellungen anzufordern. Dies kann dazu beitragen, den Underwriting-Prozess zu rationalisieren und unnötige Hin-und-her-Kommunikation zu vermeiden.
• Verbesserung der Transparenz: Die Automatisierung kann auch dazu beitragen, die Transparenz im Underwriting-Prozess zu verbessern, indem sie Echtzeit-Updates und Benachrichtigungen für Underwriter, Agenten und Kunden bereitstellt. So kann ein automatisiertes System beispielsweise eine E-Mail oder SMS an einen Kunden senden, wenn sein Antrag eingegangen ist oder eine Entscheidung getroffen wurde. Auf diese Weise werden alle Beteiligten auf dem Laufenden gehalten und der Bedarf an manueller Kommunikation verringert.
• Verbessern der Zusammenarbeit: Die Automatisierung kann auch dazu beitragen, die Zusammenarbeit zwischen Underwritern, Agenten und Kunden zu verbessern, indem eine zentrale Plattform für die Verwaltung und Verfolgung von Versicherungsanträgen bereitgestellt wird. Dies kann dazu beitragen, den Bedarf nach mehreren Kommunikationsrunden zu reduzieren und sicherzustellen, dass alle auf dieselben Informationen zugreifen können.

• Erweiterung der Underwriting- und der Angebotskapazitäten. Die Automatisierung und Rationalisierung des Einreichungs- und Protokollierungsprozesses für das Underwriting kann in folgenden Bereichen unterstützend wirken: 

• Durch die Automatisierung bestimmter Aufgaben im Underwriting-Prozess können Versicherer die Arbeitsbelastung von Underwritern und anderen Mitarbeitern verringern und so Zeit und Ressourcen für andere Aufgaben freisetzen.
• Verbesserung der Effizienz durch Beschleunigung der Bewertung und Beurteilung von Versicherungsanträgen. 
• Verbesserung der Genauigkeit durch Verringerung des Potenzials für menschliche Fehler. Dies kann dazu beitragen, den Bedarf an manuellen Überprüfungen und Korrekturen zu verringern, was die Underwriting-Kapazität weiter erhöht.

• Geringere Kosten. Durch die Automatisierung bestimmter Aufgaben im Underwriting-Prozess können Versicherer den Bedarf an manueller Arbeit verringern, da für die Bearbeitung eines bestimmten Antragsvolumens weniger Mitarbeiter benötigt werden. Die Automatisierung hilft den Versicherern auch, eine größere Anzahl von Anträgen in kürzerer Zeit zu bearbeiten, was den Bedarf an zusätzlichen Mitarbeitern oder Ressourcen verringert.
• Verkürzung der Reaktionszeiten. Durch die Verringerung der Notwendigkeit einer manuellen Überprüfung und die Verbesserung der Genauigkeit und Qualität der Anträge wird der gesamte Underwriting-Prozess beschleunigt.
• Bessere Risikoauswahl und genauere Preisgestaltung. Durch die Berücksichtigung einer Vielzahl von Faktoren wie Alter, Wohnort, Fahrverhalten und frühere Schadenfälle sind automatisierte Systeme besser in der Lage, das Risikoprofil des Antragstellers und die entsprechende Deckung und Prämie zu bestimmen. Zusammen mit präziseren, leicht zu überprüfenden Daten kann dies dazu beitragen, dass die Versicherer das Risiko genau erkennen und bewerten und so die Risikobewertung verbessern.

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