Wie die digitale Datenerfassung die wichtigsten KPIs in Ihrem Unternehmen verbessern kann

Die digitale Transformation ist zu einem Schlagwort für Unternehmen geworden, von Großunternehmen bis hin zu lokalen Betrieben. Aber dies ist ein großer Begriff, der viele Unterkategorien umfasst, die alle entscheidend sind, um eine umfassende Transformation zu erreichen und das volle Potenzial des Prozesses auszuschöpfen. 

Ein Schlüsselelement der digitalen Transformation, das oft übersehen oder nicht genug betont wird, ist die digitale Datenerfassung.

Entgegen der landläufigen Meinung ist die digitale Datenerfassung nicht nur eine technische Angelegenheit – sie ist die Grundlage der digitalen Transformation, insbesondere in Unternehmen, die viele Kundendaten und Unterschriften einholen müssen. 

Vorteile der digitalen Datenerfassung

Einer der Hauptgründe, warum digitale Daten so wichtig sind, liegt in den großen Einschränkungen der alternativen manuellen Datenerfassung. Die digitale Datenerfassung trägt dazu bei, diese Hindernisse zu überwinden, und bietet mehrere bedeutende Vorteile, unter anderem: 

Beseitigung von Ungenauigkeiten und Fehlern

Bei jeder Art der Datenerfassung, die manuelle Kontaktpunkte beinhaltet, sind Fehler vorprogrammiert. Fehler können durch Tippfehler, ein falsches Verständnis der Fragen oder die Eingabe von Daten in einem falschen Format verursacht werden. Was auch immer der Grund ist – Fehler können zu nicht übereinstimmenden Daten, Verzögerungen, während Agenten Kunden aufspüren, um Formulare zu korrigieren, und zu einem insgesamt schlechten Kundenerlebnis führen. 

Die digitale Datenerfassung umfasst eine Inline-Validierung, so dass Daten nicht fehlerhaft oder in ungeeigneten Formaten übermittelt werden können. Das bedeutet, dass Kunden nicht frustriert sind, wenn sie ein Formular einreichen, das dann abgelehnt wird, und dass Unternehmen keine kostspieligen Ressourcen für die Überprüfung von Formularen und die Nachverfolgung von Kunden verschwenden müssen, um Fehler zu korrigieren, nachdem sie passiert sind.   

Bessere Kundenerfahrung

Die digitale Datenerfassung ist rationalisiert, einfach und interaktiv. Die Kunden wissen, was sie zu tun haben, und können den Erfassungsprozess nach ihrem eigenen Zeitplan und auf ihrem bevorzugten Gerät abschließen, wann und wo immer sie wollen – sie müssen keine Formulare herunterladen und ausdrucken, nichts manuell unterschreiben, nicht dieselben Informationen immer wieder angeben oder darauf warten, dass ein Servicemitarbeiter verfügbar ist. 

Mit der digitalen Datenerfassung kann jeder in einem Unternehmen auf Kundendaten zugreifen und sich einen umfassenden Überblick über die Bedürfnisse und Vorlieben der Kunden verschaffen. Die gewonnenen Erkenntnisse können einem Unternehmen dabei helfen, Produkte und Dienstleistungen auf die Kundenbedürfnisse zuzuschneiden und das Kundenerlebnis weiter zu verbessern. 

Effizienter Einsatz von Ressourcen

Humanressourcen sind kostspielig, daher sollten sie stets dort eingesetzt werden, wo sie den größten geschäftlichen Nutzen bringen. Langwierige, sich wiederholende Arbeiten wie die manuelle Dateneingabe oder das Aufspüren von Kunden, um Fehler zu korrigieren, sind nicht die beste Nutzung der Mitarbeiterzeit. Mit der digitalen Datenerfassung werden die Mitarbeiter von diesen mühsamen Aufgaben entlastet und können ihre Zeit in höherwertige Aktivitäten investieren. 

Die digitale Datenerfassung ermöglicht auch die umfassende Nutzung neuer Technologien und Innovationen. Es gibt eine Vielzahl innovativer Dienste und Produkte von Drittanbietern, die für fast jedes Element eines Unternehmens verfügbar sind. Wenn Kundendaten digital erfasst werden, werden sie in einem Standardformat gespeichert, so dass sie sich leicht in andere Systeme und Dienste integrieren lassen, die Ihr Unternehmen auf vielfältige Weise verbessern können.  

KPIs, die sich durch die digitale Datenerfassung verbessern

Es steht außer Frage, dass die digitale Datenerfassung wichtig ist. Sehen wir uns nun an, wie sich das in Zahlen ausdrückt und wie eine intelligente digitale Datenerfassung einige wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) in Ihrem Unternehmen verbessern kann.

Bewertung der Kundenzufriedenheit

Wir alle wissen, wie wichtig es ist, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen, und der Aufnahmeprozess ist der Moment, in dem Kunden ihren ersten Eindruck von Ihrem Unternehmen gewinnen. Wenn dieser erste Prozess manuelle Formulare, unhandliche PDFs, die ausgedruckt, unterschrieben, gescannt und hochgeladen werden müssen, oder Formulare, die sich wiederholen, redundant oder schwer zu verstehen sind, umfasst, wird dieser erste Eindruck nicht positiv sein. 

Auf der anderen Seite ist ein rationalisierter, reibungsloser Prozess, der auf jedem Gerät und zu jeder Zeit abgeschlossen werden kann, eine gute Möglichkeit, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Unternehmen, die dies mit Hilfe der digitalen Datenerfassung erreichen, werden wahrscheinlich hohe Werte bei der Kundenzufriedenheit erzielen. 

Fluktuationsrate

Zufriedenheitsbewertungen stammen von Kunden, die bleiben. Aber was ist mit Kunden, die während der Datenerfassung frustriert oder verwirrt sind und mit den Füßen abstimmen, bevor sie die Möglichkeit haben, ihre Erfahrungen zu bewerten? Ein reibungsloser, leicht verständlicher Aufnahmeprozess mit hervorragender Benutzeroberfläche ist wichtig, um sie davon abzuhalten, das Schiff zu verlassen, weshalb die digitale Datenerfassung die Abwanderungsrate erheblich senken kann. 

Kundenbindungsquote

Manchmal machen sich die Auswirkungen eines schlechten Kundenaufnahmeprozesses erst später bemerkbar. Wenn es beispielsweise Fehler im Aufnahmeprozess gab, werden diese möglicherweise erst bei einer manuellen Überprüfung entdeckt. Wenn der Aufnahmeprozess nicht übersichtlich war, haben die Kunden eventuell das Gefühl, dass sie nicht das bekommen haben, wofür sie sich angemeldet haben. Wenn sie beginnen, das Produkt oder die Dienstleistung zu nutzen, sind sie möglicherweise frustriert oder verärgert und beschließen, sich nach einem anderen Anbieter umzusehen. 

Wenn Kunden ein positives erstes Erlebnis mit einer reibungslosen digitalen Datenerfassung haben, bleiben sie wahrscheinlich auch längerfristig bei Ihnen. Es ist einfacher für sie, genau zu verstehen, was Ihr Unternehmen anbietet, wodurch unterschiedliche Erwartungen vermieden werden. 

Customer-Lifetime-Value (CLV)

Wenn es Ihnen gelingt, Ihre Kunden zufriedenzustellen und an Bord zu halten, werden sie Ihrem Unternehmen auch weiterhin Einnahmen verschaffen. Zufriedene Kunden kommen immer wieder und werden mit der Zeit äußerst wertvoll für Unternehmen. Wenn Sie bei der Kundenakquise genaue und qualitativ hochwertige Daten sammeln, erhalten Sie außerdem ein besseres Verständnis für die spezifischen Bedürfnisse und Vorlieben Ihrer Kunden. So können Sie ihnen zusätzliche Dienstleistungen und Produkte anbieten, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sie Ihre Angebote kaufen und Ihren Umsatz weiter steigern.  

Anzahl der Anrufe beim Kundendienst

Wenn Ihr Aufnahmeprozess rationalisiert und leicht verständlich ist, müssen die Kunden nicht den Kundendienst anrufen. Wenn der Prozess unhandliche Elemente wie das Herunterladen und Unterschreiben von PDFs enthält und kein Feedback in Echtzeit liefert, werden Sie mehr Anrufe von Kunden erhalten, die Hilfe benötigen, etwas nicht verstehen oder Probleme mit dem Prozess haben. 

Die digitale Datenerfassung ist interaktiv und macht es den Kunden leichter zu verstehen, was er tun muss. Statt dass sie mit einem langen Formular überfordert werden, werden ihnen Fragen in leicht verdaulichen Portionen vorgelegt, wobei jeder Abschnitt auf dem vorherigen aufbaut, um Frustration, Abbruch und unnötige Anrufe zu vermeiden. 

Durchschnittliche Bearbeitungszeit für Anrufe

Ein weiterer damit verbundener KPI ist die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Anrufe. Ganz gleich, wie gut Ihr Verfahren ist, es werden immer einige Anrufe eingehen. Wenn der Prozess jedoch klar und rationalisiert ist, lassen sich auftretende Fragen oder Probleme leicht lösen. Bei der digitalen Datenerfassung werden Sie oft feststellen, dass die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Anrufe deutlich sinkt. 

Problemlösungsquote beim ersten Anruf

In diesem Sinne sind Mehrfachanrufe auch kein guter Indikator. Bei der digitalen Datenerfassung haben die Kunden weniger Gründe, anzurufen. Wenn sie dann doch anrufen, ist es einfacher, das Problem in einem einzigen Gespräch zu lösen, was wertvolle Zeit der Mitarbeiter spart und dem Kunden ein besseres Erlebnis verschafft. 

Nutzungshäufigkeit des Kunden-Self-Service

Automatisierte Prozesse sind nur dann effektiv, wenn die Kunden sie nutzen. Mit der digitalen Datenerfassung ist es für Kunden einfacher, Prozesse ohne Hilfe abzuschließen. Außerdem ermöglicht sie benutzerfreundliche Funktionen wie automatisches Ausfüllen und visuelle Hinweise, die die Kunden zur Nutzung von Self-Service-Kanälen ermutigen.  

Bewertung der Qualität der Kundendaten

Eine schlechte Datenerfassung führt häufig zu schlechten Daten, was sich in einem hohen Verhältnis von Daten zu Fehlern, hohen Fehlerquoten bei der Datenumwandlung oder großen Mengen an „dunklen” oder unbrauchbaren Daten zeigt. Mit Inline-Validierung, visuellen Hinweisen und optimierten Formaten werden bei der digitalen Datenerfassung Fehler reduziert und qualitativ hochwertigere Daten erzeugt. 

Es ist an der Zeit, anzufangen

Die Implementierung der digitalen Datenerfassung ist einfacher denn je. Bei No-Code-Plattformen wie EasySend brauchen Sie keine großen Investitionen in Hardware, Software oder internes technisches Know-how mehr zu tätigen, um die Vorteile zu nutzen. Fangen Sie also jetzt an und beobachten Sie, wie Ihre KPIs abheben.