Gefährden PDF-Formulare und manuelle Datenerfassungsprozesse Ihr Unternehmen?

Im Versicherungssektor werden PDFs für alles verwendet, von der Kundenanmeldung bis zum Schadenfallmanagement. Natürlich haben PDFs ihre Vorteile – sie sind mit einer Vielzahl von Werkzeugen einfach zu erstellen und können auf fast jedem Gerät ohne zusätzliche Software angezeigt werden. Aber das PDF-Format birgt ernsthafte Einschränkungen und Risiken, die es für die zentrale Rolle, die ihm in der Versicherungsbranche zugewiesen wurde, ungeeignet machen. 

PDFs sind unsicher

PDF-Formulare sind nicht annähernd so sicher, wie es in der Versicherungsbranche erforderlich ist, was sie zu einer kritischen Schwachstelle für ein Versicherungsunternehmen und seine Kunden macht. Schließlich verarbeiten Versicherungsunternehmen hochsensible Daten, darunter Angaben zur Identität von Personen, Kreditkartennummern, Gesundheitsdaten, rechtliche Hintergründe und vieles mehr. Es ist absolut entscheidend, dass Versicherer hochsichere Tools und Prozesse verwenden, um sicherzustellen, dass die Daten ihrer Kunden nicht gefährdet werden. 

PDFs stellen nicht nur ein Risiko für die Daten Ihrer Kunden dar, sondern gefährden auch Ihr gesamtes Unternehmen. Das Vertrauen Ihrer Kunden zu erhalten, ist von entscheidender Bedeutung – das Letzte, was Sie wollen, ist, dass der Ruf Ihres Unternehmens für immer mit mangelnder Sicherheit verbunden ist. 

Palo Alto Networks behauptet, dass die Zahl der schädlichen PDFs im Jahr 2021 um 1.160 % zunehmen wird und dass diese Zahl noch weiter steigen wird.

Hacken

PDF-Formulare können leicht gehackt und die Daten gestohlen werden, auch wenn sie verschlüsselt sind (und besonders, wenn sie es nicht sind). Ohne Verschlüsselung können sie einfach geöffnet und die Daten gestohlen werden. 

Online-PDFs haben offene Parameter, in die schädlicher Code eingeschleust werden kann, der sowohl die Computer der Benutzer als auch die Netzwerke und Server des Unternehmens infizieren kann. 

Für verschlüsselte PDFs gibt es mehrere Methoden, die zum Hacken verwendet werden. Die Methode der „direkten Exfiltration” nutzt beispielsweise die Tatsache, dass PDF-Software nicht die gesamte PDF-Datei verschlüsselt. Das Skript manipuliert die unverschlüsselten Felder, so dass beim Öffnen der Datei durch den Empfänger die entschlüsselten Daten an den Angreifer gesendet werden. 

Phishing und Einschleusen von schädlichem Code

Hacker nutzen PDFs auch für Phishing und zum Einschleusen von schädlichem Code. Da Betrüger wissen, dass Menschen eher bereit sind, ein PDF zu öffnen als eine E-Mail (vor allem, wenn sie es für einen Kontoauszug halten), nutzen sie PDFs für ihre Angriffe. 

Eine Methode, dies zu tun, ist das Einfügen eines Virenskripts in die Felder, die ausgefüllt und unterschrieben werden sollen. Sobald jemand (ein Kunde oder ein Unternehmensmitarbeiter) die PDF-Datei öffnet, infiziert sie schnell den Computer des Benutzers und sogar ein ganzes Netzwerk. 

Eine andere Hacking-Methode nutzt CBC-Gadgets, um den verschlüsselten Inhalt zu verändern und ein schädliches Skript in die Klartextdaten einzufügen, das sowohl die Laptops der Benutzer als auch die entfernten Server infizieren kann. 

PDFs sind anfällig für menschliche Fehler

Ein weiteres großes Problem bei PDFs ist, dass sie eine manuelle Dateneingabe erfordern, da sowohl Kunden als auch Agenten sie von Hand oder am Computer ausfüllen. Da PDFs keine Validierungsregeln haben, werden fehlerhafte Daten direkt in Ihre Systeme eingegeben, ohne dass sie am Ort der Eingabe korrigiert werden. 

Außerdem sind PDFs nicht benutzerfreundlich, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Kunden Fehler machen. Diese führen in der Regel zu kostspieligen Schäden und dem Verlust wichtiger Daten, die sich Ihr Unternehmen nicht leisten kann.

Die Lösung für das PDF-Problem

Gut, PDFs sind also out. So viel ist klar. Aber was sollen Sie stattdessen tun? 

Die digitale Datenerfassung nutzt moderne, digitale Technologien zur Erfassung von Kundeninformationen. Mit reaktionsschnellen, personalisierten Abläufen ist diese fortschrittliche, flexible Methode der Datenerfassung schneller und weitaus effizienter als manuelle Prozesse, zumal digitale Systeme so konzipiert werden können, dass sie Daten aus mehreren Quellen erfassen, die Informationen nach Bedarf analysieren und in einer sicheren Datenbank speichern. 

Darüber hinaus ist die digitale Dateneingabe viel sicherer als die manuelle Dateneingabe und bietet auf mehreren zusätzlichen Ebenen Schutz:

• Verschlüsselung der Daten: Sensible Daten werden mit dem TLS-Protokoll verschlüsselt, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Parteien Zugriff haben.
• Automatisches Löschen von sensiblen Daten: Für sensible Daten kann ein Verfallsdatum festgelegt werden. 
• Schwachstellen-Management: Regelmäßige Tests auf häufige Schwachstellen und Scannen des Quellcodes gewährleisten, dass die Kundendaten sicher sind.

Die Transformation der Dateneingabe bietet auch ein weitaus besseres Erlebnis für die Kunden, die ihre Informationen schnell und bequem eingeben können.

Darüber hinaus ist die digitale Datenerfassung viel genauer als die manuelle Dateneingabe. Anstatt sich auf fehleranfällige Menschen zu verlassen, stützt sich die digitale Datenerfassung auf Technologie, die so programmiert und geschult ist, dass sie präzise, genau und exakt arbeitet. Digitale Datenerfassungssysteme validieren die Daten bereits bei der Eingabe und reduzieren so die Anzahl der Fehler, die normalerweise bei der manuellen Datenerfassung auftreten. Auf lange Sicht spart dies eine Menge Ärger, Zeit und Geld, das sonst für die Behebung großer und kleiner Fehler aufgewendet worden wäre. 

‍

‍

Der Arbeitsablauf der automatischen Datenerfassung umfasst mehrere Schritte:

1. Datenerfassung: Dies bezieht sich auf die Erfassung der ersten Daten von Kunden in einem elektronischen Format, und zwar als digitale Journeys. Die Zwei-Wege-Integration mit Ihren internen Systemen bedeutet, dass Sie nur die Daten sammeln, die Sie benötigen, indem Sie die Felder mit bereits vorhandenen Daten ausfüllen. 
2. Verarbeitung: Nach der Datenerfassung werden die Daten mit Hilfe von Technologien bereinigt, um die Analyse zu erleichtern.
3. Verifizierung: Überprüft Zeichen und Felder für eine verbesserte Genauigkeit. Sie können auch Validierungsregeln auf der Grundlage der Anforderungen Ihres Unternehmens konfigurieren, indem Sie sowohl Standardvalidierungsregeln (z. B. für E-Mails, Telefonnummern, Postleitzahlen) als auch benutzerdefinierte Validierungsregeln (z. B. für Kundennummern) verwenden.
4. Ausgabe: Damit werden die Daten an eine Drittanbieterlösung wie ERP oder ECM (Enterprise-Content-Management) weitergeleitet.  

Die digitale Datenerfassung lässt sich einfach implementieren

Mit Low-Code- und No-Code-Plattformen verschwindet für Unternehmen aller Größenordnungen die Einstigeshürde, die Vorteile der digitalen Datenerfassung zu nutzen, fast vollständig. Mit einer minimalen Investition können Versicherungsunternehmen ihre manuellen Datenerfassungsprozesse schnell in digitale Prozesse umwandeln. Es sind keine Programmierkenntnisse erforderlich, d. h., Sie müssen keinen Entwickler einstellen oder in teure Technologie investieren. Jeder Mitarbeiter mit grundlegenden digitalen Kenntnissen ist in der Lage, eine digitale Datenerfassungslösung problemlos an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen. 

Schützen Sie Ihr Unternehmen durch automatische Datenerfassung

Veränderungen sind eine Herausforderung, aber die Disruptoren der InsurTech-Branche haben gezeigt, dass sich die Versicherungsbranche verändert, ob sie es will oder nicht. Um mithalten zu können, müssen Versicherungsunternehmen bereit sein, den digitalen Wandel zu akzeptieren und sogar mitzumachen. 

Ein einfacher Ansatzpunkt ist die digitale Datenerfassung, eine Lösung, die die manuellen PDF-Datenerfassungsprozesse durch etwas wesentlich Sichereres und Zuverlässigeres ersetzen kann. Auf diese Weise können Sie Ihr Unternehmen schützen und die Korrektheit Ihrer Kundendaten gewährleisten. 

Und das Beste daran ist, dass Sie dafür keine Unsummen ausgeben müssen. Moderne Low-Code- und No-Code-Technologien ermöglichen es Unternehmen jeder Größe, eine digitale Datenerfassung zu implementieren, damit Sie auf sichere und effiziente Weise mit der sich entwickelnden Versicherungsbranche Schritt halten können.