E-Signatur-Basics in der Immolbilienbranche: Alles, was Sie wissen müssen

Die Verbraucher leben heute in einer Welt, in der sie mit einem einfachen Klick auf ihr Gerät Zugang zu Unterhaltungs- und Gesundheitsdiensten haben, Essen zum Mitnehmen bestellen und sogar Lebensmittel einkaufen können. Es ist nur logisch, dass sie bei allem, was sie tun, den gleichen problemlosen Standard erwarten, auch bei ihren Immobilientransaktionen.

Der Trend zur Digitalisierung ist schon seit Jahren unübersehbar, aber die COVID-19-Pandemie hat ihn noch beschleunigt. Kontaktlose Optionen für alles wurden von einem Nice-to-have zu einem absoluten Muss. Die Immobilienbranche war da keine Ausnahme - die Customer Journey in der Immobilienbranche ist ebenfalls digital geworden. Und wenn 97 % der Immobilienkäufer online suchen, die Besichtigungstermine virtuell sind und die Inneneinrichtung per App erfolgt, sind Papierverträge nur noch ein kleiner Schritt über Steintafeln.

Die Kunden erwarten etwas Besseres. Wenn Sie sich also immer noch mit Klemmbrettern und Ordnern mit Ihren Kunden treffen, ist es vielleicht Zeit für ein Update. 

Mit Standard-PDFs ist es nicht getan

Selbst wenn Sie PDF-Formulare anstelle von Papier verwenden, sind Sie noch nicht ganz auf der sicheren Seite. Ein einfaches PDF hebt keine der wichtigsten Einschränkungen von Papier auf – es ist im Grunde Papier auf einem Bildschirm. Es ist nicht geeignet für mobile Geräte, es ist nicht flexibel, es ist nicht von Natur aus sicher, und es enthält weder Echtzeit-Feedback noch eine Validierung. 

Auch PDFs sind arbeitsintensiv. Die Übertragung der Informationen aus einem Standard-PDF in ein brauchbares digitales Format kann stundenlange manuelle Dateneingabe oder komplizierte Workarounds erfordern. Je nach Art der PDF-Datei, die Sie verwenden, müssen Sie möglicherweise sogar optische Zeichenerkennung (OCR) und Parsing-Technologie einsetzen, um die benötigten Informationen zu extrahieren. Anstatt die Prozesse zu vereinfachen, machen Standard-PDFs sie oft komplexer und sogar teurer. 

Machen Sie den ersten Schritt

Der digitale Wandel vollzieht sich nicht über Nacht, und wenn Sie wie die meisten Immobilienmakler sind, haben Sie vielleicht nicht viele Ressourcen zur Verfügung, um in den Prozess zu investieren. Aber das sollte Sie nicht davon abhalten, anzufangen – das Wichtigste ist, den ersten Schritt zu tun. 

E-Signaturen können ein guter Ausgangspunkt für den Aufbau einer digitalen Customer-Journey in der Immobilienbranche sein. Da bei Immobilientransaktionen bekanntermaßen viele Papiere anfallen, kann dies ein echtes Hindernis für Kunden sein, insbesondere für die jüngeren Mitglieder der Generation Z, die gerade erst in den Markt eintreten. 

Durch die Umstellung auf elektronisch signierte Immobilienverträge anstelle von Papierdokumenten können Sie den Umgang mit Formularen viel bequemer gestalten – sowohl für Sie als auch für Ihre Kunden. Aber wie führt man E-Signaturen ein? Welche ist die beste elektronische Signatur für Immobilien? Wir haben das alles für Sie aufgeschlüsselt, also lesen Sie weiter.   

Verschiedene E-Signaturen im Immobilienbereich

Zunächst müssen Sie entscheiden, welche Art von elektronischer Signatur Sie für jedes Dokument und jeden Vertrag benötigen. In der eIDAS-Verordnung der Europäischen Union werden 3 Haupttypen von E-Signaturen definiert:

• Einfache (oder grundlegende) elektronische Signaturen
• Fortgeschrittene elektronische Signaturen
• Qualifizierte elektronische Signaturen
  

Der Hauptunterschied zwischen ihnen ist das Sicherheitsniveau: Die einfache elektronische Signatur ist die unsicherste der drei, die qualifizierte elektronische Signatur die sicherste. 

In den Vereinigten Staaten gibt es mehrere branchenspezifische Gesetze für elektronische Signaturen und nicht etwa eine Reihe von Gesetzen, die für alle Branchen gelten. Es gibt jedoch 4 Grundprinzipien, die die Rechtmäßigkeit einer elektronischen Signatur festlegen, darunter: 

• Absicht des Unterzeichners: Eindeutige Beweise dafür, dass der Unterzeichner die Absicht hatte, ein Dokument mit seinem Namen zu unterzeichnen.
• Zustimmung zur elektronischen Unterzeichnung: Beide Vertrags-/Dokumentenparteien müssen eindeutig ihr Einverständnis mit der digitalen Unterzeichnung erklären. 
• Eine genaue entsprechende Aufzeichnung: Die für eine E-Signatur verwendete Plattform muss einen mit der Signatur verbundenen Datensatz aufbewahren, aus dem hervorgeht, wie die Signatur erstellt wurde.
• Aufbewahrung der Aufzeichnungen: Die Aufzeichnung einer elektronischen Signatur muss genau reproduziert werden und jedem, der Anspruch auf die Daten hat, zur Verfügung stehen.
  

Wenn eine eSignatur den Richtlinien entspricht, wird sie in den meisten Fällen in den Vereinigten Staaten als rechtsverbindlich angesehen. Erfahren Sie mehr über Arten von eSignaturen.

EasySign umfasst verschiedene Stufen elektronischer Signaturen, die den oben genannten Grundsätzen und rechtlichen Anforderungen entsprechen. Das Tool macht es einfach, jedes rechtsverbindliche Formular, jede Forderung und jeden Vertrag zu prüfen, elektronisch zu signieren und zu versenden. Die Plattform macht es auch einfach zu verstehen, welche Art von eSignatur Sie für jedes Dokument in Ihrer Immobilienpraxis benötigen. Und wenn Sie sich entscheiden, Ihre digitale Kundenreise zu erweitern, ist auch das ganz einfach. Das eSignature-Tool von EasySend für Immobilien ist Teil einer leistungsstarken Suite von Lösungen für die digitale Transformation, die speziell für die Anforderungen der Immobilienbranche entwickelt wurden. 

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Vorteile der elektronischen Signatur von Immobilienverträgen

Sie sind sich noch nicht sicher? Lassen Sie uns die 5 wichtigsten Vorteile eines E-Signatur-Tools für die Immobilienbranche betrachten. 

Erledigen Sie Dinge schneller und effizienter

Physisch vorhandene Papiere verlangsamem die Abläufe erheblich. Machen wir uns nichts vor – egal wie gut Sie organisiert sind, das Sortieren von Papierstapeln ist sehr zeitaufwändig. Mit keinem noch so guten Ablagesystem können Sie so schnell auf die benötigten Informationen zugreifen wie mit einem Computer. Und wenn Sie versuchen, einen Kunden zu gewinnen, können diese Daten entscheidend sein. 

Es geht auch nicht nur um die Ablage. Physisch vorhandene Papiere müssen gesammelt und Daten manuell in Datenbanken eingegeben werden – sehr arbeitsintensiv. Wenn Sie das auslagern, kann es teuer werden. Wenn Sie nicht auslagern, könnten Sie und Ihre Kollegen die Zeit, die Sie mit diesen Aufgaben verbringen, besser für die Anbahnung neuer Geschäfte nutzen. Die Digitalisierung, insbesondere die Verwendung einer optimierten Plattform, macht dies mühelos und viel effizienter. 

Verbesserung des Kundenerlebnisses  

Und was ist mit Ihren Kunden? Sie müssen sich aus ihrem vollen Terminkalender Zeit nehmen, um den Papierkram in Ihr Büro zu bringen oder in Ihr Büro zu kommen, um Verträge zu unterzeichnen, die eine physische Anwesenheit erfordern. Das bedeutet, dass sie ihre Zeitpläne koordinieren und wertvolle Arbeitszeit freimachen müssen – etwas, das nicht jeder Kunde tun kann oder will. 

EasySign kann jedes unhandliche Formular in eine nahtloses digitales Kundenerlebnis verwandeln. Und E-Signaturen für Immobilien machen die physische Anwesenheit bei der Unterzeichnung von Verträgen oft überflüssig. Ihre Kunden können unterschreiben, wann und wo immer sie wollen, was die Reibungsverluste minimiert und die Wahrscheinlichkeit verringert, dass sie sich gegen den Prozess entscheiden. Sie können Formulare sogar so einrichten, dass Felder automatisch mit Daten über den Kunden ausgefüllt werden, die Sie bereits im System haben. Ihre Kunden werden es zu schätzen wissen, dass sie nicht in jedem Formular immer wieder dieselben Informationen ausfüllen müssen, und sie werden dem gesamten Prozess wahrscheinlich offener und positiver gegenüberstehen. 

Minimieren Sie menschliche Fehler und verbessern Sie die Genauigkeit

„Irren ist menschlich”, sagt das Sprichwort. Ganz gleich, wie kompetent Sie beruflich sind, es kann sein, dass Ihnen hin und wieder Fehler unterlaufen. Bei Ihren Kunden, die keine Immobilienprofis sind und vielleicht zum ersten Mal mit Immobilienverträgen und Formularen konfrontiert werden, ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern sogar noch größer. 

In der Welt der Immobilien, in der viel auf dem Spiel steht, können diese Fehler sehr teuer werden. Warum also das Risiko einer falschen Anmeldung oder eines ungültigen Vertrags eingehen? Bei E-Signaturen für Immobilien wie EasySign stellen automatische Validierungsregeln sicher, dass jedes „i” bepunktet ist und jedes „t” einen Balken hat, in jedem Formular oder Vertrag, den Sie verwenden. Das macht den Prozess einfacher und weniger stressig für Ihre Kunden, und Sie können sich beruhigt zurücklehnen mit der Gewissheit, dass alles richtig gemacht wurde. 

Verbessern Sie die Sicherheit

Selbst wenn Sie strenge Sicherheitsvorkehrungen treffen und darauf achten, dass Ihre wertvollen Dokumente in einem sicheren Aktenschrank aufbewahrt werden, gibt es keine Möglichkeit, physisch vorhandene Dokumente vollständig zu schützen. Brände, Diebstahl und Überschwemmungen sind immer ein Risiko, und es gibt keine Möglichkeit, sicherzustellen, dass die Dokumente nicht beschädigt werden. Wenn Dateien jedoch digitalisiert und auf sicheren Servern gesichert werden, bietet dies ein Maß an Sicherheit, das bei physischen Dokumenten oder bei gescannten Dokumenten, die per E-Mail verschickt werden, einfach nicht gegeben ist. Es sind auch nicht nur physische Risiken. Elektronische Signaturen können den Betrug eindämmen, da es für jemanden schwierig ist, eine elektronische Signatur von einem Dokument in ein anderes zu kopieren und einzufügen. 

Digitale Bedrohungen und gesetzliche Anforderungen an die Sicherheit digitaler Dokumente werden allerdings häufig aktualisiert, und es kann schwierig sein, allein den Überblick zu behalten. EasySigns Tool für elektronische Signaturen macht es einfach. Das Tool ist konform mit DSGVO, SOC 2, ISO 27001, PCI DSS und HIPAA und wird bei Bedarf aktualisiert. Und das ist noch nicht alles: Mit unserer Audit-Trail-Funktion können Sie jede Aktion auf jeder digitalen Reise protokollieren und nachverfolgen und sie in einem versiegelten, rechtsverbindlichen PDF überprüfen.

Mehr Nachhaltigkeit

Wir alle sind für unseren Planeten verantwortlich und müssen unseren Teil zur Verbesserung der Nachhaltigkeit in unserem täglichen Leben beitragen. Wenn Ihr Büro voller Papierstapel ist, so stellen Sie sich die Wälder vor, die für die Produktion all dieses Papiers zerstört wurden. Durch papierlose Transaktionen wird die Menge des weltweit anfallenden Umweltmülls erheblich reduziert, und durch den Verzicht auf Papier tragen Sie dazu bei, diese majestätischen, kohlenstoffneutralisierenden Wälder zu retten. Und Ihr Schreibtisch wird auch aufgeräumter sein ...

Noch nie war es so einfach, seine Arbeit besser zu machen

Wir bei EasySend glauben an die Vorteile der Digitalisierung der Kundenbeziehung und möchten Immobilienmaklern den Übergang erleichtern. Mit EasySign, der besten elektronischen Unterschrift im Immobiliensektor, machen wir den Prozess absolut mühelos. 

E-Signatur-Lösungen können den Abschluss von Immobilienverträgen aller Art erleichtern:

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• Formulare zu Informationen über die Immobilie
• Vertragsformulare für Käufer/Vermittler
• Hypotheken-Rechner
• Fragebogen für Einkäufer
• Hypothekenanträge
• Gewerbliche Mietverträge
  

Erfahren Sie mehr über EasySign.