7 Tipps zur Vereinfachung der Kommunikation zwischen Versicherungsträgern und Versicherungsvermittlern

In jeder Branche kann ein Mangel an klarer und optimierter Kommunikation zu verpassten Chancen, Verzögerungen und sogar Umsatzeinbußen führen. Dies gilt insbesondere für die Versicherungsbranche, die aufgrund der sich schnell ändernden Anforderungen der Verbraucher und des zunehmenden Wettbewerbs durch branchenfremde Unternehmen einen massiven Wandel erfährt. Um die Nase vorn zu haben, ist es entscheidend, dass Versicherungsträger und -vermittler einer effektiven Kommunikation Priorität einräumen. Die J.D. Power U.S. Independent Insurance Agent Satisfaction Study 2019 hat ergeben, dass die Kommunikation einer der wichtigsten Faktoren ist, die die Zufriedenheit der Versicherungsvertreter beeinflussen.

In diesem Blog-Beitrag geben wir Ihnen sieben Tipps, wie Sie die Kommunikation zwischen Versicherungsträgern und Versicherungsvermittlern optimieren können. Wenn Sie diese Tipps umsetzen, können Sie eindeutige Kommunikationskanäle einrichten, Prozesse standardisieren, Technologien zu Ihrem Vorteil nutzen, zeitnahe Antworten priorisieren, Informationen proaktiv weitergeben, Schulungen und Unterstützung anbieten sowie Feedback einholen und Bedenken ansprechen. 

Diese 7 bewährten Praktiken können dazu beitragen, die Zusammenarbeit zu verbessern und engere Beziehungen zwischen Trägern und Vermittlern aufzubauen, was sich letztlich positiv auf Ihr Ergebnis auswirkt.

Richten Sie eindeutige Kommunikationskanäle ein

Die Einrichtung eindeutiger Kommunikationskanäle ist die Grundlage für eine effektive Kommunikation zwischen Versicherungsträgern und -vermittlern und trägt dazu bei, Missverständnisse, Verzögerungen und verpasste Chancen zu vermeiden. Am wichtigsten ist, dass diese Kanäle eindeutig, zugänglich und für beide Parteien bequem sind. 

Der erste Schritt zur Einrichtung dieser Kanäle besteht darin, die für Ihre geschäftlichen Anforderungen am besten geeigneten Kommunikationsmethoden zu ermitteln. Welche Kommunikationskanäle am effektivsten sind, hängt letztlich von den spezifischen Bedürfnissen und Präferenzen Ihres Unternehmens und Ihrer Vermittler ab. Es ist wichtig, die Vor- und Nachteile jeder Option abzuwägen und zu bestimmen, welche für Ihre Kommunikationsbedürfnisse am effektivsten ist. Mögliche Kanäle:

• E-Mail ist ein in der Versicherungsbranche häufig genutzter Kommunikationskanal, über den die Beteiligten problemlos Informationen, Dokumente und Updates austauschen können.
• Die telefonische Kommunikation erleichtert den direkten und unmittelbaren Kontakt zwischen Trägern und Vermittlern und ist daher besonders nützlich, wenn es um dringende Angelegenheiten oder die Erörterung komplexer Fragen geht, die sich per E-Mail nur schwer vermitteln lassen.
• Viele Versicherer bieten Online-Portale an, über die die Vermittler Versicherungsinformationen abrufen, Anträge stellen und direkt mit den Versicherern kommunizieren können. 
• Videokonferenzen werden für virtuelle Treffen und Diskussionen in der Versicherungsbranche immer beliebter. Tools wie Zoom, Skype oder Google Meet können verwendet werden, um die persönliche Kommunikation zwischen Trägern und Vermittlern zu erleichtern, auch wenn sie sich nicht am selben Ort befinden.
• Instant-Messaging-Tools wie Slack oder Microsoft Teams eignen sich hervorragend für die schnelle und informelle Kommunikation zwischen Trägern und Vermittlern. Dies kann nützlich sein, um kleine Probleme oder Fragen zu klären, die keine formelle E-Mail oder ein Telefonat erfordern.

Sobald Sie die geeigneten Kanäle festgelegt haben, sollten Sie diese Ihren Produzenten klar mitteilen. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Produzenten wissen, welche Kanäle sie für die verschiedenen Arten der Kommunikation nutzen sollen und wann sie mit einer Antwort rechnen können – so können Sie Verzögerungen und Frustrationen vermeiden.

Standardisieren Sie Kommunikationsprozesse

Die Standardisierung von Kommunikationsprozessen kann dazu beitragen, die Konsistenz und Klarheit der Kommunikation zwischen Versicherungsträgern und Versicherungsnehmern zu gewährleisten. Durch die Erstellung einer Reihe von Richtlinien oder Vorlagen für E-Mails und Telefonanrufe können Versicherer einen klaren Rahmen für die Kommunikation vorgeben. Auf diese Weise lassen sich Missverständnisse, verpasste Gelegenheiten und Verzögerungen vermeiden, die sich auf das Endergebnis auswirken können. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Richtlinien, die von den Unternehmen umgesetzt werden können:

• Erstellen Sie eine Vorlage für die erste Kontaktaufnahme mit neuen Vermittlern, die Informationen über die Produkte und Dienstleistungen des Trägers, die Vorteile einer Zusammenarbeit mit dem Träger und die nächsten Schritte im Prozess enthält. 
• Erarbeiten Sie Leitlinien für die Beantwortung von Anfragen der Vermittler, in denen die erwartete Antwortzeit, die Art der bereitzustellenden Informationen sowie der Ton und das Format der Antwort festgelegt sind.
• Erstellen Sie Vorlagen für E-Mails und Telefonanrufe, die üblicherweise in der Kommunikation mit Vermittlern verwendet werden. Diese Vorlagen können Standardformulierungen für die Vorstellung des Trägers, die Anforderung von Informationen und die Anknüpfung an frühere Gespräche enthalten. Die Vorlagen können auch Platz für spezifische Angaben zu den Bedürfnissen oder Fragen der Vermittler enthalten, was den Trägern helfen kann, gezieltere Antworten zu geben.
• Standardisieren Sie die Kommunikationsprozesse, um sicherzustellen, dass mit allen Vermittlern eine einheitliche und hochwertige Kommunikation stattfindet. Dies kann dazu beitragen, Vertrauen aufzubauen und positive Beziehungen zwischen Trägern und Vermittlern zu fördern, was wiederum zu mehr Geschäftsmöglichkeiten und Einnahmen führen kann.
• Überprüfen und aktualisieren Sie die Kommunikationsprozesse regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie weiterhin effektiv und relevant sind. Die Einholung von Rückmeldungen der Vermittler über ihre Kommunikationserfahrungen kann den Versicherungsträgern helfen, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Durch die kontinuierliche Verfeinerung und Verbesserung der Kommunikationsprozesse können die Träger einen Wettbewerbsvorteil in der Versicherungsbranche wahren.

Nutzen Sie die Technologie zu Ihrem Vorteil

Die Technologie kann ein leistungsfähiges Instrument zur Verbesserung der Kommunikation zwischen Versicherungsträgern und Versicherungsvermittlern sein. 

Die Einführung digitaler Datenerfassungs- und -verwaltungssysteme ist eine der effektivsten Möglichkeiten, die Technologie zu Ihrem Vorteil zu nutzen und sicherzustellen, dass alle am Kommunikationsprozess Beteiligten auf derselben Seite stehen und dass alle Systeme automatisch aktualisiert werden. Anstatt sich auf Papierformulare oder manuelle Dateneingabe zu verlassen, können Versicherer beispielsweise digitale Formulare zur Datenerfassung verwenden, um den Antrags- und Underwritingprozess zu optimieren. Auf diese Weise lassen sich Fehler und Verzögerungen aufgrund fehlender oder unvollständiger Informationen vermeiden. Darüber hinaus können diese Systeme den Status von Anträgen in Echtzeit verfolgen, so dass die Versicherer über aktuelle Informationen zu den Policen ihrer Kunden verfügen, was zu weit weniger Verzögerungen führt.

In ähnlicher Weise können Produzenten digitale Tools nutzen, um Kundeninformationen zu sammeln und zu verwalten. Dazu kann der Einsatz von CRM-Software (CRM = Customer Relationship Management) gehören, um Interaktionen mit Kunden zu verfolgen und Folgeaufgaben zu verwalten. Da alle Kundeninformationen an einem Ort gespeichert sind, können die Produzenten schnell auf die Informationen zugreifen, die sie benötigen, und so auf Kundenanfragen reagieren und fundierte Empfehlungen aussprechen.

Priorisieren Sie zeitnahe Antworten

Eine zeitnahe Beantwortung ist entscheidend für eine effektive Kommunikation zwischen Versicherungsträgern und Versicherungsvermittlern. Verzögerungen in der Kommunikation können zu verpassten Gelegenheiten, Verwirrung und Frustration führen, weshalb sich alle Parteien bemühen sollten, auf die Anfragen und Anträge der jeweils anderen Seite umgehend zu antworten.

Um zeitnahe Antworten zu gewährleisten, ist es wichtig, klare Erwartungen an die Reaktionszeiten zu stellen:

• Legen Sie fest, wie schnell Sie auf E-Mails oder Anrufe reagieren werden, und teilen Sie Ihren Vermittlern diese Erwartungen mit. So können Sie deren Erwartungen steuern und unnötige Verzögerungen vermeiden.
• Sorgen Sie dafür, dass die Erwartungen konsequent erfüllt werden. Sowohl Versicherungsträger als auch Vermittler sollten der rechtzeitigen Beantwortung von Anfragen Priorität einräumen und sie zu einem Teil ihrer täglichen Routine machen. Dies kann durch Schulungen, Unterstützung und eine Rechenschaftspflicht erreicht werden. Die Träger können zum Beispiel Schulungen und Unterstützung anbieten, um die Kommunikation zu priorisieren und zeitnah zu beantworten, während sie gleichzeitig die Vermittler für die Einhaltung der erwarteten Reaktionszeiten in die Pflicht nehmen.
• Nutzen Sie Automatisierung und Technologie. Automatisierte Erinnerungen und Benachrichtigungen können dazu beitragen, dass beide Parteien über anstehende Mitteilungen informiert sind und rechtzeitig reagieren können. Darüber hinaus können digitale Tools dazu beitragen, die Kommunikation zu rationalisieren und die Zeit zu verkürzen, die für die Beantwortung von Anfragen und Anträgen benötigt wird.

Geben Sie Informationen proaktiv weiter

Die Versichererungsträger sollten die Führung übernehmen, wenn es darum geht, relevante Informationen mit ihren Vermittlern zu teilen. Zu diesen Informationen können Änderungen der Versicherungsbedingungen, der Zeichnungsanforderungen und des Marketingmaterials gehören.

Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist der Einsatz von APIs und Integrationen. APIs, d. h. Anwendungsprogrammierschnittstellen, ermöglichen es verschiedenen Softwareanwendungen, miteinander zu kommunizieren und Informationen auszutauschen. Integrationen können verschiedene Softwaresysteme miteinander verbinden und ermöglichen so eine nahtlose Datenübertragung und automatische Aktualisierungen.

Auf diese Weise können die Versicherungsträger proaktiv Informationen in Echtzeit an ihre Vermittler weitergeben. Wenn sich beispielsweise die Bedingungen einer Police oder die versicherungstechnischen Anforderungen ändern, kann der Träger die Informationen in seinem System aktualisieren und den Vermittler automatisch benachrichtigen. So wird sichergestellt, dass alle Parteien auf dem gleichen Stand sind, und das Risiko von Fehlern oder Missverständnissen wird verringert.

Ein proaktiver Informationsaustausch kann auch dazu beitragen, dass die Versicherungsvermittler über die neuesten Produkte und Dienstleistungen auf dem Laufenden bleiben. Dies kann in einer sich schnell verändernden Branche wie der Versicherungswirtschaft, in der ständig neue Produkte und Dienstleistungen eingeführt werden, besonders wichtig sein.

Bieten Sie Ausbildung und Unterstützung an

Durch eine angemessene Schulung und Unterstützung der Versicherungsvermittler in Bezug auf die Produkte und Dienstleistungen des Trägers kann sichergestellt werden, dass sie über das Wissen und die Ressourcen verfügen, die sie für den effektiven Verkauf und Service dieser Produkte benötigen. Regelmäßige Schulungen, Webinare oder Workshops können eine gute Möglichkeit sein, um Vermittler über neue Produkte, Änderungen der Zeichnungsrichtlinien und andere wichtige Informationen auf dem Laufenden zu halten.

Darüber hinaus kann eine kontinuierliche Unterstützung, wie z. B. der Zugang zu Firmenvertretern, die Beratung und Marketingmaterial anbieten können, den Erfolg der Vermittler fördern. Indem sie in ihre Ausbildung und Unterstützung investieren, können die Träger eine starke Partnerschaft mit ihren Vermittlern fördern und letztlich die Geschäftsergebnisse verbessern.

Holen Sie Feedback ein und sprechen Sie Bedenken an

Das Einholen von Feedback und das Eingehen auf Bedenken sind wichtige Bestandteile, um eine tragfähige Beziehung zwischen Versicherungsträgern und Versicherungsvermittlern aufrechtzuerhalten. Das regelmäßige Einholen von Rückmeldungen der Vermittler über ihre Erfahrungen bei der Zusammenarbeit mit den Versicherungsträgern kann dazu beitragen, verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln und sicherzustellen, dass die Kommunikationskanäle offen und effektiv bleiben.

Eine Möglichkeit, Feedback einzuholen, ist die Durchführung von Umfragen oder Fokusgruppensitzungen mit den Vermittlern. Dies kann wertvolle Erkenntnisse darüber liefern, wie die Träger ihre Produkte, Dienstleistungen und Kommunikationsprozesse verbessern können. Es ist wichtig, auf dieses Feedback zu reagieren und auf etwaige Bedenken oder Probleme der Vermittler einzugehen. Dies kann dazu beitragen, Vertrauen zu schaffen und den Einsatz für eine Verbesserung der Beziehungen zwischen Versicherungsträgern und -vermittlern zu demonstrieren.

Abgesehen von formellen Umfragen und Fokusgruppen ist es wichtig, die Vermittler auch zu informellem Feedback zu ermutigen. Dazu kann es gehören, sie zu ermutigen, sich mit Fragen oder Bedenken direkt an ihren Vertreter oder das Support-Team des Versicherungsträgers zu wenden. Es ist wichtig, dass die Träger reagieren und Maßnahmen ergreifen, um alle von den Vermittlern angesprochenen Probleme oder Bedenken aufzulösen.