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Rationalisierung der Datenerfassung in der Krankenversicherung: Herausforderungen meistern und die Zukunft begrüßen

Rationalisierung der Datenerfassung in der Krankenversicherung: Herausforderungen meistern und die Zukunft begrüßen | EasySend-Blog
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Die Erfassung und Verwaltung von Krankenversicherungsdaten spielt eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung effizienter Abläufe, der korrekten Bearbeitung von Schadenfällen und einer besseren Patientenversorgung.

Der derzeitige Datenerhebungsprozess ist jedoch mit verschiedenen Problemen behaftet, die Produktivität und Datengenauigkeit behindern. Dazu gehören ein Mangel an Standardisierung, ineffiziente manuelle Prozesse, unzureichende Datensicherheitsprotokolle und eine ungenügende Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Um die Erfassung von Krankenversicherungsdaten zu rationalisieren, müssen Organisationen Strategien für die digitale Datenerfassung einführen, die sowohl sicher als auch gesetzeskonform sind. Dies erfordert die Implementierung automatisierter Systeme, wie z. B. cloudbasierte Datenspeicherlösungen und sichere Patientenportale.

Darüber hinaus müssen Organisationen auch sicherstellen, dass sie alle relevanten Gesundheitsvorschriften, wie HIPAA und GDPR, einhalten.

Herausforderungen bei der Datenerfassung im Gesundheitswesen

Organisationen des Gesundheitswesens stehen vor einer Reihe von Herausforderungen, wenn es um die Erfassung und Verwaltung von Krankenversicherungsdaten geht. Hier sind einige der häufigsten Probleme:

Manuelle Dateneingabe und Papiere

Die Abhängigkeit von der manuellen Dateneingabe führt zu zeitaufwändigen und fehleranfälligen Prozessen. Unleserliche Handschrift und Unstimmigkeiten in den Daten können zu ungenauen Informationen und damit zu Verzögerungen bei der Bearbeitung der Anträge führen.

Ineffizienzen und Verzögerungen

Papierbasierte Dokumentation führt zu Engpässen und Verzögerungen bei der Datenverarbeitung. Die manuelle Bearbeitung und Weiterleitung von Dokumenten behindert den Informationsfluss und erschwert die Verfügbarkeit von Daten in Echtzeit für eine rechtzeitige Entscheidungsfindung.

Dateninkonsistenzen und Ungenauigkeiten

Die manuelle Dateneingabe erhöht das Risiko von Fehlern, und uneinheitliche Formate und Terminologien bei verschiedenen Quellen machen es schwierig, Datenabweichungen anzugleichen und die Datenintegrität zu gewährleisten.

Datenschutz und Sicherheitsbedenken

Die Speicherung von Daten auf Papier macht sie anfällig für Verlust, Diebstahl oder unbefugten Zugriff. Der Schutz sensibler Gesundheitsdaten wird zu einer Herausforderung, da die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie HIPAA ein Problem darstellt.

Fragmentierte Datenquellen und Interoperabilitätsprobleme

Die aus verschiedenen Quellen stammenden Krankenversicherungsdaten werden häufig in unterschiedlichen Formaten und Systemen erfasst, was die Zusammenführung und Integration der Daten für eine umfassende Analyse erschwert. Der Mangel an standardisierten Datenaustauschprotokollen macht diese Herausforderung noch größer.

Verwaltungsaufwand und Kosten

Manuelle Dateneingabe und papierbasierte Prozesse erhöhen den Verwaltungsaufwand und erfordern zusätzliches Personal und Schulungen. Die damit verbundenen Betriebskosten für manuelle Prozesse und Lagerung können erheblich sein.

Begrenzte Dateneinsicht und Entscheidungsfindung

Eine ineffiziente Datenerfassung verhindert eine umfassende Analyse und erschwert die Ermittlung von Trends, Mustern und Verbesserungsmöglichkeiten. Probleme mit der Datenqualität machen datengestützte Entscheidungen zusätzlich komplizierter.

Patientenerlebnis und -zufriedenheit

Langwierige und umständliche Datenerfassungsprozesse frustrieren die Kunden. Wiederholte Auskunftsersuchen und mangelnde Transparenz über den Stand der Datenverarbeitung tragen zu einem schlechten Kundenerlebnis bei.

Konformitäts- und Regulierungsanforderungen

Die Einhaltung komplexer gesetzlicher Vorschriften wie HIPAA und GDPR stellt eine Herausforderung dar, wenn es darum geht, Prüfprotokolle zu führen, Daten aufzubewahren und sich vor Datenschutzverletzungen zu schützen. Die Nichteinhaltung kann zu Strafen führen.

Mangelnde Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit

Manuelle Prozesse lassen sich bei wachsenden Datenmengen nur schwer skalieren, was das Wachstum und die Anpassung an sich ändernde Branchenanforderungen und den  technologischen Fortschritt behindert. Die Nutzung von Daten für Innovationen wird schwierig.

Bewältigung der Herausforderungen im Gesundheitswesen durch Rationalisierung der Datenerfassung

Derzeit erfolgt die Datenerfassung in der Krankenversicherungsbranche mit einer Kombination aus manuellen Verfahren und OCR-basierten Methoden. Bei der manuellen Dateneingabe muss das Personal Daten aus verschiedenen Quellen, wie Papierdokumenten oder digitalen Formularen, manuell in das System eingeben. 

Auf der anderen Seite wird die OCR-Technologie (OCR = Optical Character Recognition) eingesetzt, um Informationen aus Papierdokumenten zu extrahieren und in digitale Formate umzuwandeln. Die OCR-basierte Datenerfassung hat zwar ihre Vorteile, ist aber ineffizient und kann bei unzureichender Überwachung zu ungenauen Informationen führen.

  • Einschränkungen bei Handschrift und Positionierung: Die OCR-Technologie kann Schwierigkeiten haben, Handschrift oder Textpositionierung genau zu erkennen, was zu Fehlern bei der Datenextraktion führt.
  • Abhängigkeit von der manuellen Verarbeitung: Trotz des Einsatzes von OCR erfordert die anschließende Verarbeitung und Eingabe der Daten in die Systeme oft noch manuelle Eingriffe, was zeitaufwändig und fehleranfällig sein kann.
  • Begrenzte Anwendbarkeit: OCR-basierte Verfahren sind in erster Linie bei gedruckten Text sinnvoll und eignen sich möglicherweise nicht für handschriftliche oder komplexe Dokumente, was ihren Anwendungsbereich einschränkt.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, sollten Unternehmen die Implementierung digitaler Lödungen zur Datenerfassung in Betracht ziehen, die mit KI-gesteuerten Chatbots und Tools zur Verarbeitung natürlicher Sprache integriert werden können.

Die Integration digitaler Lösungen wie Gesundheitsinformationsaustausche (Health Information Exchange = HIE) und Patientenportale kann dazu beitragen, die Datenerfassung zu rationalisieren. HIEs erleichtern den sicheren Austausch von Patientendaten zwischen Gesundheitsdienstleistern, während Patientenportale es den Patienten ermöglichen, jederzeit und überall auf ihre Krankenakten zuzugreifen. Dadurch wird der Prozess der Datenerfassung und -weitergabe beschleunigt, die Patientenversorgung verbessert und der Verwaltungsaufwand verringert.

Durch die Bereitstellung benutzerfreundlicher digitaler Erlebnisse können Organisationen die Datenerfassung effizienter und angenehmer für die Patienten gestalten. Dazu gehört, die Dateneingabe über interaktive Formulare zu erleichtern, klare Anweisungen zum Ausfüllen von Formularen zu geben, eine automatische Formularvalidierung anzubieten oder den Nutzern den Zugriff auf ihre Gesundheitsdaten von jedem Gerät aus zu ermöglichen.

Vorteile der digitalen Datenerfassung

  • Sicherung der Datenqualität: Die Sicherstellung der Datenqualität ist für die Rationalisierung Datenerfassung in der Krankenversicherung unerlässlich. Die Umsetzung bewährter Verfahren wie die Validierung von Daten am Eingabepunkt, die Durchsetzung von Datenstandards und die Durchführung regelmäßiger Audits helfen den Organisationen, die Genauigkeit und Integrität ihrer Daten zu gewährleisten. Darüber hinaus können durch die Einführung bewährter Verfahren zur Datenerfassung Fehler reduziert und die Effizienz verbessert werden, indem sichergestellt wird, dass alle relevanten Informationen korrekt und zeitnah erfasst werden.
  • Datentransparenz und Analytik: Die Digitalisierung der Datenerfassungsprozesse ermöglicht eine umfassende Analyse der Krankenversicherungsdaten. Dies trägt dazu bei, die Entscheidungsfindung aus betrieblicher Sicht zu verbessern, und ermöglicht eine bessere Kundensegmentierung und -ansprache. Sie kann auch grundlegende Trends in der Branche aufzeigen und es den Versicherern ermöglichen, individuellere Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln, die den Bedürfnissen ihrer Kunden entsprechen.
  • Geringerer Verwaltungsaufwand: Die Automatisierung manueller Prozesse und die Abschaffung der papierbasierten Dokumentation können den Verwaltungsaufwand sowohl für die Versicherer als auch für die Leistungserbringer im Gesundheitswesen erheblich verringern. Dies spart Zeit, Mühe und Ressourcen bei der Datenerfassung, -verarbeitung, -speicherung und -abfrage.

Durch die Nutzung der digitalen Datenerfassung und die Sicherstellung, dass die Daten an der Eingabestelle validiert werden, können Gesundheitsdienstleister einen besseren Einblick in die Genauigkeit und Integrität der Daten gewinnen. Dies ist vor allem im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Leistungsansprüchen nützlich, da Organisationen so die Durchlaufzeiten verkürzen, genaue Zahlungen sicherstellen und die Kundenzufriedenheit verbessern können.

Transformation der digitalen Datenerfassung im Gesundheitswesen

Trotz der zahlreichen Vorteile der digitalen Datenerfassung bei der Rationalisierung der Krankenversicherung verlassen sich viele Versicherer aufgrund mangelnder Ressourcen und Budgetbeschränkungen noch immer auf manuelle Prozesse.  

Darüber hinaus verfügen einige Organisationen nicht über das technische Know-how oder die Infrastruktur, die für die Unterstützung automatischer Datenerfassungssysteme erforderlich sind. In diesen Fällen können manuelle Prozesse die einzig praktikable Lösung sein, bis ein geeignetes System entwickelt werden kann. Und schließlich ist bei bestimmten Aufgaben wie der Überprüfung und Validierung von medizinischen Aufzeichnungen, die noch nicht automatisch durchgeführt werden können, immer noch menschliches Eingreifen erforderlich.

No-Code-Lösungen werden bei der Rationalisierung der Datenerfassung in der Krankenversicherung immer beliebter. Diese Plattformen bieten eine einfache Möglichkeit, digitale Formulare und Datenerfassungs-Workflows zu erstellen, ohne dass komplexe Kodierungen oder technisches Fachwissen erforderlich sind. Sie ermöglichen es den Nutzern, von jedem Gerät aus mit wenigen Klicks Daten zu erfassen, zu speichern und zu verwalten.

Die Rationalisierung der Datenerfassung in der Krankenversicherung ist ein entscheidender Schritt zur Überwindung der Herausforderungen, die mit dem derzeitigen Prozess verbunden sind. No-Code-Lösungen bieten einen effizienten Weg, die Datenerfassung in der Krankenversicherung zu digitalisieren, so dass Versicherer schnell und kostengünstig von manuellen zu automatisierten Prozessen übergehen können. Durch den Einsatz von Technologien zur digitalen Datenerfassung können Krankenversicherer die Genauigkeit, Sicherheit und Effizienz ihrer Abläufe verbessern und gleichzeitig ein besseres Kundenerlebnis schaffen.

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Vera Smirnoff
Vera Smirnoff

Vera Smirnoff ist Demand Generation Manager bei EasySend. Sie berichtet über die digitale Transformation im Versicherungs- und Bankwesen und über die neuesten Trends in den Bereichen Insurtech und digitales Kundenerlebnis.